Vertragsende als Zeitsignal: Wann Auftraggeber und Lieferant wieder ins Gespräch kommen

Ein öffentlicher Auftrag hat einen Beginn, ein Ende und oft eine festgelegte Zahl von Verlängerungen, und alle drei stehen in der Zuschlagsbekanntmachung. Damit ist die öffentliche Beschaffung von Lieferungen einer der wenigen Märkte, auf denen ein Außenstehender ein Jahr im Voraus wissen kann, wann ein Auftraggeber und sein derzeitiger Lieferant die Frage, was von wem gekauft wird, neu aufrollen. Ein Hersteller wird nicht selbst bieten; er braucht seinen Distributor, der an diesem Termin mit etwas Besserem bereitsteht als beim letzten Mal.

Einfach gesagt: Das Enddatum in einer Bekanntmachung abzüglich der Zeit, die ein Auftraggeber für ein neues Verfahren braucht, ergibt das Zeitfenster, in dem der bisherige Lieferant nach einem Vorteil sucht und seine Konkurrenten nach einem Weg hinein. Dann ist ein neuer Hersteller im Sortiment des Distributors am willkommensten, und dann sollten Sie im Gespräch sein.

Wo die Daten stehen

Seit eForms im Oktober 2023 verpflichtend wurden, ist die Laufzeit ein strukturiertes Datum. Die Geschäftsbegriffe (Business Terms) sind:

• Duration Start Date (BT-536, Beginn der Laufzeit) und Duration End Date (BT-537, Ende der Laufzeit) oder eine Duration Period (BT-36, Laufzeit) wie „48 Monate“;
• Renewal Maximum (BT-58), die maximale Zahl möglicher Verlängerungen des Vertrags, mit einer Renewal Description (BT-57, Beschreibung der Verlängerungen);
• Contract Conclusion Date (BT-145, Datum des Vertragsabschlusses) und Winner Decision Date (BT-1451, Datum der Zuschlagsentscheidung).

Zwei rechtliche Grenzen rahmen sie ein. Eine Zuschlagsbekanntmachung muss „spätestens 30 Tage“, nachdem der Auftrag vergeben oder die Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurde, übermittelt werden (Art. 50 Abs. 1 der Richtlinie 2014/24/EU), eine veröffentlichte Bekanntmachung ist beim Erscheinen also höchstens etwa einen Monat alt. Und die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung beträgt „mit Ausnahme angemessen begründeter Sonderfälle“ maximal vier Jahre (Art. 33 Abs. 1), sodass auch ein Zuschlag für eine Rahmenvereinbarung ohne ausdrückliches Enddatum eines hat (acht Jahre für Auftraggeber in den Bereichen Wasser, Energie, Verkehr und Postdienste nach Art. 51 Abs. 1 der Richtlinie 2014/25/EU).

Vom Enddatum zum Zeitfenster

Ein Auftraggeber, der am Tag des Vertragsendes einen neuen Lieferanten haben will, muss vorher ein Verfahren abschließen. Beim offenen Verfahren beträgt die Mindestfrist für den Eingang der Angebote 35 Tage ab Absendung der Auftragsbekanntmachung (Art. 27 Abs. 1); sie kann auf 15 Tage verkürzt werden, wenn zwischen 35 Tagen und 12 Monaten zuvor eine Vorinformation veröffentlicht wurde (Art. 27 Abs. 2). Vor der Bekanntmachung schreibt der Auftraggeber die Leistungsbeschreibung und holt Genehmigungen ein; nach Fristablauf wertet er aus, erteilt den Zuschlag, wartet die Stillhaltefrist ab und unterschreibt. Der ganze Zyklus dauert Monate, und ein gut organisierter Auftraggeber beginnt mit der Planung deutlich früher.

Die nützliche Rechnung lautet also:

1. Nehmen Sie das Enddatum oder das Anfangsdatum plus Laufzeit.
2. Sind Verlängerungen zulässig, gehen Sie davon aus, dass der Auftraggeber sie nutzen kann; das „tatsächliche“ Ende ist dann das Enddatum plus die Verlängerungszeiträume, und die Entscheidung gegen eine Verlängerung ist selbst ein Signal.
3. Rechnen Sie vom frühesten plausiblen Ende zurück. Die Monate davor sind das Fenster, in dem Leistungsbeschreibungen geschrieben und Lieferanten sondiert werden.
4. Achten Sie auf eine Vorinformation desselben Auftraggebers nach Art. 48: Auftraggeber können geplante Beschaffungen bis zu 12 Monate im Voraus ankündigen, und diese Bekanntmachung ist die deutlichste Bestätigung, dass das Fenster offen ist.

Was das Fenster für jede Seite bedeutet

Für den Auftraggeber ist es der Moment, zu beheben, was beim letzten Mal schiefging: ein Produkt, das versagt hat, Lieferprobleme, ein Preis, der davongelaufen ist. Auftraggeber schreiben diese Lehren in die nächste Leistungsbeschreibung.

Für den bisherigen Lieferanten ist es eine Verteidigung. Er wird versuchen, die neue Leistungsbeschreibung mit seinem bestehenden Sortiment zu erfüllen, und wenn das nicht gelingt, nach einem Hersteller suchen, dessen Produkte es können.

Für die konkurrierenden Distributoren, die beim letzten Mal verloren oder nicht geboten haben, ist es die eine Chance in vier Jahren, und ein neuer Hersteller mit einem Produkt, das der bisherige Lieferant nicht führt, ist eine der günstigsten Möglichkeiten, ein Angebot abzuheben.

Ein Hersteller, der in den Markt eintritt, steht bei allen dreien auf der Lieferseite. Er kann die Leistungsbeschreibung nicht ändern und wird nicht bieten, aber er kann das Produkt früh genug in die Hände des Distributors geben, damit es ins Angebot kommt.

Was ein Hersteller mit einem Datum konkret anfangen kann

• Den Zeitpunkt der Ansprache wählen. Nehmen Sie sechs bis zwölf Monate vor dem frühesten plausiblen Ende Kontakt zu den Distributoren auf, die in dieser Kategorie aktiv sind, nicht erst, wenn der neue Zuschlag veröffentlicht ist. Bis dahin ist das Sortiment für eine weitere Laufzeit bereits festgelegt.
• Die Argumente für die Leistungsbeschreibung mitbringen. Das Angebot des Distributors wird nach den Kriterien des Auftraggebers bewertet. Zertifikate, Prüfberichte, Umweltzeichen und Zusagen zum Kundendienst sind das, womit ein Distributor mit Ihrem Produkt Punkte sammelt; schicken Sie diese, keine Broschüre.
• Muster zur Bewertung anbieten. Auftraggeber prüfen bei der Auswertung oft Muster. Ein Distributor, der Ihr Produkt zeigen kann, schlägt einen, der es nur beschreiben kann.
• Den Herausforderer bevorzugen, wenn der bisherige Lieferant gut im Sattel sitzt. Ein bisheriger Lieferant mit einem Vertrag als einziger Lieferant und ohne erneuten Wettbewerb hat bis zum Fenster wenig Grund, Sie aufzunehmen. Ein Distributor, der den letzten Zuschlag verloren hat, hat ihn jetzt.
• Der Struktur der Rahmenvereinbarung folgen. Bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Lieferanten und erneutem Wettbewerb (Art. 33 Abs. 4) werden Einzelaufträge über die ganze Laufzeit umkämpft, das Fenster ist also dauerhaft offen, und die erste Bestellung kann jederzeit kommen.

Einschränkungen

Das Enddatum ist vielleicht nicht das Ende. Art. 72 Abs. 1 lit. a erlaubt Änderungen unabhängig von ihrem Wert, wenn sie in den ursprünglichen Auftragsunterlagen in „klar, präzise und eindeutig formulierten Überprüfungsklauseln“ oder Optionen vorgesehen waren; ein Vertrag mit Optionen kann ohne neues Verfahren verlängert werden. Art. 72 Abs. 2 erlaubt außerdem ohne neues Verfahren Änderungen unterhalb der EU-Schwellenwerte und unter 10 Prozent des ursprünglichen Auftragswerts bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (15 Prozent bei Bauaufträgen), solange sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert.

Die Daten sind nicht immer ausgefüllt. Nicht jede Bekanntmachung enthält ein Anfangs- und Enddatum; manche nennen nur einen Zeitraum, manche gar nichts. Ist das Feld leer, ist die Höchstlaufzeit einer Rahmenvereinbarung von vier Jahren (acht bei Sektorenauftraggebern) ein Anhaltspunkt, keine Tatsache.

Das Ende einer Rahmenvereinbarung ist nicht das Ende eines Einzelauftrags. Einzelaufträge können über das Ende der Rahmenvereinbarung hinauslaufen; das Enddatum der Rahmenvereinbarung sagt Ihnen, wann die Auswahl neu erfolgt, nicht wann eine bestimmte Lieferung endet.

Der Auftraggeber schreibt vielleicht nicht dasselbe neu aus. Das nächste Verfahren kann einen anderen CPV-Code verwenden, anders in Lose aufgeteilt sein, in einen Bauauftrag gebündelt werden oder unter den Schwellenwert fallen und nie auf TED erscheinen. Das Fenster ist eine Wahrscheinlichkeit, kein Termin.

Die Bekanntmachung hinkt einen Monat hinterher. Bei einer Veröffentlichungsfrist von 30 Tagen läuft der Vertrag bereits seit Wochen, wenn Sie davon lesen. Rechnen Sie ab dem Datum des Vertragsabschlusses, nicht ab dem Tag, an dem Sie die Bekanntmachung gefunden haben.

Was das für einen Hersteller bedeutet

Lesen Sie die Daten als Kalender, nicht als Geschichte. Jede Zuschlagsbekanntmachung in Ihrer Kategorie ist auch eine Prognose: Dieser Auftraggeber und dieser Lieferant werden um dieses Datum herum wieder miteinander sprechen, und die Distributoren in ihrem Umfeld werden in den Monaten davor nach einem Vorteil suchen. Planen Sie Ihre Ansprache jedes Distributors um die Fenster herum, die für ihn zählen, bringen Sie das Material mit, nach dem sein Angebot bewertet wird, und überlassen Sie das Bieten dem Distributor. In Cresques sind die Vertragslaufzeiten, die zu jeder Zuschlagsbekanntmachung gespeichert werden, genau für diese Lesart da; Benachrichtigungen über näher rückende Fenster sind geplant, aber noch nicht verfügbar.