Markteintritt in Polen über Distributoren: Fachgroßhändler, Ausschreibungen auf e-Zamówienia und Erstkontakt per Brief

Polen eignet sich für einen Hersteller, der bereit ist, öffentliche Aufträge über einen Partner zu gewinnen: Wer gewinnt, ist offen dokumentiert, und das Gesetz setzt klare Regeln zu Sprache, Zahlung und erster Nachricht.

Kurz gesagt: Polnische gewerbliche Kunden werden von spezialisierten Distributoren und Großhändlern (hurtownie) beliefert, von denen viele sich um öffentliche Aufträge bewerben. Bekanntmachungen und Ergebnisse erscheinen im Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP) auf e-Zamówienia, die größeren Zuschläge auf TED; die Distributoren, die in Ihrer Kategorie bereits gewinnen, lassen sich also namentlich finden. Angebote sind auf Polnisch, Zahlungsfristen über 60 Tage brauchen eine ausdrückliche Vereinbarung (30 Tage bei den meisten öffentlichen Auftraggebern), und kommerzielle E-Mails brauchen eine vorherige Einwilligung – der Erstkontakt ist daher ein Brief, eine Messe oder eine Empfehlung.

Wie der Markt einkauft

Spezialisierte Distributoren, nach Branchen organisiert

In technischen und gewerblichen Kategorien verkauft der Hersteller typischerweise an einen polnischen Distributor, der Lager hält, landesweit liefert, Angebote für Ausschreibungen vorbereitet und den Service übernimmt. Jede Branche hat ihre eigene Kammer oder ihren eigenen Verband. Bei Medizinprodukten etwa beschreibt sich die Kammer POLMED als Organisation, „skupiającą producentów i dystrybutorów wyrobów medycznych działających na polskim rynku“ (die auf dem polnischen Markt tätige Hersteller und Distributoren von Medizinprodukten vereint). Die Krajowa Izba Gospodarcza (KIG), die nationale Wirtschaftskammer, baut ein landesweites Kammernetz auf („Tworzymy sieć Izb w całej Polsce“) und ist ein Ausgangspunkt, um die Kammer Ihrer Branche zu finden.

Ausschreibungen bestimmen das Jahr des Distributors

Bei einem Sortiment, das an Krankenhäuser, Hochschulen, Kommunen oder Versorgungsunternehmen verkauft wird, hängt die erste Bestellung oft an einer einzigen Ausschreibung, und die Beziehung weitet sich aus, sobald das Produkt einen Zuschlag erhalten hat und geliefert wurde. Die richtige Frage lautet daher nicht „Wer vertreibt in Polen?“, sondern „Wer gewinnt meine CPV-Codes, für welche Auftraggeber, in welchen Regionen?“.

Wo öffentliche Nachfrage sichtbar wird

Öffentliche Aufträge werden in Polen in Stufen veröffentlicht.

• Seit dem 1. Januar 2026 gilt das Vergabegesetz (Prawo zamówień publicznych, Pzp) für klassische Aufträge öffentlicher Auftraggeber ab einem Wert von 170.000 PLN ohne MwSt. (Artikel 2 Abs. 1 und 28); darunter findet das Gesetz keine Anwendung.
• Zwischen 170.000 PLN und den EU-Schwellenwerten erscheinen die Bekanntmachungen im BZP, und der Auftraggeber muss dort innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss des Verfahrens eine Ergebnisbekanntmachung veröffentlichen (Artikel 309).
• Oberhalb der EU-Schwellenwerte, die für 2026 und 2027 bei 140.000 € für zentrale Regierungsbehörden und 216.000 € für sonstige öffentliche Auftraggeber liegen (Lieferungen und Dienstleistungen), gehen Bekanntmachungen und Zuschlagsbekanntmachungen an TED.

Das BZP erscheint auf e-Zamówienia, der nationalen Plattform des Amts für öffentliche Aufträge (UZP), die ihre Dienste kostenlos anbietet und es jedem erlaubt, Verfahren ohne Anmeldung zu durchsuchen.

Zwei weitere Quellen helfen beim Timing. Stellen des öffentlichen Finanzsektors und andere staatliche Einheiten (Artikel 23 in Verbindung mit Artikel 4 Nr. 1 und 2) müssen innerhalb von 30 Tagen nach Verabschiedung ihres Haushalts- oder Finanzplans einen Plan der Verfahren veröffentlichen, die sie in diesem Jahr durchführen wollen, und zwar im BZP und auf ihrer Website; andere Auftraggeber können dies tun (Artikel 23). Und Zuschlagsbekanntmachungen halten die Vertragslaufzeiten fest, an denen sich ablesen lässt, wann ein Auftraggeber erneut ausschreibt (Vertragsenddaten als Zeitsignal).

Gemeinsame und zentrale Beschaffung

Auftraggeber können ein Verfahren gemeinsam vorbereiten und durchführen, einen gemeinsamen Auftrag vergeben oder eine gemeinsame Rahmenvereinbarung schließen (Artikel 38) – ein Weg, über den Gruppen von Krankenhäusern oder Kommunen ihre Nachfrage bündeln können. Der Ministerpräsident kann eine zentrale Beschaffungsstelle bestimmen und Auftraggeber der Regierungsverwaltung anweisen, bestimmte Kategorien bei ihr oder im Rahmen ihrer Rahmenvereinbarungen zu beschaffen (Artikel 47), und ein Minister kann dasselbe für die ihm unterstellten Einheiten tun (Artikel 48). Stand Oktober 2026 konnten wir auf keiner amtlichen Seite bestätigen, welche Kategorien derzeit zentral beschafft werden; der Auftraggeber, der in den Zuschlagsbekanntmachungen zu Ihren CPV-Codes genannt ist, zeigt es.

Wer entscheidet und wie ein erstes Treffen aussieht

In einem polnischen Unternehmen wird die Entscheidung über einen neuen Lieferanten meist vom Vorstand (zarząd) getroffen oder abgezeichnet, nachdem der Produktmanager oder die für Ausschreibungen zuständige Person Ihre Unterlagen mit typischen Spezifikationen abgeglichen hat; richten Sie den ersten Brief an den Vorstand. Rechnen Sie damit, dass es beim ersten Treffen darum geht, ob Ihr Produkt gewinnen kann: die Marge, die nach einer wettbewerblichen Ausschreibung bleibt, Projektpreise, Ihre Haltung zu Preisänderungen über einen mehrjährigen Vertrag, Gebiet und Exklusivität, Lieferzeiten, Service und Ersatzteile vor Ort, Referenzen und Muster. Die Länderseite Polen führt diese Erwartungen Schritt für Schritt auf.

Sprache und Unterlagen

Polnisch ist dort gesetzlich vorgeschrieben, wo es am meisten zählt:

• Ein Vergabeverfahren „prowadzi się w języku polskim“ (wird in polnischer Sprache geführt); Unterlagen in einer anderen Sprache darf ein Auftraggeber nur in begründeten Fällen zulassen (Pzp, Artikel 20).
• Im Verbraucherverkehr in Polen müssen Warenbezeichnungen, Angebote, Garantiebedingungen, Rechnungen, Warnhinweise, Gebrauchsanleitungen und Produktinformationen auf Polnisch sein (Gesetz über die polnische Sprache, Artikel 7 und 7a). Zwischen Unternehmen verlangt das Gesetz Polnisch nur, wo der Verkehr von den in Artikel 4 genannten öffentlichen Stellen geführt wird (Artikel 7 Abs. 2).

Bereiten Sie technische Datenblätter, Konformitätserklärungen, Anleitungen und Preislisten vor dem ersten Treffen auf Polnisch vor; ein Distributor braucht sie für ein polnischsprachiges Angebot.

Zahlungsfristen und Rechnungsstellung

Das Gesetz zur Bekämpfung übermäßiger Verzögerungen im Geschäftsverkehr deckelt die vereinbarte Zahlungsfrist auf 60 Tage ab Zugang der Rechnung, sofern die Parteien nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbaren und die Frist für den Gläubiger nicht grob unbillig ist (Artikel 7 Abs. 2). Schuldet ein Großunternehmen einem Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen, sind 60 Tage eine harte Grenze (Artikel 7 Abs. 2a). Öffentliche Auftraggeber dürfen höchstens 30 Tage vereinbaren, öffentliche Gesundheitsdienstleister 60 Tage (Artikel 8 Abs. 2) – wichtig, wenn Ihr Distributor Krankenhäuser beliefert.

Polen hat die inländische Rechnungsstellung auf das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) umgestellt: Die Ausstellung über KSeF wurde am 1. Februar 2026 für Unternehmen mit einem Umsatz 2024 von über 200 Mio. PLN einschließlich MwSt. verpflichtend und am 1. April 2026 für alle übrigen. Nach Angaben des Finanzministeriums ist ein ausländisches Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen nicht verpflichtet, Rechnungen in KSeF auszustellen, die Systeme Ihres Distributors laufen aber darauf.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Polen verlangt eine vorherige Einwilligung. Artikel 398 des Gesetzes über elektronische Kommunikation (PKE) verbietet, Teilnehmern oder Endnutzern kommerzielle Informationen im Sinne des Gesetzes über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen (UŚUDE) per E-Mail oder auf anderem elektronischem Kommunikationsweg zu senden, sofern sie nicht vorher eingewilligt haben; das alte Verbot in Artikel 10 des UŚUDE wurde mit Inkrafttreten des PKE aufgehoben. Zu den Endnutzern zählen auch Unternehmen, der Versand ohne Einwilligung ist eine unlautere Wettbewerbshandlung und eine Ordnungswidrigkeit (Artikel 448), und der Präsident des UKE kann gegen einen Absender eine Geldbuße von bis zu 3 % des Vorjahresumsatzes oder 1.000.000 PLN verhängen, je nachdem, welcher Betrag höher ist (Artikel 446 Abs. 5). Die rechtmäßigen Wege sind ein kurzer Brief auf Polnisch an den Vorstand, die Fachmesse der Branche oder eine Empfehlung über eine Kammer oder einen bestehenden Kunden; sobald der Distributor Ihnen geschrieben hat, ist E-Mail in Ordnung. Die Länderseite Polen stellt die Regel vollständig dar.

Wo Cresques ins Spiel kommt

Legen Sie einen Markt für Polen an, wählen Sie Ihre CPV-Kategorien (oder lassen Sie sie sich vom Materialleser aus einer Broschüre oder Website vorschlagen), und Cresques zeigt die Unternehmen, die in TED-Zuschlagsbekanntmachungen für diese Kategorien genannt sind, ohne personenbezogene Angaben. Unterhalb der EU-Schwellenwerte zeigt Cresques in den Tarifen Growth und Scale auch Aufträge, die über das BZP auf e-Zamówienia vergeben wurden; in den anderen Tarifen durchsuchen Sie das BZP selbst. Firmenprofile mit einer von KI recherchierten Rolle und in der Landessprache entworfene erste Nachrichten sind verfügbar; E-Mail-Benachrichtigungen über neue Zuschläge gibt es in den kostenpflichtigen Tarifen.

Was das für einen Hersteller bedeutet

• Finden Sie die Distributoren über die öffentliche Spur: TED für die größeren Zuschläge, das BZP für Verfahren ab 170.000 PLN ohne MwSt.
• Lesen Sie die Jahrespläne der Auftraggeber und die Vertragsenddaten, um den richtigen Zeitpunkt für Ihre Ansprache zu wählen.
• Bereiten Sie zuerst polnische Unterlagen vor; das Angebot wird auf Polnisch sein.
• Kalkulieren Sie für die Ausschreibung: Lassen Sie dem Distributor eine Marge und vereinbaren Sie, wie sich Preise über einen mehrjährigen Vertrag entwickeln.
• Halten Sie Zahlungsfristen innerhalb von 60 Tagen; öffentliche Auftraggeber dürfen höchstens 30 vereinbaren, öffentliche Krankenhäuser 60.
• Nehmen Sie den Erstkontakt per Brief an den Vorstand, auf einer Messe oder über eine Empfehlung auf. Nicht per E-Mail.