Vertriebspartner in Lettland finden: Markteintritt über Distributoren

Wie der Markt einkauft

Die öffentliche Beschaffung in Lettland nutzt zwei Systeme mit unterschiedlichen Aufgaben. Bekanntmachungen werden über das Veröffentlichungssystem des Büros für Vergabeaufsicht (Iepirkumu uzraudzības birojs, IUB) veröffentlicht. Das Vergabegesetz definiert es als staatliches Informationssystem auf der IUB-Website unter der Kontrolle des Büros, über das Bekanntmachungen erstellt und eingereicht, auf der IUB-Website veröffentlicht oder an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union für das Amtsblatt gesendet werden. Nach Artikel 34 erstellen und veröffentlichen Auftraggeber ihre Bekanntmachungen dort und leiten sie an das Amt für Veröffentlichungen weiter, wenn der geschätzte Auftragswert die vom Ministerkabinett festgelegten Schwellenwerte erreicht.

Dasselbe System führt ein auf der IUB-Website veröffentlichtes Vertragsregister mit Auftraggeber, Lieferant, Vertragsdatum, Gegenstand, Preis und Laufzeit, etwaigen Änderungen und Angaben zur Vertragserfüllung. Elektronische Verfahren — E-Ausschreibungen, E-Bestellungen und E-Auktionen — werden über das Elektronische Beschaffungssystem (Elektronisko iepirkumu sistēma, EIS) unter eis.gov.lv angeboten.

Artikel 29 verlangt, dass der Auftraggeber innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Abschluss des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung eine Zuschlagsbekanntmachung veröffentlicht. Wenn die Zuschlagsbekanntmachungen in Ihrer Kategorie einen lettischen Distributor oder Großhändler statt eines Herstellers nennen, hält dieses Unternehmen bereits die Kundenbeziehungen. Lettland belegt im EF English Proficiency Index 2025 Platz 16 von 123 Ländern und Regionen; ein erster Kontakt auf Englisch wird also normalerweise verstanden.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Abschnitt 9 des Gesetzes über Dienste der Informationsgesellschaft (Informācijas sabiedrības pakalpojumu likums) verbietet, per E-Mail, Fax oder automatischem Anrufsystem eine kommerzielle Kommunikation an einen Dienstempfänger zu senden, der keine vorherige, freie und ausdrückliche Einwilligung erteilt hat — mit einer Ausnahme für eigene Kunden eines Anbieters in Bezug auf ähnliche Produkte. Absatz sechs legt dann den Anwendungsbereich fest: Die Verbote und Beschränkungen der Absätze eins bis drei gelten für kommerzielle Kommunikation an natürliche Personen; die Einwilligungspflicht erstreckt sich also nicht auf E-Mails an ein Unternehmen.

Eine Regel gilt für jeden Empfänger. Absatz vier verbietet kommerzielle E-Mails, die eine ungültige Adresse angeben, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung senden könnte, und verbietet, die Ablehnung weiterer Kommunikation durch den Empfänger zu ignorieren. Jede unzulässige Nachricht gilt als gesonderter Verstoß. Abschnitt 12 nennt das Zentrum für Verbraucherschutz (PTAC) und die Staatliche Datenaufsicht (DVI), jeweils im Rahmen ihrer Zuständigkeit, unter den Stellen, die Dienste der Informationsgesellschaft beaufsichtigen.

Eine erste E-Mail an die allgemeine Adresse eines lettischen Unternehmens ist also ohne vorherige Einwilligung zulässig, solange sie eine funktionierende Antwortadresse zur Abmeldung enthält und Sie auf jede Ablehnung reagieren. Nicht geklärt ist im Gesetz, ob die Adresse eines namentlich genannten Mitarbeiters, etwa vards.uzvards@company.lv, als Kommunikation an eine natürliche Person behandelt wird. Die vorsichtige Lesart ist, an die allgemeine Adresse zu schreiben (info@ oder sales@) und namentliche Kontakte zu nutzen, nachdem der Distributor geantwortet hat. Für die Daten jeder namentlich genannten Person, die Sie verarbeiten, gilt das Datenschutzrecht.

In der Praxis: Schreiben Sie eine kurze Nachricht dazu, warum Ihr Sortiment zum Portfolio des Distributors passt, nennen Sie Ihr Unternehmen vollständig, fügen Sie eine funktionierende Adresse und eine klare Abmeldezeile ein, und erfassen und respektieren Sie jede Ablehnung.

Was lokale Distributoren erwarten

Bevor ein lettischer Distributor ein neues Sortiment aufnimmt, wird er voraussichtlich Folgendes verlangen:

• Produktinformationen auf Lettisch, die das Amtssprachengesetz für Kennzeichnung, Anleitungen, Garantieunterlagen und den technischen Pass importierter Waren vorschreibt (Abschn. 21 Abs. 3), mit einer vollständigen englischen technischen Dokumentation dahinter.
• Konformitätsnachweise für die Kategorie: CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärungen, wo das Produkt reguliert ist, Prüfberichte und Sicherheitsinformationen.
• Unterlagen, die für elektronische Verfahren bereitstehen. Verfahren können elektronisch über EIS laufen; halten Sie daher Zertifikate, Erklärungen und Datenblätter in elektronischer Form bereit.
• Eine klare kaufmännische Struktur: Marge, Gebiet (nur Lettland oder die baltischen Staaten zusammen), Kundenzuordnung und Exklusivität.
• Eine Logistik, die zu einem kleinen Markt passt: realistische Mindestbestellmengen, verlässliche Lieferzeiten und ein Plan für Ersatzteile.

Markteintritt Schritt für Schritt

1. Werten Sie die öffentlichen Daten zu Ihren Kategorien aus. Wählen Sie die CPV-Codes, die Ihr Sortiment beschreiben, und sehen Sie sich für größere Aufträge lettische Zuschlagsbekanntmachungen auf TED an, für kleinere das Vertragsregister auf der IUB-Website. Notieren Sie, welche Distributoren und Großhändler wiederholt gewinnen, und für welche Auftraggeber.
2. Prüfen Sie, was Auftraggeber kaufen wollen. Artikel 18 des Vergabegesetzes verlangt von jedem Auftraggeber, innerhalb eines Monats nach Genehmigung seines Jahreshaushalts seine geplanten Beschaffungen in EIS zu veröffentlichen, mit Gegenstand, geplantem CPV-Code und geplantem Quartal oder Monat. Das zeigt, worauf ein Distributor voraussichtlich als Nächstes bieten wird.
3. Finden Sie heraus, ob Ihre Kategorie zentralisiert ist. Nach Artikel 17 müssen Stellen der unmittelbaren Staatsverwaltung Waren und Dienstleistungen in den vom Ministerkabinett festgelegten Gruppen bei der benannten zentralen Beschaffungsstelle kaufen, sobald sie innerhalb von 12 Monaten 1.000 EUR oder mehr für eine Gruppe ausgeben; für Gemeinden liegt der Betrag bei 10.000 EUR. In diesen Kategorien sind die Lieferanten aus den Vereinbarungen der zentralen Beschaffungsstelle die Unternehmen, die Sie ansprechen sollten.
4. Bereiten Sie Produktinformationen auf Lettisch vor. Übersetzen Sie, was die Kunden des Distributors lesen — Anleitungen, Datenblätter und Preislisten —, und halten Sie dahinter eine vollständige englische technische Dokumentation bereit.
5. Stellen Sie Konformitätsnachweise in elektronischer Form zusammen. Halten Sie CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärungen, wo das Produkt reguliert ist, Prüfberichte und Sicherheitsinformationen bereit, um sie einem elektronischen Verfahren in EIS beizufügen.
6. Nehmen Sie den Erstkontakt per E-Mail an die allgemeine Adresse auf. Schreiben Sie an info@ oder sales@ und erläutern Sie, warum Ihr Sortiment zum Portfolio des Distributors passt, nennen Sie Ihr Unternehmen vollständig, fügen Sie eine funktionierende Adresse zur Abmeldung ein, und erfassen und respektieren Sie jede Ablehnung. Englisch wird normalerweise verstanden.
7. Bereiten Sie das erste Treffen vor. Bringen Sie einen Vorschlag zu Marge, Gebiet (nur Lettland oder die baltischen Staaten zusammen), Kundenzuordnung und Exklusivität mit, dazu Mindestbestellmengen, Lieferzeiten und einen Ersatzteilplan in einer Größenordnung, die zu einem kleinen Markt passt.
8. Verfolgen Sie die Aufträge, die Sie mitgewinnen. Zuschlagsbekanntmachungen erscheinen innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Vertragsschluss, und das IUB-Register erfasst Änderungen und Vertragserfüllung; so sehen Sie, wohin Ihr Sortiment geliefert wurde, und können die Beziehung von dort aus ausbauen.

Woher die Nachweise stammen

Oberhalb der EU-Schwellenwerte — ab 1. Januar 2026 140.000 EUR für Liefer- und Dienstleistungsaufträge zentraler Regierungsbehörden und 216.000 EUR für andere öffentliche Auftraggeber — müssen lettische Auftraggeber Zuschlagsbekanntmachungen veröffentlichen, und das Veröffentlichungssystem sendet sie an das Amt für Veröffentlichungen, sodass sie auf TED erscheinen, der Online-Ergänzung zum Amtsblatt der EU. Jede Bekanntmachung nennt das siegreiche Unternehmen und enthält CPV-Codes, sodass sich die Distributoren, die etwa in Lettland wiederholt Aufträge für medizinischen Bedarf oder Möbel gewinnen, aus öffentlich zugänglichen Daten ermitteln lassen. Kleinere Verfahren und das Vertragsregister stehen auf der IUB-Website.

Cresques liest die Zuschlagsbekanntmachungen für die von Ihnen gewählten CPV-Kategorien und zeigt, wer diese Kategorie in Lettland bereits verkauft. Es hilft Ihnen nicht, sich um die Aufträge zu bewerben; die Bekanntmachungen belegen, wem die Auftraggeber bereits vertrauen, und der oben beschriebene rechtmäßige Erstkontakt ist der Weg, diese Unternehmen zu erreichen.