Jak wejść na rynek łotewski przez dystrybutorów: lokalni dealerzy, ogłoszenia IUB, katalogi EIS i e-mail z możliwością rezygnacji

Łotwa pasuje producentowi, który szuka zwartego rynku bałtyckiego z jednym krajowym miejscem publikacji wszystkich ogłoszeń o zamówieniach, publicznym rejestrem umów i pierwszym kontaktem, który może legalnie przybrać formę e-maila na ogólny adres firmy, o ile wiadomość zawiera działającą możliwość rezygnacji.

Mówiąc prościej: łotewskie szpitale, gminy, agencje państwowe i spółki państwowe kupują głównie od łotewskich dystrybutorów i hurtowni, które składają oferty po łotewsku, fakturują w kraju oraz dostarczają i serwisują to, co sprzedają. Każde ogłoszenie przechodzi przez system publikacji Biura Nadzoru Zamówień (IUB), większe zamówienia pojawiają się też w TED, a IUB prowadzi rejestr umów, dlatego firmy, które już sprzedają w Twojej kategorii, da się wskazać z nazwy. Kupcy i dystrybutorzy oczekują informacji o produkcie po łotewsku, wpisu firmy, który można sprawdzić, i coraz częściej ustrukturyzowanych e-faktur. Ustawa o usługach społeczeństwa informacyjnego wymaga uprzedniej zgody tylko przy e-mailach do osób fizycznych, więc krótki, uczciwy e-mail na ogólny adres dystrybutora to legalny sposób na rozpoczęcie rozmowy.

Jak kupuje rynek

Lokalni dystrybutorzy i bałtyccy sąsiedzi jako konkurencja

W kategoriach medycznych, laboratoryjnych, meblowych i technicznych typowa droga prowadzi przez łotewskiego dystrybutora, który importuje, trzyma towar na stanie, dostarcza, serwisuje i przygotowuje oferty. W naszej analizie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia na dostawy w TED (listopad 2026 r.) 97,3% zamówień w 7 052 ogłoszeniach zamawiających z Łotwy od listopada 2023 r. trafiło do firm zarejestrowanych w tym kraju (95,2% w ostatnich dwunastu miesiącach, w 2 732 ogłoszeniach). Wśród tych lokalnych zwycięzców są dystrybutorzy i hurtownie, ale też własne lokalne spółki zależne producentów (zob. naszą metodologię). Zagraniczny producent zwykle wchodzi na rynek, trafiając do asortymentu jednego z nich.

Zagraniczne firmy, które wygrywają na Łotwie, pochodzą głównie z sąsiedztwa. Około połowy zamówień, które trafiły do firm zarejestrowanych poza Łotwą, przypadło firmom litewskim, a firmy litewskie, estońskie i fińskie razem odpowiadają za ponad trzy czwarte z nich; firmy niemieckie, polskie i holenderskie są daleko w tyle. Część bałtyckich dystrybutorów obsługuje dwa lub trzy państwa bałtyckie z jednej bazy, więc gdy rozmawiasz o terytorium, zapytaj, czy partner sprzedaje także w Estonii i na Litwie oraz jak wygrywa z litewskimi i estońskimi dostawcami, z którymi spotyka się w przetargach.

Gdzie jest popyt publiczny

Według liczby ogłoszeń o udzieleniu zamówienia największe kategorie dostaw łotewskich zamawiających od listopada 2023 r. to sprzęt medyczny, farmaceutyki i produkty do pielęgnacji osobistej (dział CPV 33, 1 682 ogłoszenia), paliwa i energia (dział 09, 1 011), żywność (dział 15, 702), sprzęt transportowy (dział 34, 651), sprzęt laboratoryjny, optyczny i precyzyjny (dział 38, 470) oraz meble, wyposażenie i środki czystości (dział 39, 430). Liczba ogłoszeń jest stabilna: 2 056 w 2024 r., 2 336 w 2025 r. i 2 314 w 2026 r. do początku listopada.

Targi w Rydze

Ryski organizator targów BT 1 wymienia między innymi Tech Industry dla maszyn, automatyki i elektrotechniki (26–28 listopada 2026 r.), Māja dla wyrobów budowlanych i instalacji budowlanych (1–4 kwietnia 2027 r.), Riga Food dla żywności, opakowań i wyposażenia gastronomicznego (9–11 września 2027 r.), Medbaltica dla sprzętu i materiałów medycznych (23–24 września 2027 r.) oraz Riga Furniture and Interior (15–17 października 2027 r.). Organizator zaznacza, że kalendarz może się zmienić, więc potwierdź daty przed rezerwacją. Targi, które śledzimy według branż, znajdziesz na cresques.com/events.

Dowody, których oczekują łotewscy kupcy

Dokumenty po łotewsku

Ustawa o języku państwowym (Valsts valodas likums) określa zasady językowe, z którymi dystrybutor ma do czynienia na co dzień:

• Każdemu importowanemu produktowi, którego oznakowanie, instrukcja użytkowania, dokumenty gwarancyjne lub paszport techniczny są w języku obcym, musi towarzyszyć tłumaczenie tych informacji na łotewski (art. 21 ust. 3).
• Organy państwowe i samorządowe oraz spółki państwowe lub samorządowe przyjmują i rozpatrują dokumenty od osób tylko po łotewsku, chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 10 ust. 2); dokument w języku obcym przyjmuje się z tłumaczeniem poświadczonym w sposób określony przez Radę Ministrów albo przez notariusza (art. 10 ust. 3). Dokumenty otrzymane z zagranicy można przyjąć i rozpatrzyć bez tłumaczenia (art. 10 ust. 4).

W praktyce spodziewaj się, że dystrybutor poprosi o łotewskie instrukcje, etykiety, karty katalogowe i deklaracje, zanim wpisze Twój asortyment do oferty, a w tle pełną dokumentację techniczną po angielsku. Dokumentacja przetargowa określa własne wymogi językowe, więc czytaj każdą z nich.

Dowody zgodności

Podstawą jest oznakowanie CE zgodnie z unijnym prawodawstwem dla Twojego produktu; spodziewaj się prośby o deklarację zgodności, sprawozdania z badań i informacje dotyczące bezpieczeństwa, w formie elektronicznej, tak aby można je było dołączyć do oferty.

Wpis firmy, który można sprawdzić

Łotewscy kupcy sprawdzają kontrahentów w Rejestrze Przedsiębiorstw (Uzņēmumu reģistrs), który udostępnia publiczną wyszukiwarkę danych firm. Weryfikacja w zamówieniach przebiega też przez moduł e-zaświadczeń Elektronicznego Systemu Zamówień (EIS): dostawca, zamawiający lub partner publiczny może zamówić elektroniczne zaświadczenie, które zbiera informacje z rejestrów państwowych, aby sprawdzić oferenta pod kątem podstaw wykluczenia z ustawy o zamówieniach publicznych. Przygotuj własny odpis z rejestru i numer VAT, a potencjalnego dystrybutora poproś o numer rejestrowy, aby go sprawdzić.

Fakturowanie

Zgodnie z art. 11 ust. 14 ustawy o rachunkowości (Grāmatvedības likums) faktura, którą firma wystawia innej firmie zarejestrowanej na Łotwie, musi być sporządzona jako ustrukturyzowana faktura elektroniczna; art. 1 definiuje ją przez odwołanie do normy europejskiej EN 16931. Harmonogram określają przepisy przejściowe:

• Faktury dla instytucji budżetowych (organów publicznych w rozumieniu ustawy o budżecie i zarządzaniu finansami): zasada obowiązuje od wejścia w życie zmiany 1 stycznia 2025 r.; dla umów zawartych do 31 grudnia 2024 r. obowiązuje najpóźniej od 1 stycznia 2026 r. (przepis przejściowy 9). Od 1 stycznia 2026 r. dane ustrukturyzowanych e-faktur dla tych faktur trzeba też przekazywać Państwowej Służbie Dochodów (przepis przejściowy 10).
• Faktury między firmami, które nie są instytucjami budżetowymi: obowiązek ma zastosowanie od 1 stycznia 2028 r. (przepis przejściowy 8, zmieniony 5 czerwca 2025 r., co przesunęło datę z 2026 r.), a dane trzeba przekazywać Państwowej Służbie Dochodów od tej samej daty (przepis przejściowy 10).

Ustawa o rachunkowości dotyczy firm zarejestrowanych na Łotwie oraz oddziałów i stałych zakładów firm zagranicznych w tym kraju (art. 3), więc Twój łotewski dystrybutor jest bezpośrednio objęty, a dystrybutor sprzedający ministerstwu, agencji państwowej lub gminie już fakturuje w ten sposób. Zamawiający publiczni zorganizowani jako spółki kapitałowe państwowe lub samorządowe nie są instytucjami budżetowymi w rozumieniu art. 3, więc faktury dla nich podlegają dacie z 2028 r.; sprawdź formę prawną zamawiającego. Producent fakturujący łotewskiego dystrybutora z zagranicy nie jest w oczywisty sposób objęty tymi przepisami, ale swoją sytuację potwierdź z doradcą podatkowym.

Terminy płatności

Kodeks cywilny (Civillikums) określa zasady płatności w umowach dostawy towarów i usług. Gdy dłużnikiem jest zamawiający publiczny, pozostaje w zwłoce, jeśli nie zapłacił w ciągu 30 dni od otrzymania faktury (albo od otrzymania towarów lub od odbioru, w przypadkach wymienionych w artykule) (art. 1668.1 i 1668.2); strony mogą wydłużyć ten termin do 60 dni tylko wtedy, gdy jest to obiektywnie uzasadnione charakterem zobowiązania, a w inny sposób tych terminów nie można zmienić umową (art. 1668.7). Między przedsiębiorcami strony mogą uzgodnić termin zapłaty do 60 dni, chyba że wyraźnie uzgodnią inaczej, a postanowienie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 1668.6). Zakupy przez katalogi e-sklepu EIS są opłacane wyłącznie po dostawie: od grudnia 2022 r. EIS deklaruje, że każda transakcja w EIS odbywa się na zasadzie 100% płatności z dołu. Zaplanuj kredyt kupiecki dystrybutora zgodnie z tymi zasadami, a warunki umowy sprawdź z doradcą.

Gdzie widać popyt publiczny

Łotewskie zamówienia publikuje się warstwowo, w zależności od szacunkowej wartości zamówienia (ustawa o zamówieniach publicznych):

• Poniżej 10 000 € dla dostaw i usług procedury z art. 8 i 9 nie mają zastosowania.
• Małe zamówienia, od 10 000 € do poniżej 42 000 € dla dostaw i usług (od 20 000 € do poniżej 170 000 € dla robót budowlanych): zamawiający publikuje w systemie publikacji IUB ogłoszenie o planowanym zamówieniu z co najmniej 10 dniami roboczymi na złożenie ofert, a w ciągu 10 dni roboczych od podpisania umowy publikuje ogłoszenie informacyjne o udzieleniu zamówienia (art. 9 ust. 1, 6 i 17).
• Postępowania o udzielenie zamówienia, od 42 000 € dla umów na dostawy i usługi (art. 8 ust. 4). W ciągu 10 dni roboczych od zawarcia umowy lub umowy ramowej zamawiający publikuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (art. 29 ust. 1).
• Powyżej progów unijnych: gdy szacunkowa wartość osiąga progi określone przez Radę Ministrów, ogłoszenie jest przesyłane przez system publikacji do Urzędu Publikacji UE w celu publikacji w Dzienniku Urzędowym (art. 34 ust. 3) i pojawia się w TED. Od 1 stycznia 2026 r. progi unijne dla dostaw i usług wynoszą 140 000 € dla organów administracji centralnej i 216 000 € dla pozostałych instytucji zamawiających (rozporządzenie delegowane (UE) 2025/2152).

System zarządzania publikacjami to państwowy system informacyjny na stronie IUB, w którym przygotowuje się ogłoszenia, publikuje je tam albo przesyła dalej do Urzędu Publikacji (art. 1 pkt 25). Jego publiczna część to wyszukiwarka ogłoszeń pod adresem info.iub.gov.lv, z wyszukiwaniem według CPV. W ciągu miesiąca od zatwierdzenia rocznego budżetu każdy zamawiający musi też opublikować planowane zamówienia w państwowym systemie elektronicznym dla przetargów, czyli w EIS, z przedmiotem, planowanym kodem CPV i planowanym kwartałem lub miesiącem (art. 18 ust. 1). To pokazuje, w jakich przetargach dystrybutor prawdopodobnie wystartuje w najbliższym czasie.

Te przedziały zmienią się 1 stycznia 2028 r. Zmiany przyjęte 14 maja 2026 r. uchylają art. 9 i zastępują go zamówieniami uproszczonymi na dostawy i usługi od 20 000 € do progów określonych przez Radę Ministrów (nowy art. 9.1); pełne procedury będą wtedy dotyczyć umów na dostawy i usługi dopiero od tych progów (art. 8 ust. 4 w nowym brzmieniu), a każdy zamawiający opublikuje w systemie publikacji IUB plan zamówień obejmujący wszystkie swoje zamówienia (nowy art. 9.2), który zastąpi ogłoszenie planistyczne w EIS z art. 18 ust. 1 (przepis przejściowy 26).

Rejestr umów

W ciągu jednego dnia roboczego od ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, ogłoszenia o zmianach w trakcie realizacji umowy albo ogłoszenia o wykonaniu umowy IUB tworzy lub aktualizuje wpis dotyczący tej umowy w swoim rejestrze umów (art. 60.1). Zamawiający muszą opublikować ogłoszenie o wykonaniu umowy w ciągu 10 dni roboczych od jej wykonania (art. 33.1). Wyszukiwanie w rejestrze według dostawcy pokazuje dostawy, które nigdy nie trafiają do TED, w tym małe zamówienia.

Zamówienia elektroniczne i zakupy centralne

EIS, prowadzony przez Państwową Agencję Rozwoju Cyfrowego, ma cztery części: e-zamówienia, czyli sklep internetowy, w którym kilku dostawców oferuje towary standardowe na podstawie umów ramowych zawartych przez centralnego zamawiającego; e-aukcje; e-przetargi, do przygotowywania i składania ofert; oraz e-zaświadczenia. Dostawcy zarejestrowani na Łotwie mogą sami zarejestrować się w EIS online. Organy administracji bezpośredniej muszą kupować towary i usługi z grup określonych przez Radę Ministrów u wyznaczonego centralnego zamawiającego, gdy wydają na daną grupę 1 000 € lub więcej w ciągu 12 miesięcy; dla gmin i ich instytucji próg wynosi 10 000 € (art. 17 ust. 7 i 8). W tych kategoriach firmy, do których warto się zwrócić, to dostawcy obecni w katalogach EIS.

Legalny pierwszy kontakt

Strona rynku łotewskiego klasyfikuje e-mail do firm jako dozwolony, a podstawa jest następująca. Art. 9 ust. 1 ustawy o usługach społeczeństwa informacyjnego (Informācijas sabiedrības pakalpojumu likums) zakazuje wysyłania informacji handlowej e-mailem, faksem lub przez automatyczne systemy wywołujące do odbiorcy, który nie wyraził uprzedniej, dobrowolnej i jednoznacznej zgody; art. 9 ust. 2 pozwala usługodawcy wykorzystywać adresy e-mail uzyskane od własnych klientów do podobnych produktów. Art. 9 ust. 6 określa następnie zakres: zakazy i ograniczenia z ust. 1–3 dotyczą informacji handlowych wysyłanych do osób fizycznych. Wymóg zgody nie obejmuje więc e-maila adresowanego do firmy.

Jedna zasada dotyczy każdego odbiorcy. Art. 9 ust. 4 zakazuje handlowych e-maili podających nieważny adres, na który odbiorca mógłby wysłać żądanie zaprzestania wysyłki, oraz ignorowania odmowy odbiorcy dalszej komunikacji; każda zakazana wiadomość stanowi odrębne naruszenie (art. 9 ust. 5). Nadzór nad usługami społeczeństwa informacyjnego w zakresie swoich kompetencji sprawują Centrum Ochrony Praw Konsumentów i Państwowa Inspekcja Danych (art. 12 ust. 1).

Ustawa nie rozstrzyga, czy adres imienny pracownika, na przykład vards.uzvards@firma.lv, oznacza komunikację z osobą fizyczną. Ostrożna droga to pisanie na ogólny adres, który publikuje dystrybutor (info@ lub sales@), i korzystanie z kontaktów imiennych dopiero po jego odpowiedzi. Do danych każdej konkretnej osoby, które przetwarzasz, stosuje się prawo ochrony danych. W wiadomości wyjaśnij, dlaczego Twój asortyment pasuje do portfolio dystrybutora, przedstaw w pełni swoją firmę, dodaj działający adres do odpowiedzi i wyraźną informację o możliwości rezygnacji, a każdą odmowę zapisuj i respektuj. Pierwszy kontakt po angielsku będzie zwykle zrozumiały (zob. stronę rynku), a krótka wersja łotewska obok pokazuje, że odrobiłeś pracę domową. To podsumowanie, nie porada prawna; plan kontaktu sprawdź z doradcą. Zasady obowiązujące w całej UE opisuje poradnik Prawo B2B outreachu w UE: pięć zasad obowiązujących wszędzie.

Co to oznacza dla producenta

• Znajdź dystrybutorów przez TED, wyszukiwarkę ogłoszeń IUB i rejestr umów IUB, a jeśli Twoja kategoria jest kupowana centralnie, sprawdź katalogi EIS.
• Sprawdź każdego kandydata w Rejestrze Przedsiębiorstw, a własny odpis z rejestru i numer VAT przygotuj na ich weryfikację.
• Przed pierwszym spotkaniem przygotuj łotewskie etykiety, instrukcje, warunki gwarancji i karty katalogowe, a w tle pełną dokumentację techniczną po angielsku.
• Spodziewaj się, że dystrybutor już teraz potrzebuje ustrukturyzowanych e-faktur dla instytucji budżetowych, a od 1 stycznia 2028 r. dla wszystkich łotewskich klientów biznesowych.
• Trzymaj terminy płatności w granicach kodeksu cywilnego: gdy płaci zamawiający publiczny, 30 dni albo do 60 dni, jeśli jest to uzasadnione; między przedsiębiorcami do 60 dni, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej.
• Spodziewaj się konkurencji ze strony dostawców litewskich, estońskich i fińskich i zapytaj potencjalnego partnera, czy może obsługiwać pozostałe państwa bałtyckie.
• Pisz e-mail na ogólny adres dystrybutora, z danymi nadawcy i możliwością rezygnacji, albo spotkaj go na targach w Rydze, takich jak Medbaltica dla materiałów medycznych.

Gdzie pasuje Cresques

Utwórz rynek dla Łotwy, wybierz kategorie CPV (albo pozwól, by czytnik materiałów zaproponował je na podstawie broszury lub strony WWW), a Cresques pokaże firmy wymienione w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia w TED dla tych kategorii, z usuniętymi danymi osobowymi, a także targi, na których spotyka się Twoja branża. Profil firmy pokazuje każde zamówienie z wartością i zamawiającym oraz rolę zbadaną przez AI, odróżniając niezależnego dystrybutora od własnej spółki zależnej producenta; w przypadku łotewskich firm, których złożone sprawozdania finansowe importujemy, płatne plany pokazują też ich finanse. Pierwsza wiadomość powstaje po łotewsku, z wersją angielską, jako e-mail z możliwością rezygnacji; wysyłasz ją samodzielnie. Powiadomienia e-mail o nowych zamówieniach są dostępne w płatnych planach. Poniżej progów unijnych Cresques nie pokazuje łotewskich zamówień; ogłoszenia IUB i rejestr umów przeszukaj samodzielnie według kodu CPV.