Jak wejść na rynek luksemburski przez dystrybutorów: rynek transgraniczny, jeden portal i ostrożny pierwszy kontakt

Luksemburg pasuje producentowi, który już sprzedaje w Belgii, Francji lub Niemczech: to mały rynek, którego zamawiający publiczni często kupują u dystrybutorów z siedzibą po drugiej stronie granicy, a partner obsługujący swój rynek krajowy może już składać oferty w Luksemburgu.

Mówiąc prościej: luksemburskie ministerstwa, gminy, szpitale i organy publiczne publikują przetargi na jednym krajowym portalu, Portail des marchés publics, a większe zamówienia pojawiają się też w TED. W naszej analizie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia na dostawy w TED (listopad 2026 r.) 68,7% udzielonych zamówień w 411 ogłoszeniach zamawiających z Luksemburga od początku 2024 r. przypadło firmom zarejestrowanym w tym kraju, a większość pozostałych firmom z Belgii, Francji i Niemiec. Zamawiający oczekują dokumentów po francusku lub po niemiecku i ofert elektronicznych, a od marca 2023 r. każda faktura dla organu publicznego musi być elektroniczna. Zasada dotycząca zimnych e-maili do firm nie jest rozstrzygnięta, więc napisz na ogólny adres firmy po francusku, z możliwością rezygnacji, albo wyślij list.

Jak kupuje rynek

Rynek obsługiwany z obu stron granicy

W kategoriach technicznych i profesjonalnych typowa droga prowadzi przez dystrybutora, który trzyma towar na stanie, dostarcza, serwisuje i przygotowuje oferty. W Luksemburgu ten dystrybutor często nie jest luksemburski. Z 1 057 udzielonych zamówień w naszej analizie TED 68,7% przypadło firmom zarejestrowanym w Luksemburgu; licząc według firm, lokalne podmioty stanowią 54,4% z 386 zwycięzców. W ostatnich dwunastu miesiącach lokalny udział w zamówieniach wyniósł 70,1%, więc ten wzorzec jest stabilny. Wśród zagranicznych zwycięzców wyraźnie prowadzą firmy belgijskie ze 196 zamówieniami zdobytymi przez 79 firm, a za nimi są firmy francuskie (40 zamówień, 20 firm), niemieckie (22 zamówienia, 21 firm), włoskie (16), holenderskie (14) i brytyjskie (6). Zarówno wśród lokalnych, jak i zagranicznych zwycięzców są niezależni dystrybutorzy, ale też spółki zależne producentów (zob. naszą metodologię).

Producent ma więc dwie drogi. Pierwsza to luksemburski dystrybutor, blisko zamawiającego, zdolny do dostawy i serwisu w ciągu kilku godzin. Druga to dystrybutor belgijski, francuski lub niemiecki, który już wygrywa luksemburskie przetargi ze swojej siedziby i może dodać Luksemburg do terytorium, o którym być może już z nim rozmawiasz. Gdy uzgadniasz terytorium z partnerem w którymkolwiek z trzech sąsiednich krajów, zapytaj, czy składa oferty w Luksemburgu, i zapisz odpowiedź w umowie.

Gdzie jest popyt

TED pokazuje, gdzie Luksemburg kupuje dostawy powyżej progów unijnych i na ile otwarta jest każda kategoria. Według liczby ogłoszeń największe działy to sprzęt transportowy (101 ogłoszeń, 89,3% zamówień dla firm lokalnych), maszyny biurowe i komputerowe (58 ogłoszeń, 76,7%), pakiety oprogramowania i systemy informatyczne (39 ogłoszeń, 64,6%), sprzęt medyczny, farmaceutyki i produkty do pielęgnacji ciała (32 ogłoszenia, 47,1%), żywność i napoje (24 ogłoszenia, 54,0%) oraz sprzęt laboratoryjny, optyczny i precyzyjny (24 ogłoszenia, 30,8%). W dostawach medycznych i laboratoryjnych ponad połowa zamówień trafiła do firm zarejestrowanych poza Luksemburgiem i właśnie tam obecnym dostawcą najczęściej jest zagraniczny dystrybutor albo partner zagranicznego producenta.

Rynek jest mały. 411 ogłoszeń od początku 2024 r. pochodziło od 96 zamawiających, a wąska kategoria CPV może mieć tylko kilka ogłoszeń w roku. Dystrybutor oceni Twoją markę po tym, czy pomoże mu wygrać następne.

Targi

Głównym centrum wystawienniczym Luksemburga jest Luxexpo The Box w Kirchbergu. Dla gastronomii i wyposażenia cateringowego odbywają się tam Expogast i RAK Culinary World Cup, od 21 do 25 listopada 2026 r., gromadzące szefów kuchni i profesjonalistów z branży cateringowej. W większości branż właściwe targi to duże imprezy w Belgii, Francji i Niemczech; strony wydarzeń Cresques wymieniają targi i kongresy według branż.

Dowody, których oczekują luksemburscy zamawiający

Dokumenty po francusku lub po niemiecku

Zgodnie z ustawą o językach z 24 lutego 1984 r. luksemburski jest językiem narodowym (art. 1), ustawy redaguje się po francusku (art. 2), a w sprawach administracyjnych i sądowych można używać francuskiego, niemieckiego lub luksemburskiego (art. 3). W pracy głównym językiem komunikacji jest francuski, a w spotkaniach biznesowych osób różnych narodowości bardzo często używa się angielskiego.

W przetargu ofertę wypełnia się w języku specyfikacji, chyba że stanowi ona inaczej (Règlement grand-ducal z 8 kwietnia 2018 r., art. 55), a zamawiający może zażądać, na koszt oferenta, tłumaczenia dowolnego dokumentu na jeden z trzech języków administracyjnych (art. 20 i 68). W praktyce najpierw przygotuj karty techniczne, instrukcje, deklaracje i cenniki po francusku, z wersjami niemieckimi tam, gdzie klienci dystrybutora pracują po niemiecku.

Dowody zgodności

Podstawą jest oznakowanie CE zgodnie z unijnym prawodawstwem, które dotyczy Twojego produktu. Spodziewaj się, że dystrybutor poprosi o deklarację zgodności i stojące za nią sprawozdania z badań, bo zamawiający publiczni wymagają ich w przetargu.

Wpis firmy, który można sprawdzić

Luxembourg Business Registers prowadzi rejestr handlowy i spółek (RCS), rejestr beneficjentów rzeczywistych (RBE) oraz elektroniczny zbiór spółek i stowarzyszeń (RESA); każdy może tam sprawdzić firmę i zamówić odpisy oraz zaświadczenia. Sprawdź tam potencjalnego partnera, a partnera belgijskiego, francuskiego lub niemieckiego w jego krajowym rejestrze. Przygotuj własny odpis z rejestru i numer VAT, bo dystrybutor będzie ich potrzebował do ofert.

Fakturowanie

Od 18 marca 2023 r. wykonawcy, którzy realizują roboty, dostarczają produkty lub świadczą usługi na rzecz luksemburskich podmiotów sektora publicznego, niezależnie od wielkości zamówienia, muszą fakturować elektronicznie. Zmieniona ustawa z 16 maja 2019 r. o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych i umowach koncesji zobowiązuje wykonawców do wystawiania i wysyłania każdej faktury dla instytucji zamawiających jako faktury elektronicznej zgodnej z europejską normą fakturowania elektronicznego (art. 4bis; obowiązek wprowadzano stopniowo według wielkości firmy, a 18 marca 2023 r. był ostatnią datą, o czym gminom przypomniał okólnik nr 2023-024 Ministerstwa Spraw Wewnętrznych). Podmioty publiczne odbierają te faktury przez sieć Peppol, a dostawca bez własnego punktu dostępowego Peppol może wprowadzić fakturę w formularzu online na MyGuichet.lu. Komunikat rządu podaje, że obowiązek dotyczy tylko zamówienia publicznego lub koncesji, a procedura MyGuichet.lu jest dostępna dla wykonawców bez numeru VAT.

Najbardziej dotyczy to Twojego dystrybutora, który wystawia faktury zamawiającemu. Jeśli będziesz fakturować luksemburski podmiot publiczny bezpośrednio, zaplanuj Peppol lub MyGuichet.lu od pierwszego zamówienia i szczegóły sprawdź z doradcą podatkowym.

Terminy płatności

Zgodnie ze zmienioną ustawą z 18 kwietnia 2004 r. o terminach płatności i odsetkach za opóźnienie uzgodniony termin płatności między firmami nie może przekraczać 60 dni, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej, a termin nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela (art. 3 ust. 4); gdy termin nie został uzgodniony, odsetki za opóźnienie biegną po 30 dniach od otrzymania faktury (art. 3 ust. 3). Gdy dłużnikiem jest organ publiczny, termin nie może przekraczać 30 dni, a dłuższy termin, nigdy ponad 60 dni, jest dopuszczalny tylko przy wyraźnym uzgodnieniu obiektywnie uzasadnionym charakterem umowy (art. 4 ust. 3 i 4). Odsetki za opóźnienie to stopa referencyjna plus osiem punktów procentowych (art. 1), a wierzyciel może też żądać ryczałtu 40 € za koszty odzyskiwania należności (art. 5). Zgodnie z ustawą z 8 kwietnia 2018 r. zamawiający publiczny może płacić raty tylko za roboty, dostawy lub usługi wykonane i odebrane (art. 46). Uzgodnij z dystrybutorem warunki, które uwzględniają te cykle, a postanowienia umowy sprawdź z doradcą.

Gdzie widać popyt publiczny

Luksemburskie zamówienia są uporządkowane według szacunkowej wartości zamówienia bez VAT. Poniższe kwoty to te, które Direction des marchés publics opublikowała na 2026 r.

• Do 79 000 €: zamawiający może zastosować procedurę negocjacyjną lub procedurę ograniczoną bez ogłoszenia bez dalszego uzasadnienia (art. 151 rozporządzenia wykonawczego z 8 kwietnia 2018 r., zmienionego rozporządzeniem wielkoksiążęcym z 29 maja 2024 r., które podniosło tę stałą kwotę z 60 000 €; nie jest ona indeksowana co roku). Te procedury nie wymagają publikacji ogłoszenia o zamówieniu (ustawa z 8 kwietnia 2018 r., art. 10).
• Od 79 000 € do 144 986,80 €: te same procedury pozostają dostępne, pod warunkiem że zamawiający zaprosi do złożenia ofert co najmniej trzech kandydatów albo dopuści co najmniej trzech do negocjacji, o ile istnieje wystarczająca liczba odpowiednich kandydatów. Górna kwota to wartość na 2026 r. progu 14 000 € przy indeksie 100 z art. 20 ust. 3 ustawy, korygowana co 1 stycznia o wskaźnik cen konsumpcyjnych (art. 160). Organy administracji centralnej kupujące dostawy lub usługi powyżej 140 000 € muszą zamiast tego stosować procedury z księgi II.
• Powyżej tej kwoty, a poniżej progów unijnych: regułą jest procedura otwarta (art. 18), a procedury otwarte publikuje się elektronicznie na Portail des marchés publics (rozporządzenie wykonawcze, art. 44).
• Progi unijne: od 1 stycznia 2026 r. 140 000 € dla dostaw i usług kupowanych przez organy administracji centralnej i 216 000 € dla pozostałych instytucji zamawiających (rozporządzenie delegowane (UE) 2025/2152; ustawa z 8 kwietnia 2018 r., art. 52). Te ogłoszenia trafiają też do Dziennika Urzędowego UE i pojawiają się w TED.

Portail des marchés publics to platforma do publikowania ogłoszeń, udostępniania dokumentacji przetargowej oraz przyjmowania ofert i całej komunikacji w toku postępowania (rozporządzenie wykonawcze, art. 270). Każdy może tam bezpłatnie przeszukiwać ogłoszenia i pobierać dokumentację przetargową, a portal wymienia też ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Wiele drobnych zakupów poniżej 79 000 € nigdy nie trafia do publicznego ogłoszenia, co jest kolejnym powodem, dla którego zamawiający polegają na dostawcach, których już znają.

Jedna zasada wprost premiuje lokalną obecność. W zamówieniach gminnych do 20 000 € przy indeksie 100 (indeksowanych co roku na podstawie art. 160) kolegium burmistrza i ławników może udzielić zamówienia oferentowi mającemu siedzibę w gminie, jeśli jego cena jest nie więcej niż 5% wyższa od najlepszej oferty (ustawa z 8 kwietnia 2018 r., art. 49).

W TED pokrycie Luksemburga w naszych danych zaczyna się od przejścia na eForms w styczniu 2024 r., więc nasze liczby obejmują okres od początku 2024 r. W tym czasie liczba ogłoszeń wzrosła ze 110 w 2024 r. do 169 w 2025 r., a w 2026 r. jest ich dotąd 132.

Legalny pierwszy kontakt

Luksemburska zasada dotycząca zimnych e-maili do firm nie jest rozstrzygnięta. Art. 11 ust. 1 zmienionej ustawy z 30 maja 2005 r. o prywatności w łączności elektronicznej pozwala na e-mail w celu bezpośredniego pozyskiwania klientów tylko wtedy, gdy jest skierowany do abonenta lub użytkownika, który wyraził uprzednią zgodę. Art. 11 ust. 5 stanowi następnie, że ust. 1 i 3 dotyczą abonenta będącego osobą fizyczną, co czytane samodzielnie pozostawia spółki poza regułą zgody. Trudność tkwi w słowie „użytkownik”: ustawa definiuje użytkownika jako osobę fizyczną lub prawną korzystającą z usługi łączności elektronicznej w celach prywatnych lub zawodowych, co może obejmować pracownika pod adresem służbowym, a ust. 5 nie mówi, jak reguła zgody ma się do użytkowników. Organ ochrony danych CNPD streszcza tę zasadę jako ochronę osób fizycznych przed niezamówionymi e-mailami handlowymi bez uprzedniej zgody, a nie znaleźliśmy wytycznych CNPD rozstrzygających kwestię e-maili do firm.

Co jest jasne: e-mail marketingowy nie może ukrywać tożsamości nadawcy i musi podawać ważny adres do zgłaszania żądań zaprzestania wysyłki (art. 11 ust. 4). Naruszenie podlega karze pozbawienia wolności od ośmiu dni do jednego roku i grzywnie od 251 € do 125 000 € albo jednej z tych kar (art. 11 ust. 6).

Ostrożna droga: pisz na ogólny adres firmy, po francusku, z pełnymi danymi nadawcy i możliwością rezygnacji; przyjmij, że adresy imienne wymagają zgody; a przy pierwszym kontakcie z imiennie wskazanym dyrektorem wybierz list, targi lub polecenie. Jeśli Twoim celem jest dystrybutor belgijski, francuski lub niemiecki obsługujący Luksemburg, do tego kontaktu stosuje się przepisy jego kraju; sprawdź je, zanim napiszesz. To podsumowanie, nie porada prawna; plan kontaktu sprawdź z doradcą. Zasadę i kroki opisuje strona rynku luksemburskiego.

Co to oznacza dla producenta

• Szukaj po obu stronach granicy: sprawdź w TED i na Portail des marchés publics, kto wygrywa Twoje kody CPV w Luksemburgu, i zanotuj, którzy zwycięzcy są belgijscy, francuscy lub niemieccy.
• Zapytaj partnerów w Belgii, Francji i Niemczech, czy składają oferty w Luksemburgu, i wpisz odpowiedź do klauzuli o terytorium.
• Najpierw przygotuj dokumenty po francusku, z wersjami niemieckimi tam, gdzie trzeba: karty techniczne, instrukcje, deklaracje i cenniki, gotowe do oferty elektronicznej.
• Sprawdź każdego kandydata w Luxembourg Business Registers albo w jego krajowym rejestrze i przygotuj własny odpis oraz numer VAT.
• Zaplanuj fakturowanie elektroniczne przez Peppol lub MyGuichet.lu przy wszystkim, co trafia do zamawiającego publicznego, oraz terminy płatności 30 dni, najwyżej 60, tam, gdzie chodzi o pieniądze publiczne.
• Pierwszy kontakt nawiąż listem, na targach albo przez polecenie, albo napisz e-mail na ogólny adres firmy po francusku, z danymi nadawcy i możliwością rezygnacji.

Gdzie pasuje Cresques

Utwórz rynek dla Luksemburga, wybierz kategorie CPV (albo pozwól, by czytnik materiałów zaproponował je na podstawie broszury lub strony WWW), a Cresques pokaże firmy wymienione w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia w TED dla tych kategorii, z usuniętymi danymi osobowymi, w tym belgijskie, francuskie i niemieckie firmy, które tam wygrywają, a także targi, na których spotyka się Twoja branża. Profil firmy pokazuje każde udzielone zamówienie z wartością i zamawiającym oraz rolę zbadaną przez AI, odróżniając niezależnego dystrybutora od spółki zależnej producenta. Pierwsza wiadomość powstaje po francusku, z wersją angielską, wraz z radą co do kanału, którym w Luksemburgu jest ostrożna droga ogólnego adresu albo listu; wysyłasz ją samodzielnie. W płatnych planach możesz obserwować rynek i dostawać alerty e-mailem o nowych zamówieniach. Poniżej progów unijnych Cresques nie pokazuje luksemburskich zamówień; przeszukaj Portail des marchés publics samodzielnie.