CPV-Codes erklärt: das Produktvokabular der EU und wie Sie Ihre Codes finden

Öffentliche Auftraggeber in der EU beschreiben nicht im Freitext, was sie kaufen. Sie wählen einen Code aus einer gemeinsamen Liste, und dieser Code steht auf jeder Bekanntmachung, von der ersten Ankündigung bis zum Zuschlag. Wenn Sie wissen, welche Codes Ihre Produkte beschreiben, können Sie den gesamten öffentlichen Markt für Ihre Kategorie in jedem EU-Land lesen. Wenn nicht, durchsuchen Sie eine Bibliothek, indem Sie Buchtitel raten.

Einfach gesagt: CPV ist ein nummerierter Baum aus Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen. Die ersten Ziffern geben die grobe Familie an, weitere Ziffern grenzen sie ein, und eine neunte Ziffer dient als Prüfziffer. Ihre Aufgabe ist es, die drei bis sechs Codes zu finden, die Auftraggeber für Produkte wie Ihre tatsächlich verwenden, und dann Zuschlagsbekanntmachungen nach diesen Codes zu durchsuchen.

Woher CPV kommt

Das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary, CPV) wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 2195/2002 eingeführt; TED beschreibt es als „ein einheitliches Klassifikationssystem für öffentliche Aufträge, das die von öffentlichen Auftraggebern und Sektorenauftraggebern zur Beschreibung des Auftragsgegenstands verwendeten Bezeichnungen vereinheitlichen soll“. Die aktuelle Fassung wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 213/2008 angenommen und ist seit dem 17. September 2008 in Gebrauch; nach den Hinweisen von TED selbst ist die Fassung von 2008 für das Ausfüllen von Bekanntmachungen und für die Suche auf TED zu verwenden.

Das CPV „besteht aus einem Hauptteil und einem Zusatzteil“. Der Hauptteil ist der Baum, mit dem Sie arbeiten werden. Der Zusatzteil ist eine Reihe alphanumerischer Codes, die hinzugefügt werden können, um einen Auftrag genauer zu beschreiben (Werkstoffe, Verwendungszweck usw.); Auftraggeber nutzen ihn weniger einheitlich, bauen Sie Ihre Suche also auf dem Hauptteil auf.

Wie der Code aufgebaut ist

Ein Code des Hauptteils hat acht Ziffern plus eine Prüfziffer und wird als XXXXXXXX-Y geschrieben. Der Aufbau, wie TED ihn beschreibt:

• die ersten beiden Ziffern bezeichnen die Abteilung (XX000000-Y);
• die ersten drei Ziffern bezeichnen die Gruppe (XXX00000-Y);
• die ersten vier Ziffern bezeichnen die Klasse (XXXX0000-Y);
• die ersten fünf Ziffern bezeichnen die Kategorie (XXXXX000-Y);
• jede weitere Ziffer „erhöht die Genauigkeit innerhalb der jeweiligen Kategorie“;
• die neunte Ziffer dient zur Überprüfung der vorhergehenden.

Nullen am Ende bedeuten „alles unterhalb dieser Ebene“. Ein Code, der auf 000000 endet, steht also für die ganze Abteilung, und ein Code ohne Nullen am Ende ist der spezifischste Eintrag.

Vier Beispiele mit ihren amtlichen Bezeichnungen

Lesen Sie das Möbelpaar zusammen: 391 ist die Gruppe „Möbel“, und 3913 ist darin die Klasse „Büromöbel“. Unterhalb der Klasse folgen Kategorien für Regale, Ablagemöbel, Ausstellungsmöbel und Computermöbel und darunter die einzelnen Artikel. Ein Auftraggeber, der für ein neues Verwaltungsgebäude ausschreibt, verwendet für das ganze Los oft 39130000-2; ein Auftraggeber, der eine einzelne Abteilung neu ausstattet, geht vielleicht zwei Ebenen tiefer.

Dieselbe Logik gilt für Beleuchtung (31500000-1, „Beleuchtungseinrichtungen und elektrische Lampen“) und jede andere Kategorie: Beginnen Sie bei der Gruppe und schauen Sie dann ein oder zwei Ebenen tiefer.

Wie Auftraggeber CPV tatsächlich verwenden

Jedes Los in einer Bekanntmachung trägt einen Haupt-CPV-Code und kann zusätzliche Codes tragen. In der Praxis gilt:

• Der Auftraggeber wählt den Code, niemand prüft ihn. Dasselbe Produkt kann von einem Auftraggeber unter dem spezifischen Artikel abgelegt werden und von einem anderen unter der Klasse oder sogar der Abteilung. Suchen Sie zuerst auf Gruppen- oder Klassenebene und grenzen Sie nur ein, wenn die Menge zu groß ist.
• Funktion schlägt Material. CPV folgt dem Zweck einer Sache in der Welt des Auftraggebers, nicht dem Material, aus dem sie besteht. Ein Krankenhausbett steht bei den medizinischen Geräten, nicht bei den Möbeln; ein Schulstuhl bei den Möbeln, nicht beim Bildungswesen. Ein Hersteller von „Stahlprodukten“ findet seine Kunden in fünf verschiedenen Abteilungen.
• Gemischte Lose erhalten einen Hauptcode. Ein Los „Möbel und Ausstattung für eine neue Bibliothek“ erhält einen Hauptcode, meist für den Posten mit dem größten Wert. Ihr Produkt kann in einem Los stecken, dessen Code nicht Ihrer ist.
• Dienstleistungen und Bauleistungen haben eigene Zweige. Ein Auftrag für den Innenausbau kann als Bauleistung codiert sein, obwohl er Ihr Produkt enthält. Eine Suche nach Lieferungen findet ihn nicht.

Wie Sie Ihre Produkte CPV zuordnen

1. Beschreiben Sie jede Produktlinie so, wie ein Auftraggeber es tun würde. Nicht „ergonomische Bürodrehstuhl-Serie X“, sondern „Bürositzmöbel“. Nicht „technisches Textil“, sondern „Arbeitskleidung“ oder „Schutzkleidung“.
2. Finden Sie die Gruppe. Suchen Sie im Vokabular nach dem einfachen Wort und notieren Sie den achtstelligen Gruppencode (XXX00000).
3. Gehen Sie ein oder zwei Ebenen tiefer. Notieren Sie die passenden Klassen- und Kategoriecodes. Hören Sie auf, wenn die Bezeichnungen spezifischer werden als Ihr Sortiment.
4. Gleichen Sie mit echten Bekanntmachungen ab. Durchsuchen Sie für jeden Kandidatencode die Zuschlagsbekanntmachungen eines Jahres in einem Land. Taucht Ihre Art von Produkt in den Lostiteln auf, ist der Code richtig. Sind die Lose alle etwas anderes, streichen Sie ihn.
5. Nehmen Sie die Nachbarn hinzu. Sehen Sie sich die zusätzlichen CPV-Codes der gefundenen Lose an; Auftraggeber verraten oft einen zweiten Code, den sie für dieselbe Sache verwenden.
6. Halten Sie die Liste kurz. Drei bis sechs Codes decken in der Regel ein Sortiment ab. Zwanzig Codes bedeuten, dass Sie die Abteilung kartiert haben, nicht Ihre Produkte.

Wenn Sie statt einer Produktsystematik eine Broschüre oder eine Webseite haben, gibt es eine Abkürzung: Cresques hat einen Materialleser, der ein Broschüren-PDF oder eine Website einliest, die Produkte darin erkennt und CPV-Kategorien als Ausgangspunkt vorschlägt. Behandeln Sie die Vorschläge als die Schritte 2 und 3 oben und führen Sie die Schritte 4 bis 6 dann selbst durch.

Zwei Dinge, die CPV nicht kann

CPV nennt keine Marken. Ein Los mit dem Code „Büromöbel“ sagt nichts darüber, wessen Stühle geliefert wurden. Und CPV zeigt nicht den privaten Markt: CPV existiert für die öffentliche Beschaffung, die Codes bilden also ab, was Institutionen kaufen, nicht was der Handel an Büros und Geschäfte verkauft. Für die meisten Hersteller ist das dennoch das beste öffentliche Fenster in einen ausländischen Markt, denn die Unternehmen, die in einer Kategorie öffentliche Lose gewinnen, sind meist dieselben, die sie auch privat verkaufen.

Was das für einen Hersteller bedeutet

Ihre CPV-Liste ist der Schlüssel zu jeder öffentlichen Datenquelle in der EU. Investieren Sie einmal einen Nachmittag, prüfen Sie die Liste anhand echter Bekanntmachungen, und Sie können danach in jedem Land dieselbe Frage stellen: Wer hat im letzten Jahr Aufträge unter diesen Codes gewonnen, für welche Auftraggeber, und wann enden diese Verträge? Diese Frage ist der Beginn einer Distributorensuche, eines Wettbewerbschecks und eines Zeitplans – alles aus einer kurzen Liste von Zahlen.