Jak wejść na rynek łotewski przez dystrybutorów

Jak kupuje rynek

Łotewskie zamówienia publiczne korzystają z dwóch systemów, które pełnią różne funkcje. Ogłoszenia publikuje się przez system zarządzania publikacjami Biura Nadzoru Zamówień (Iepirkumu uzraudzības birojs, IUB). Ustawa o zamówieniach publicznych definiuje go jako państwowy system informacyjny na stronie IUB, pod kontrolą biura, przez który przygotowuje się i składa ogłoszenia, publikuje je na stronie IUB albo przesyła do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej w celu publikacji w Dzienniku Urzędowym. Zgodnie z art. 34 zamawiający przygotowują i publikują tam swoje ogłoszenia i przekazują je do Urzędu Publikacji, gdy szacunkowa wartość zamówienia osiąga progi ustalone przez Radę Ministrów.

Ten sam system prowadzi rejestr umów publikowany na stronie IUB, z zamawiającym, wykonawcą, datą umowy, przedmiotem, ceną i okresem obowiązywania, ewentualnymi zmianami oraz informacjami o wykonaniu. Postępowania elektroniczne — e-przetargi, e-zamówienia i e-aukcje — są dostępne przez Elektroniczny System Zamówień (Elektronisko iepirkumu sistēma, EIS) pod adresem eis.gov.lv.

Art. 29 wymaga od zamawiającego opublikowania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w ciągu 10 dni roboczych od zawarcia umowy lub umowy ramowej. Jeśli ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Twojej kategorii wskazują łotewskiego dystrybutora lub hurtownika, a nie producenta, ta firma ma już relacje z klientami. Łotwa zajmuje 16. miejsce na 123 kraje i regiony w rankingu EF English Proficiency Index 2025, więc pierwszy kontakt po angielsku będzie zazwyczaj zrozumiany.

Legalny pierwszy kontakt

Art. 9 ustawy o usługach społeczeństwa informacyjnego (Informācijas sabiedrības pakalpojumu likums) zakazuje używania e-maila, faksu lub automatycznych systemów wywołujących do wysyłania informacji handlowej odbiorcy usługi, który nie wyraził uprzedniej, dobrowolnej i wyraźnej zgody, z wyjątkiem własnych klientów usługodawcy, w odniesieniu do podobnych produktów. Ustęp 6 określa następnie zakres: zakazy i ograniczenia z ust. 1–3 dotyczą informacji handlowych wysyłanych do osób fizycznych, więc wymóg zgody nie obejmuje e-maili kierowanych do firmy.

Jedna zasada dotyczy każdego odbiorcy. Ustęp 4 zakazuje e-maili handlowych podających nieważny adres, na który odbiorca mógłby wysłać prośbę o zaprzestanie, i zakazuje ignorowania odmowy dalszej komunikacji. Każda zakazana wiadomość to odrębne naruszenie. Art. 12 wymienia Centrum Ochrony Praw Konsumentów (PTAC) i Państwowy Inspektorat Danych (DVI), każdy w ramach swoich kompetencji, wśród organów nadzorujących usługi społeczeństwa informacyjnego.

Pierwszy e-mail na ogólny adres łotewskiej firmy jest więc legalny bez uprzedniej zgody, o ile zawiera działający adres zwrotny do rezygnacji, a Ty reagujesz na każdą odmowę. Ustawa nie przesądza natomiast, czy e-mail na adres imiennego pracownika, taki jak vards.uzvards@company.lv, jest traktowany jako komunikat do osoby fizycznej. Ostrożna wykładnia: pisz na adres ogólny (info@ lub sales@), a z imiennych kontaktów korzystaj po odpowiedzi dystrybutora. Do danych każdej imiennej osoby, które przetwarzasz, stosuje się przepisy o ochronie danych.

W praktyce: napisz krótką wiadomość o tym, dlaczego Twój asortyment pasuje do portfela dystrybutora, w pełni przedstaw swoją firmę, dodaj działający adres i jasną linijkę o rezygnacji, a każdą odmowę zapisuj i respektuj.

Czego oczekują lokalni dystrybutorzy

Zanim łotewski dystrybutor przyjmie nowy asortyment, spodziewaj się, że poprosi o:

• Informację o produkcie po łotewsku, której ustawa o języku państwowym wymaga dla oznakowania, instrukcji, dokumentów gwarancyjnych i paszportu technicznego towarów importowanych (art. 21 ust. 3), a do tego pełną dokumentację techniczną po angielsku.
• Dowody zgodności dla danej kategorii: oznakowanie CE i deklaracje zgodności, jeśli produkt jest regulowany, raporty z badań i informacje o bezpieczeństwie.
• Dokumenty gotowe do postępowań elektronicznych. Postępowania mogą toczyć się elektronicznie przez EIS, więc miej certyfikaty, deklaracje i karty katalogowe gotowe w formie elektronicznej.
• Jasną strukturę handlową: marżę, terytorium (sama Łotwa albo razem kraje bałtyckie), przypisanie klientów i wyłączność.
• Logistykę dopasowaną do małego rynku: realistyczne minimalne zamówienia, pewne terminy dostaw i plan części zamiennych.

Jak wejść na rynek krok po kroku

1. Przejrzyj publiczne ogłoszenia w swoich kategoriach. Wybierz kody CPV opisujące Twój asortyment i przejrzyj łotewskie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w TED w przypadku większych zamówień oraz rejestr umów na stronie IUB w przypadku mniejszych. Zanotuj, którzy dystrybutorzy i hurtownicy wygrywają regularnie i u których zamawiających.
2. Sprawdź, co zamawiający planują kupić. Art. 18 ustawy o zamówieniach publicznych wymaga od każdego zamawiającego, aby w ciągu miesiąca od zatwierdzenia rocznego budżetu opublikował w EIS planowane zamówienia, z przedmiotem, planowanym kodem CPV i planowanym kwartałem lub miesiącem. To pokazuje, w jakich przetargach dystrybutor prawdopodobnie wystartuje w następnej kolejności.
3. Sprawdź, czy Twoja kategoria jest scentralizowana. Zgodnie z art. 17 organy administracji bezpośredniej muszą kupować towary i usługi z grup określonych przez Radę Ministrów od wyznaczonego centralnego zamawiającego, gdy wydają na daną grupę 1000 EUR lub więcej w ciągu 12 miesięcy; dla gmin próg wynosi 10 000 EUR. W tych kategoriach firmami, do których warto się zwrócić, są dostawcy z umów centralnego zamawiającego.
4. Przygotuj informację o produkcie po łotewsku. Przetłumacz to, co czytają klienci dystrybutora — instrukcje, karty katalogowe i cenniki — i miej w odwodzie pełną dokumentację techniczną po angielsku.
5. Zbierz dowody zgodności w formie elektronicznej. Przygotuj oznakowanie CE i deklaracje zgodności, jeśli produkt jest regulowany, raporty z badań i informacje o bezpieczeństwie, gotowe do załączenia w postępowaniu elektronicznym w EIS.
6. Nawiąż pierwszy kontakt e-mailem na adres ogólny. Napisz na info@ lub sales@, wyjaśniając, dlaczego Twój asortyment pasuje do portfela dystrybutora, w pełni przedstaw swoją firmę, dodaj działający adres do rezygnacji, a każdą odmowę zapisuj i respektuj. Angielski będzie zazwyczaj zrozumiany.
7. Przygotuj pierwsze spotkanie. Przynieś propozycję marży, terytorium (sama Łotwa albo razem kraje bałtyckie), przypisania klientów i wyłączności, z minimalnymi zamówieniami, terminami dostaw i planem części zamiennych dopasowanymi do małego rynku.
8. Śledź umowy, które pomagasz wygrać. Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia ukazują się w ciągu 10 dni roboczych od zawarcia umowy, a rejestr IUB zapisuje zmiany i wykonanie, więc widzisz, gdzie Twój asortyment został dostarczony, i stamtąd możesz rozwijać współpracę.

Skąd pochodzą dowody

Powyżej progów unijnych — od 1 stycznia 2026 r. 140 000 EUR dla dostaw i usług kupowanych przez organy administracji centralnej i 216 000 EUR dla pozostałych instytucji publicznych — łotewscy zamawiający muszą publikować ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a system zarządzania publikacjami przesyła je do Urzędu Publikacji, dzięki czemu trafiają do TED, internetowego suplementu do Dziennika Urzędowego UE. Każde ogłoszenie podaje nazwę zwycięskiej firmy i kody CPV, więc dystrybutorów, którzy regularnie wygrywają na przykład zamówienia na zaopatrzenie medyczne albo meble na Łotwie, można wskazać na podstawie publicznie dostępnych ogłoszeń. Mniejsze postępowania i rejestr umów są na stronie IUB.

Cresques czyta ogłoszenia o udzieleniu zamówienia dla wybranych przez Ciebie kategorii CPV i pokazuje, kto już sprzedaje daną kategorię na Łotwie. Nie pomaga w składaniu ofert w przetargach; ogłoszenia są dowodem, komu zamawiający już ufają, a opisany wyżej legalny pierwszy kontakt pozwala do nich dotrzeć.