Jak wejść na rynek islandzki przez dystrybutorów

Jak kupuje ten rynek

Islandia stosuje zasady zamówień publicznych EOG na podstawie ustawy o zamówieniach publicznych nr 120/2016. Przy zakupach powyżej progów EOG art. 84 wymaga, by zamawiający ogłosił udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej najpóźniej 30 dni po zawarciu umowy, podając wyniki postępowania, i przesłał to ogłoszenie do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej, który je publikuje. Dlatego islandzkie zamówienia pojawiają się w TED obok zamówień z krajów UE.

Zakupami administracji centralnej — przetargami i umowami ramowymi dla organów państwowych i spółek prowadzonych przez skarb państwa — zajmuje się Fjársýslan (Fjársýsla ríkisins), rządowa agencja usług w zakresie finansów publicznych; dawna strona Ríkiskaup prowadzi teraz na strony Fjársýslan. Gminy, szpitale, przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, porty i operator lotniska prowadzą własne przetargi. Wiele z nich publikuje bieżące przetargi na Útboðsvefur.is, publicznym serwisie zbierającym otwarte przetargi według zamawiającego i rodzaju (roboty budowlane, dostawy, usługi), z częścią ogłoszeń publikowanych zarówno po islandzku, jak i po angielsku.

Islandia należy do EOG, ale nie do unii celnej UE — Porozumienie EOG nie obejmuje unii celnej — więc towary przybywające z UE przekraczają granicę celną. Jeśli ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Twojej kategorii wskazują islandzkiego importera lub dystrybutora, a nie producenta, to właśnie ta firma jest drogą wejścia.

Legalny pierwszy kontakt

Art. 94 ustawy o łączności elektronicznej nr 70/2022 (lög um fjarskipti) określa zasady niezamówionej komunikacji. Jego ust. 1 dopuszcza e-mail i inne wiadomości elektroniczne w celach marketingu bezpośredniego tylko wtedy, gdy użytkownik końcowy wyraził uprzednio świadomą zgodę, z wyjątkiem dla własnych klientów firmy. Ust. 4 dodaje kwestię kluczową dla kontaktów B2B: niezależnie od tych zasad ogólne adresy e-mail firm i instytucji, jeśli istnieją, można wykorzystywać do marketingu bezpośredniego towarów i usług. Ten sam artykuł zakazuje e-maili marketingowych, które nie podają wyraźnie nazwy i adresu nadawcy. Zgodnie z art. 102 przestrzeganie art. 94 egzekwuje Fjarskiptastofa, islandzki Urząd Łączności Elektronicznej.

Granica jest więc w tekście ustawy jasna. Pierwszy e-mail na ogólny adres firmy, np. info@ lub sala@, jest legalny bez uprzedniej zgody. Wyjątek ogranicza się do adresów ogólnych, więc e-mail na własny adres konkretnego pracownika nie jest nim objęty; traktuj takie adresy jako wymagające uprzedniej zgody. Gdy masz dane konkretnej osoby, stosuje się do nich również prawo ochrony danych osobowych.

W praktyce: znajdź adres ogólny na stronie dystrybutora; napisz krótką wiadomość po angielsku lub islandzku, w której podasz, kim jesteś, gdzie masz siedzibę i dlaczego Twoja oferta pasuje do tego, co firma już sprzedaje; w każdej wiadomości umieść pełną nazwę firmy i adres pocztowy; i natychmiast przestań, jeśli ktoś o to poprosi. Dzwoń dopiero po otrzymaniu odpowiedzi, a kontakty imienne zostaw na czas, gdy dystrybutor już odpisze.

Czego oczekują lokalni dystrybutorzy

Zanim islandzki importer lub dystrybutor przyjmie nową linię produktów, spodziewaj się, że poprosi o:

• Jasne warunki dostawy na Islandię: trasę wysyłki, wskazanie, kto dokonuje odprawy celnej, kto ponosi cła i podatki należne przy imporcie, oraz realne terminy dostaw.
• Wielkości zamówień dopasowane do małego rynku i gotowość do realizacji dostaw mieszanych lub mniejszych.
• Dowody zgodności dla danej kategorii — oznakowanie CE i deklaracje zgodności, jeśli produkt jest regulowany — oraz dokumentację, którą dystrybutor może pokazać zamawiającym publicznym.
• Informacje o produkcie, które może przekazać klientom, na początek po angielsku, a po islandzku tam, gdzie wymagają tego zamawiający lub użytkownicy.
• Perspektywę długoterminową: dystrybutor będzie chciał wiedzieć, że przez lata będziesz wspierać produkt, także w zakresie części zamiennych.

Jak wejść na rynek krok po kroku

1. Najpierw ustal warunki dostawy. Określ trasę wysyłki, kto dokonuje odprawy celnej, kto ponosi cła i podatki należne przy imporcie oraz jakie są realne terminy dostaw; towary z UE przekraczają granicę celną.
2. Zbierz dowody zgodności i informacje o produkcie. Przygotuj oznakowanie CE i deklaracje zgodności, jeśli produkt jest regulowany, dokumentację, którą dystrybutor może pokazać zamawiającym publicznym, oraz informacje o produkcie po angielsku, z wersjami islandzkimi tam, gdzie wymagają ich zamawiający lub użytkownicy.
3. Sprawdź, kto już wygrywa w Twojej kategorii. Zacznij od ogłoszeń o udzieleniu zamówienia powyżej progów EOG w TED dla swoich kodów CPV; Cresques je czyta i wymienia zwycięskie firmy. Śledź otwarte przetargi na Útboðsvefur.is i na stronach Fjársýslan.
4. Sprawdź centralne umowy ramowe. Fjársýslan prowadzi przetargi i umowy ramowe dla organów państwowych, a Miðlægir samningar wymienia centralne umowy ramowe państwa według kategorii, wraz z datami ich wygaśnięcia. Jeśli Twoja kategoria jest objęta, dowiedz się, którzy importerzy mają tę umowę.
5. Wyślij pierwszy e-mail na adres ogólny. Znajdź na stronie dystrybutora adres ogólny, np. info@ lub sala@, i napisz krótką wiadomość po angielsku lub islandzku: kim jesteś, gdzie masz siedzibę i dlaczego Twoja oferta pasuje do tego, co firma już sprzedaje. Podaj pełną nazwę firmy i adres pocztowy, a jeśli ktoś o to poprosi, natychmiast przestań.
6. Kontakty imienne i telefony zostaw na później. Z adresów imiennych pracowników i telefonu korzystaj dopiero po odpowiedzi dystrybutora.
7. Dopasuj ofertę do małego rynku. Zaproponuj odpowiednie wielkości zamówień i bądź gotów realizować dostawy mieszane lub mniejsze.
8. Pokaż długoterminowe wsparcie. Wyjaśnij, jak przez lata będziesz wspierać produkt, także w zakresie części zamiennych, a po pierwszym zamówieniu utrzymuj kontakt.

Skąd pochodzą dowody

Powyżej progów EOG islandzcy zamawiający muszą ogłaszać udzielenie zamówienia w ciągu 30 dni i przesyłać ogłoszenia do Urzędu Publikacji UE, więc trafiają one do TED, internetowego suplementu do Dziennika Urzędowego UE. Każde ogłoszenie podaje zwycięską firmę i kody CPV, więc importerów i dystrybutorów, którzy wygrywają na przykład zamówienia na sprzęt szpitalny czy materiały drogowe i dla sieci użyteczności publicznej, można wskazać na podstawie publicznych danych. Otwarte przetargi krajowe można śledzić na Útboðsvefur.is i na stronach Fjársýslan.

Cresques czyta ogłoszenia o udzieleniu zamówienia dla wybranych przez Ciebie kategorii CPV i pokazuje, kto już sprzedaje daną kategorię na Islandii. Nie pomaga w składaniu ofert w przetargach; ogłoszenia są dowodem, komu zamawiający już ufają, a opisany wyżej legalny pierwszy kontakt to sposób, by do tych firm dotrzeć.