Markteintritt in Luxemburg über Vertriebspartner

Wie der Markt einkauft

Luxemburg ist ein kleiner Markt mit einer einzigen Anlaufstelle. Das Portail des marchés publics, vom Ministerium für Mobilität und öffentliche Arbeiten gemeinsam mit dem staatlichen IT-Zentrum (CTIE) aufgebaut, läuft seit Februar 2006 und bündelt an einem Ort die Bekanntmachungen öffentlicher Auftraggeber für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen. Jeder kann dort Bekanntmachungen durchsuchen und Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen, und das Portal listet auch Zuschlagsbekanntmachungen.

Nach dem geänderten Gesetz vom 8. April 2018 über öffentliche Aufträge ist die elektronische Kommunikation für Verfahren nach Buch II und III, die seit dem 18. Oktober 2018 eingeleitet wurden, verpflichtend, und sie läuft über das Portal: Herunterladen der Vergabeunterlagen, Fragen und Antworten, Abgabe der Angebote und der Austausch nach der Öffnung. Eine elektronische Signatur der Angebote ist erforderlich.

Die Sprache folgt den drei Verwaltungssprachen des Landes. Nach dem Sprachengesetz von 1984 können in Verwaltungsangelegenheiten Französisch, Deutsch oder Luxemburgisch verwendet werden, und Gesetze werden auf Französisch verfasst. Am Arbeitsplatz ist Französisch die wichtigste Kommunikationssprache, und Englisch ist zur Sprache von Wirtschaft und Finanzen geworden, die in Besprechungen zwischen Menschen unterschiedlicher Nationalität sehr häufig verwendet wird. Ein Lieferant sollte bereit sein, zuerst auf Französisch zu arbeiten.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Der luxemburgische Gesetzestext lässt eine Lücke, die ein sorgfältiger Absender nicht auszunutzen versuchen sollte. Art. 11 Abs. 1 des geänderten Gesetzes vom 30. Mai 2005 über den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation erlaubt E-Mails zur Direktakquise nur, wenn sie sich an einen Teilnehmer oder Nutzer richten, der vorher eingewilligt hat. Art. 11 Abs. 5 besagt dann, dass Absatz 1 für den Teilnehmer gilt, der eine natürliche Person ist – was, für sich gelesen, Unternehmen außerhalb der Einwilligungsregel lässt.

Unklar ist das Wort „Nutzer“, das 2011 in Absatz 1 eingefügt wurde. Das Gesetz definiert einen Nutzer als natürliche oder juristische Person, die einen elektronischen Kommunikationsdienst für private oder berufliche Zwecke nutzt, was einen Mitarbeiter unter einer Arbeitsadresse einschließen kann, und Absatz 5 sagt nicht, wie die Einwilligungsregel auf Nutzer anzuwenden ist. Die Datenschutzbehörde CNPD fasst die Regel so zusammen, dass sie natürliche Personen vor unerbetenen kommerziellen E-Mails ohne vorherige Einwilligung schützt. Wir haben keine Leitlinie der CNPD gefunden, die geschäftliche E-Mails klärt.

Klar ist: Eine Werbe-E-Mail darf die Identität des Absenders nicht verschleiern und muss eine gültige Adresse für Abmeldewünsche angeben (Art. 11 Abs. 4), und ein Verstoß wird mit Freiheitsstrafe von acht Tagen bis zu einem Jahr und einer Geldstrafe von 251 bis 125.000 EUR oder einem von beidem geahndet (Art. 11 Abs. 6).

Der vorsichtige Weg: Schreiben Sie auf Französisch an die allgemeine Adresse eines Unternehmens, mit vollständiger Angabe Ihrer Identität und einer Abmeldemöglichkeit; behandeln Sie namentliche Adressen als einwilligungsbedürftig; und wählen Sie für die erste Ansprache einer namentlich genannten Person aus der Geschäftsführung lieber einen Brief, eine Messe oder eine Empfehlung.

Was lokale Distributoren erwarten

Luxemburgische Distributoren bedienen einen kompakten, mehrsprachigen Markt und erwarten, dass ein Lieferant dazu passt:

• Unterlagen auf Französisch, mit Deutsch, wo ihre Kunden es brauchen; Englisch ist für kommerzielle Gespräche oft akzeptiert.
• Konformitätsnachweise nach EU-Recht – CE-Kennzeichnung und Erklärungen, wo das Produkt reguliert ist.
• Ein klares Gebiet: Luxemburg allein oder zusammen mit Nachbarmärkten, schriftlich festgehalten, mit frühzeitig besprochener Exklusivität.
• Bestellmengen und Logistik, die zu kleinen Volumen passen, mit verlässlichen Lieferzeiten und Service in der Nähe.
• Preise, die über die Vertragslaufzeit halten, und Referenzen von öffentlichen Auftraggebern anderswo.

Markteintritt Schritt für Schritt

1. Bereiten Sie eine französische Mappe vor. Stellen Sie Unterlagen auf Französisch bereit, mit deutschen Fassungen, wo die Kunden des Distributors sie brauchen; für das kommerzielle Gespräch kann Englisch dienen.
2. Stellen Sie die Konformitätsnachweise zusammen. Halten Sie CE-Kennzeichnung und Erklärungen bereit, wo das Produkt nach EU-Recht reguliert ist.
3. Finden Sie heraus, wer Ihre Kategorie bereits gewinnt. Beginnen Sie mit den Zuschlagsbekanntmachungen oberhalb der EU-Schwellenwerte auf TED für Ihre CPV-Codes; Cresques liest diese und listet die erfolgreichen Unternehmen auf. Auch das Portail des marchés publics listet Zuschlagsbekanntmachungen, und jeder kann dort Bekanntmachungen durchsuchen und Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen.
4. Bereiten Sie sich auf elektronische Verfahren vor. Die Kommunikation in Verfahren nach Buch II und III des geänderten Gesetzes vom 8. April 2018 läuft über das Portal, und Angebote müssen eine elektronische Signatur tragen; halten Sie Ihre Unterlagen also in elektronischer Form für die Angebote des Distributors bereit.
5. Nehmen Sie den Erstkontakt vorsichtig auf. Schreiben Sie auf Französisch an die allgemeine Adresse eines Unternehmens, mit vollständiger Angabe Ihrer Identität und einer gültigen Adresse für Abmeldewünsche; behandeln Sie namentliche Adressen als einwilligungsbedürftig, und wählen Sie für die erste Ansprache einer namentlich genannten Person aus der Geschäftsführung lieber einen Brief, eine Messe oder eine Empfehlung.
6. Vereinbaren Sie das Gebiet frühzeitig. Halten Sie schriftlich fest, ob die Vereinbarung Luxemburg allein oder zusammen mit Nachbarmärkten abdeckt, und besprechen Sie die Exklusivität gleich zu Beginn.
7. Passen Sie die Logistik an kleine Volumen an. Schlagen Sie Bestellmengen vor, die zu kleinen Volumen passen, verlässliche Lieferzeiten und Service in der Nähe, mit Preisen, die über die Vertragslaufzeit halten, und Referenzen von öffentlichen Auftraggebern anderswo.
8. Fassen Sie geduldig nach. In einer Kategorie gibt es mitunter nur wenige Bekanntmachungen pro Jahr; beobachten Sie TED und das nationale Portal daher weiter auf den nächsten Zuschlag in Ihrer Kategorie.

Woher die Nachweise kommen

Oberhalb der EU-Schwellenwerte – ab dem 1. Januar 2026 140.000 EUR für Liefer- und Dienstleistungsaufträge zentraler Regierungsbehörden und 216.000 EUR für andere öffentliche Auftraggeber – müssen luxemburgische Auftraggeber Zuschlagsbekanntmachungen veröffentlichen, und diese erscheinen auf TED, dem Online-Supplement zum Amtsblatt der EU. Jede Bekanntmachung nennt das erfolgreiche Unternehmen und enthält CPV-Codes, sodass sich die Unternehmen, die beispielsweise Aufträge für Laborbedarf oder Schulmöbel in Luxemburg gewinnen, aus öffentlich zugänglichen Daten ermitteln lassen. In einem Markt dieser Größe gibt es in einer Kategorie mitunter nur wenige Bekanntmachungen pro Jahr; Zuschlagsbekanntmachungen werden auch auf dem nationalen Portal gelistet.

Cresques liest die Zuschlagsbekanntmachungen für die von Ihnen gewählten CPV-Kategorien und zeigt, wer diese Kategorie in Luxemburg bereits verkauft. Cresques hilft Ihnen nicht, auf die Aufträge zu bieten; die Bekanntmachungen belegen, wem die Auftraggeber bereits vertrauen, und der oben beschriebene vorsichtige Erstkontakt ist der Weg, diese Unternehmen zu erreichen.