Markteintritt in Polen über Distributoren und Vertriebspartner

Wie der Markt einkauft

Der öffentliche Einkauf in Polen verteilt sich auf die Zentralregierung, die Woiwodschaften, Kreise und Gemeinden sowie viele öffentliche Krankenhäuser, Universitäten und Versorgungsbetriebe, die jeweils für ihren eigenen Bedarf einkaufen. Der Großteil läuft über eine nationale Plattform.

e-Zamówienia wird vom Amt für öffentliche Aufträge (Urząd Zamówień Publicznych, UZP) in Partnerschaft mit dem Ministerium für Digitalisierung betrieben. Die Plattform bietet ihre elektronischen Vergabedienste kostenlos an, und jeder kann die dort durchgeführten Verfahren und Wettbewerbe ohne Anmeldung durchsuchen. Das Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP), das elektronische Bulletin, das der Präsident des UZP nach dem Vergabegesetz herausgibt, ist über dieselbe Plattform erreichbar. Auftraggeber veröffentlichen ihre Bekanntmachungen für Verfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte im BZP, und öffentliche Auftraggeber müssen dort außerdem innerhalb von 30 Tagen nach Verabschiedung ihres Haushalts einen Plan der Verfahren veröffentlichen, die sie im Laufe des Jahres durchführen wollen. Diese Pläne zeigen früh, was ein Krankenhaus oder eine Stadt einkaufen will.

Verfahren werden auf Polnisch geführt; das Gesetz erlaubt einem Auftraggeber nur in begründeten Fällen, Dokumente in einer anderen Sprache zu akzeptieren. In unserer Auswertung der TED-Zuschlagsbekanntmachungen für Lieferungen (September 2026) waren 99 % der erfolgreichen Bieter in den 15.852 Bekanntmachungen von Auftraggebern in Polen im Land registrierte Unternehmen (96 % über alle 30 Länder von EU und EWR); zu diesen lokalen Gewinnern zählen Distributoren und Händler ebenso wie eigene lokale Tochtergesellschaften von Herstellern – siehe unsere Methodik. Ein ausländischer Hersteller tritt in den Markt ein, indem er bei ihnen gelistet wird.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Polen ist bei E-Mails streng, und die Regel hat sich kürzlich geändert. Das Gesetz über elektronische Kommunikation (Prawo komunikacji elektronicznej, PKE) hat das Thema mit seinem Inkrafttreten im November 2024 übernommen, und sein Einführungsgesetz hob das alte Verbot in Artikel 10 des Gesetzes über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen auf. Artikel 398 PKE verbietet nun die Nutzung von Telekommunikationsendgeräten – insbesondere über interpersonelle Kommunikationsdienste, die Kategorie, unter die E-Mail fällt –, um einem Teilnehmer oder Endnutzer kommerzielle Informationen einschließlich Direktmarketing zu senden, „sofern er nicht zuvor darin eingewilligt hat“.

Der Schutz ist nicht auf Verbraucher beschränkt. Das Gesetz definiert einen Endnutzer als jede Stelle, die einen öffentlich zugänglichen elektronischen Kommunikationsdienst für den eigenen Bedarf nutzt, was ein Vertriebsunternehmen einschließt. Die Einwilligung kann dadurch erteilt werden, dass der Empfänger zu diesem Zweck eine E-Mail-Adresse angibt. Der Versand ohne Einwilligung ist nach Artikel 398 Abs. 4 eine unlautere Wettbewerbshandlung, und Artikel 448 macht ihn zu einer mit Geldbuße bedrohten Ordnungswidrigkeit, die auf Antrag des Geschädigten verfolgt wird. Unabhängig davon kann der Präsident des UKE, des Amts für elektronische Kommunikation, gegen einen Absender, der die nach Artikel 398 erforderliche Einwilligung nicht einholt, eine Geldbuße von bis zu 3 % seines Vorjahresumsatzes oder 1.000.000 PLN verhängen, je nachdem, welcher Betrag höher ist (Artikel 446 Abs. 5).

Eine erste E-Mail an einen polnischen Distributor, mit dem Sie noch nie zu tun hatten, hat daher keine Rechtsgrundlage. Was funktioniert: ein kurzer Brief per Post an den Vorstand, mit einem einseitigen Produktblatt auf Polnisch und einer klaren Begründung, warum Ihr Sortiment zu dem passt, was der Distributor bereits verkauft; die Fachmesse der Branche; eine Empfehlung durch einen Verband, eine Handelskammer oder einen bestehenden Kunden; und eine schnelle, vollständige Antwort auf jede Anfrage, die an Sie herangetragen wird. Sobald der Distributor Ihnen geschrieben oder zugestimmt hat, von Ihnen zu hören, ist E-Mail in Ordnung.

Was lokale Distributoren erwarten

Bevor polnische Distributoren ein neues Sortiment aufnehmen, verlangen sie in der Regel:

• Unterlagen auf Polnisch: technische Datenblätter, Anleitungen, Erklärungen und Preislisten, fertig für ein Angebot auf Polnisch.
• Konformitätsnachweise für die Kategorie – CE-Kennzeichnung, Konformitätserklärungen, Prüfberichte –, die eine Vergabekommission des Auftraggebers anhand der Leistungsbeschreibung prüfen kann.
• Eine Preisstruktur, die dem Distributor nach einer wettbewerblichen Ausschreibung eine Marge lässt, mit klaren Projektpreisen und einer Haltung zu Preisänderungen über einen mehrjährigen Vertrag.
• Eine zuverlässige Logistik: Lagerbestand oder kurze Lieferzeiten, Lieferung im ganzen Land und lokal verfügbarer Kundendienst oder Ersatzteile.
• Einen klaren kommerziellen Rahmen: Gebiet, Exklusivität und wer welche Kunden betreut.
• Referenzen, idealerweise von öffentlichen Auftraggebern in Ihrem Heimatmarkt, und Muster zur Bewertung.

Die erste Bestellung ist oft an eine Ausschreibung gebunden; die Zusammenarbeit wird ausgeweitet, sobald das Produkt gewonnen hat und geliefert wurde.

Markteintritt Schritt für Schritt

1. Werten Sie die öffentlichen Daten zu Ihren Kategorien aus. Wählen Sie die CPV-Codes, die Ihr Sortiment beschreiben, und sehen Sie sich polnische Zuschlagsbekanntmachungen auf TED für die größeren Aufträge an sowie das BZP auf e-Zamówienia für Verfahren ab 170.000 PLN ohne MwSt. bis zu den EU-Schwellenwerten; für beides ist keine Anmeldung nötig. Notieren Sie, welche Distributoren und Händler wiederholt gewinnen und in welchen Regionen.
2. Lesen Sie die Jahrespläne der Auftraggeber. Einheiten des öffentlichen Finanzsektors und andere staatliche Einheiten (Art. 23 in Verbindung mit Art. 4 Nr. 1 und 2 Pzp) – Ministerien, Woiwodschaften, Gemeinden, öffentliche Universitäten, öffentliche Krankenhäuser, die keine Gesellschaften sind – müssen innerhalb von 30 Tagen nach Verabschiedung ihres Haushalts- oder Finanzplans einen Plan der Verfahren, die sie im Laufe des Jahres durchführen wollen, im BZP und auf ihrer eigenen Website veröffentlichen. Er zeigt früh, was ein Krankenhaus oder eine Stadt einkaufen will und wann.
3. Prüfen Sie, ob Ihre Kategorie zentral beschafft wird. Artikel 47 des Vergabegesetzes erlaubt es dem Ministerpräsidenten, eine zentrale Beschaffungsstelle zu bestimmen und Auftraggeber der Regierungsverwaltung anzuweisen, bestimmte Arten von Aufträgen bei ihr oder im Rahmen ihrer Rahmenvereinbarungen zu beschaffen. Ist Ihre Kategorie erfasst, sind die Lieferanten dieser Vereinbarungen die Unternehmen, die Sie ansprechen sollten.
4. Bereiten Sie Unterlagen auf Polnisch vor. Technische Datenblätter, Anleitungen, Erklärungen und Preislisten, fertig für ein Angebot in einem Verfahren, das auf Polnisch geführt wird.
5. Stellen Sie Konformitätsnachweise und Referenzen zusammen. CE-Kennzeichnung, Konformitätserklärungen und Prüfberichte, die eine Vergabekommission des Auftraggebers anhand der Leistungsbeschreibung prüfen kann, mit Referenzen, idealerweise von öffentlichen Auftraggebern in Ihrem Heimatmarkt, und Mustern zur Bewertung.
6. Nehmen Sie den Erstkontakt ohne Kalt-E-Mail auf. Senden Sie einen kurzen Brief per Post an den Vorstand mit einem einseitigen Produktblatt auf Polnisch und einer klaren Begründung, warum Ihr Sortiment passt; treffen Sie ihn auf der Fachmesse der Branche; oder bitten Sie einen Verband, eine Handelskammer oder einen bestehenden Kunden um eine Empfehlung. Wechseln Sie zur E-Mail, sobald der Distributor Ihnen geschrieben oder zugestimmt hat, von Ihnen zu hören.
7. Bereiten Sie das erste Treffen vor. Bringen Sie eine Preisstruktur mit, die dem Distributor nach einer wettbewerblichen Ausschreibung eine Marge lässt, Projektpreise und eine Haltung zu Preisänderungen über einen mehrjährigen Vertrag, zusammen mit Gebiet, Exklusivität, Kundenzuständigkeit, Lieferzeiten und Kundendienst.
8. Beginnen Sie mit einer Ausschreibung. Die erste Bestellung ist oft an ein einzelnes Verfahren gebunden; sobald das Produkt gewonnen hat und geliefert wurde, nutzen Sie die nächsten Zuschlagsbekanntmachungen, um die Zusammenarbeit auszuweiten.

Woher die Nachweise kommen

Oberhalb der EU-Schwellenwerte – ab 1. Januar 2026 140.000 € für Liefer- und Dienstleistungsaufträge zentraler Regierungsbehörden und 216.000 € für andere öffentliche Auftraggeber – müssen polnische Auftraggeber Zuschlagsbekanntmachungen veröffentlichen, und diese erscheinen auf TED, dem Online-Supplement zum Amtsblatt der EU. Jede Bekanntmachung nennt das erfolgreiche Unternehmen und enthält CPV-Codes, sodass sich die Distributoren, die in polnischen Regionen wiederholt etwa Aufträge für Krankenhausmöbel oder Laborausstattung gewinnen, anhand öffentlich zugänglicher Daten ermitteln lassen. Bekanntmachungen für kleinere Verfahren werden national im BZP veröffentlicht.

Cresques liest die Zuschlagsbekanntmachungen für die von Ihnen gewählten CPV-Kategorien aus und zeigt, wer diese Kategorie in Polen bereits verkauft. Bei der Angebotsabgabe für diese Aufträge hilft Cresques nicht; die Bekanntmachungen belegen, wem die Auftraggeber bereits vertrauen, und der oben beschriebene rechtmäßige Erstkontakt ist der Weg, diese Unternehmen zu erreichen.