Jak wejść na rynek luksemburski przez dystrybutorów

Jak kupuje ten rynek

Luksemburg to mały rynek z jednym miejscem do obserwowania. Portail des marchés publics, stworzony przez Ministerstwo Mobilności i Robót Publicznych wraz z państwowym centrum informatycznym (CTIE), działa od lutego 2006 r. i zbiera w jednym miejscu ogłoszenia instytucji zamawiających dotyczące robót budowlanych, dostaw i usług. Każdy może tam bezpłatnie przeszukiwać ogłoszenia i pobierać dokumentację przetargową, a portal publikuje też ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

Zgodnie ze zmienioną ustawą z 8 kwietnia 2018 r. o zamówieniach publicznych komunikacja elektroniczna jest obowiązkowa w postępowaniach na podstawie Księgi II i III wszczętych od 18 października 2018 r. i odbywa się przez portal: pobieranie dokumentacji przetargowej, pytania i odpowiedzi, składanie ofert i korespondencja po ich otwarciu. Oferty muszą być opatrzone podpisem elektronicznym.

Język wynika z trzech języków administracyjnych kraju. Zgodnie z ustawą o językach z 1984 r. w sprawach administracyjnych można używać francuskiego, niemieckiego lub luksemburskiego, a przepisy pisane są po francusku. W pracy głównym językiem komunikacji jest francuski, a angielski stał się językiem biznesu i finansów, bardzo często używanym na spotkaniach osób różnych narodowości. Dostawca powinien być gotów pracować przede wszystkim po francusku.

Legalny pierwszy kontakt

Luksemburski przepis zostawia lukę, której ostrożny nadawca nie powinien próbować wykorzystywać. Art. 11 ust. 1 zmienionej ustawy z 30 maja 2005 r. o prywatności w łączności elektronicznej dopuszcza e-mail w celach bezpośredniego pozyskiwania klientów tylko wtedy, gdy jest skierowany do abonenta lub użytkownika, który wyraził uprzednią zgodę. Art. 11 ust. 5 stanowi następnie, że ust. 1 stosuje się do abonenta będącego osobą fizyczną — co, czytane w oderwaniu, pozostawia firmy poza wymogiem zgody.

Niejasne jest słowo „użytkownik”, dodane do ust. 1 w 2011 r. Ustawa definiuje użytkownika jako osobę fizyczną lub prawną korzystającą z usługi łączności elektronicznej do celów prywatnych lub zawodowych, co może obejmować pracownika na adresie służbowym, a ust. 5 nie mówi, jak wymóg zgody stosuje się do użytkowników. Organ ochrony danych CNPD streszcza tę zasadę jako ochronę osób fizycznych przed niezamówionymi e-mailami handlowymi bez uprzedniej zgody. Nie znaleźliśmy wytycznych CNPD, które rozstrzygałyby kwestię e-maili do firm.

Co jest jasne: e-mail marketingowy nie może ukrywać tożsamości nadawcy i musi podawać ważny adres, na który można zgłaszać prośby o zaprzestanie (art. 11 ust. 4), a naruszenie podlega karze pozbawienia wolności od ośmiu dni do jednego roku i grzywnie od 251 do 125 000 EUR albo jednej z tych kar (art. 11 ust. 6).

Ostrożna droga: pisz po francusku na ogólny adres firmy, z pełnymi danymi nadawcy i opcją rezygnacji; adresy imienne traktuj jako wymagające zgody; a przy pierwszym kontakcie z konkretnym dyrektorem wybierz list, targi albo rekomendację.

Czego oczekują lokalni dystrybutorzy

Luksemburscy dystrybutorzy obsługują zwarty, wielojęzyczny rynek i oczekują, że dostawca się do niego dopasuje:

• Dokumentacji po francusku, a po niemiecku tam, gdzie potrzebują jej ich klienci; do rozmów handlowych często wystarcza angielski.
• Dowodów zgodności z przepisami UE — oznakowania CE i deklaracji, jeśli produkt jest regulowany.
• Jasno określonego terytorium: sam Luksemburg albo razem z sąsiednimi rynkami, zapisanego na piśmie, z wczesną rozmową o wyłączności.
• Wielkości zamówień i logistyki dopasowanych do małych wolumenów, z pewnymi terminami dostaw i serwisem w pobliżu.
• Cen, które utrzymają się przez cały okres umowy, oraz referencji od zamawiających publicznych z innych krajów.

Jak wejść na rynek krok po kroku

1. Przygotuj dokumentację po francusku. Dostarcz dokumentację po francusku, z wersjami niemieckimi tam, gdzie potrzebują ich klienci dystrybutora; do rozmów handlowych może służyć angielski.
2. Zbierz dowody zgodności. Przygotuj oznakowanie CE i deklaracje, jeśli produkt jest regulowany przepisami UE.
3. Sprawdź, kto już wygrywa w Twojej kategorii. Zacznij od ogłoszeń o udzieleniu zamówienia powyżej progów unijnych w TED dla swoich kodów CPV; Cresques je czyta i wymienia zwycięskie firmy. Portail des marchés publics również publikuje ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a każdy może tam bezpłatnie przeszukiwać ogłoszenia i pobierać dokumentację przetargową.
4. Przygotuj się na postępowania elektroniczne. Komunikacja w postępowaniach na podstawie Księgi II i III zmienionej ustawy z 8 kwietnia 2018 r. odbywa się przez portal, a oferty muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, więc miej dokumenty gotowe w formie elektronicznej na potrzeby ofert dystrybutora.
5. Nawiąż ostrożny pierwszy kontakt. Napisz po francusku na ogólny adres firmy, z pełnymi danymi nadawcy i ważnym adresem do zgłaszania próśb o zaprzestanie; adresy imienne traktuj jako wymagające zgody, a przy pierwszym kontakcie z konkretnym dyrektorem wybierz list, targi albo rekomendację.
6. Wcześnie uzgodnij terytorium. Zapisz, czy umowa obejmuje sam Luksemburg, czy także sąsiednie rynki, i od początku rozmawiaj o wyłączności.
7. Dopasuj logistykę do małych wolumenów. Zaproponuj wielkości zamówień odpowiednie dla małych wolumenów, pewne terminy dostaw i serwis w pobliżu, z cenami utrzymanymi przez cały okres umowy i referencjami od zamawiających publicznych z innych krajów.
8. Bądź cierpliwy. W danej kategorii może być tylko kilka ogłoszeń rocznie, więc obserwuj TED i portal krajowy, czekając na kolejne udzielone zamówienie w Twojej kategorii.

Skąd pochodzą dowody

Powyżej progów unijnych — od 1 stycznia 2026 r. 140 000 EUR dla dostaw i usług kupowanych przez organy administracji centralnej i 216 000 EUR dla pozostałych instytucji publicznych — luksemburscy zamawiający muszą publikować ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a te ogłoszenia trafiają do TED, internetowego suplementu do Dziennika Urzędowego UE. Każde ogłoszenie podaje zwycięską firmę i kody CPV, więc firmy, które wygrywają na przykład zamówienia na materiały laboratoryjne czy meble szkolne w Luksemburgu, można wskazać na podstawie publicznych danych. Na rynku tej wielkości w danej kategorii może być tylko kilka ogłoszeń rocznie; ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publikuje też portal krajowy.

Cresques czyta ogłoszenia o udzieleniu zamówienia dla wybranych przez Ciebie kategorii CPV i pokazuje, kto już sprzedaje daną kategorię w Luksemburgu. Nie pomaga w składaniu ofert w przetargach; ogłoszenia są dowodem, komu zamawiający już ufają, a opisany wyżej ostrożny pierwszy kontakt to sposób, by do tych firm dotrzeć.