Daty końca umów a wybór momentu: kiedy zamawiający i jego dostawca znów usiądą do rozmów

Umowa w zamówieniach publicznych ma początek, koniec i często określoną liczbę wznowień — a wszystkie trzy elementy są zapisane w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia. Dzięki temu dostawy publiczne to jeden z niewielu rynków, na których osoba z zewnątrz może z rocznym wyprzedzeniem wiedzieć, kiedy zamawiający i jego obecny dostawca wrócą do pytania, co kupować i od kogo. Producent nie będzie składał oferty; potrzebuje, by jego dystrybutor był w tym terminie gotowy z czymś lepszym niż poprzednio.

W skrócie: data końca z ogłoszenia minus czas, którego zamawiający potrzebuje na przeprowadzenie nowego postępowania, to okno, w którym obecny dostawca szuka przewagi, a jego konkurenci — sposobu, by wejść. Wtedy nowy producent w ofercie dystrybutora jest najbardziej mile widziany i wtedy powinieneś rozmawiać.

Gdzie są daty

Odkąd w październiku 2023 r. eForms stały się obowiązkowe, czas trwania umowy to dane ustrukturyzowane. Pola (business terms) to:

• Duration Start Date (BT-536, data rozpoczęcia) i Duration End Date (BT-537, data zakończenia) albo Duration Period (BT-36, okres obowiązywania), np. „48 miesięcy”;
• Renewal Maximum (BT-58), czyli maksymalna liczba wznowień umowy, wraz z Renewal Description (BT-57, opisem wznowień);
• Contract Conclusion Date (BT-145, data zawarcia umowy) i Winner Decision Date (BT-1451, data wyboru wykonawcy).

Wyznaczają je dwa limity prawne. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia należy przesłać „nie później niż 30 dni po zawarciu umowy lub umowy ramowej” (art. 50 ust. 1 dyrektywy 2014/24/UE), więc opublikowane ogłoszenie ma w chwili ukazania się najwyżej około miesiąca. A okres obowiązywania umowy ramowej „nie przekracza czterech lat, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków” (art. 33 ust. 1), więc umowa ramowa bez wyraźnej daty końca i tak ją ma (osiem lat dla zamawiających z sektorów wodnego, energetycznego, transportowego i usług pocztowych zgodnie z art. 51 ust. 1 dyrektywy 2014/25/UE).

Jak zamienić datę końca w okno

Zamawiający, który chce mieć nowego dostawcę w dniu wygaśnięcia starej umowy, musi wcześniej zakończyć postępowanie. W przetargu nieograniczonym minimalny termin składania ofert wynosi 35 dni od wysłania ogłoszenia o zamówieniu (art. 27 ust. 1); można go skrócić do 15 dni, jeśli wstępne ogłoszenie informacyjne opublikowano od 35 dni do 12 miesięcy wcześniej (art. 27 ust. 2). Przed ogłoszeniem zamawiający pisze specyfikację i uzyskuje zatwierdzenie; po terminie składania ofert ocenia je, udziela zamówienia, odczekuje okres zawieszenia (standstill) i podpisuje umowę. Cały cykl trwa miesiące, a dobrze zorganizowany zamawiający zaczyna planowanie znacznie wcześniej.

Przydatna arytmetyka wygląda więc tak:

1. Weź datę końca albo datę początku plus czas trwania.
2. Jeśli dopuszczono wznowienia, zakładaj, że zamawiający może z nich skorzystać; „prawdziwy” koniec to data końca plus okresy wznowień, a decyzja o niewznowieniu sama w sobie jest sygnałem.
3. Licz wstecz od najwcześniejszego prawdopodobnego końca. Miesiące przed nim to okno, w którym pisze się specyfikację i sonduje dostawców.
4. Wypatruj wstępnego ogłoszenia informacyjnego tego samego zamawiającego na podstawie art. 48: zamawiający mogą zapowiadać planowane zamówienia do 12 miesięcy wcześniej, a takie ogłoszenie to najwyraźniejsze potwierdzenie, że okno jest otwarte.

Co okno oznacza dla każdej ze stron

Dla zamawiającego to moment, by naprawić to, co ostatnio poszło źle: produkt, który zawiódł, problemy z dostawami, cenę, która odpłynęła. Zamawiający wpisują te wnioski do kolejnej specyfikacji.

Dla obecnego dostawcy to obrona. Będzie próbował spełnić nową specyfikację swoim dotychczasowym asortymentem, a jeśli ten nie wystarczy, poszuka producenta, którego produkty dadzą radę.

Dla konkurencyjnych dystrybutorów, którzy ostatnio przegrali albo nie złożyli oferty, to jedyna szansa na cztery lata, a nowy producent z produktem, którego obecny dostawca nie ma, to jeden z najtańszych sposobów na wyróżnienie oferty.

Producent wchodzący na rynek stoi po stronie podaży wobec wszystkich trzech. Nie zmieni specyfikacji i nie złoży oferty, ale może dostarczyć produkt dystrybutorowi na tyle wcześnie, by znalazł się w ofercie.

Co producent może naprawdę zrobić z datą

• Wybierz moment kontaktu. Odezwij się do dystrybutorów aktywnych w danej kategorii od sześciu do dwunastu miesięcy przed najwcześniejszym prawdopodobnym końcem, a nie po opublikowaniu nowego rozstrzygnięcia. Wtedy asortyment jest już ustalony na kolejny okres umowy.
• Przynieś argumenty pod specyfikację. Oferta dystrybutora będzie oceniana według kryteriów zamawiającego. Certyfikaty, raporty z badań, oznakowania środowiskowe i zobowiązania serwisowe pozwalają dystrybutorowi zdobyć punkty Twoim produktem; wysyłaj je, a nie broszurę.
• Zaoferuj próbki do oceny. Zamawiający często sprawdzają próbki podczas oceny ofert. Dystrybutor, który może pokazać Twój produkt, wygrywa z tym, który może go tylko opisać.
• Wybieraj pretendenta, gdy obecnemu dostawcy jest wygodnie. Obecny dostawca z umową z jednym wykonawcą, bez ponownego poddania zamówień konkurencji, ma niewiele powodów, by dodać Cię do oferty przed otwarciem okna. Dystrybutor, który przegrał ostatnie rozstrzygnięcie, ma powód już teraz.
• Śledź strukturę umowy ramowej. W umowie ramowej z kilkoma wykonawcami i ponownym poddaniem zamówień konkurencji (art. 33 ust. 4) o zamówienia wykonawcze walczy się przez cały okres jej obowiązywania, więc okno jest otwarte stale, a pierwsze zamówienie może przyjść w każdej chwili.

Zastrzeżenia

Data końca może nie być końcem. Art. 72 ust. 1 lit. a dopuszcza zmiany o dowolnej wartości, jeśli przewidziano je w pierwotnych dokumentach zamówienia w formie „jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych klauzul przeglądowych” lub opcji; umowę z opcjami można przedłużyć bez nowego postępowania. Art. 72 ust. 2 pozwala też na zmiany poniżej progów UE i poniżej 10% wartości pierwotnej w przypadku zamówień na dostawy i usługi (15% w przypadku robót budowlanych) bez nowego postępowania, o ile nie zmienia się ogólny charakter umowy.

Daty nie zawsze są wypełnione. Nie każde ogłoszenie podaje datę rozpoczęcia i zakończenia; niektóre podają tylko okres, niektóre nic. Gdy pole jest puste, czteroletnie maksimum umowy ramowej (osiem lat w sektorach użyteczności publicznej) to wartość zastępcza, a nie fakt.

Koniec umowy ramowej to nie koniec zamówienia wykonawczego. Poszczególne zamówienia wykonawcze mogą trwać dłużej niż umowa ramowa; data końca umowy ramowej mówi, kiedy kwalifikacja zostanie przeprowadzona od nowa, a nie kiedy ustaje konkretna dostawa.

Zamawiający może nie ogłosić przetargu na to samo. Kolejne postępowanie może mieć inny kod CPV, inny podział na części, zostać włączone do zamówienia na roboty budowlane albo spaść poniżej progu i nigdy nie pojawić się w TED. Okno to prawdopodobieństwo, a nie umówione spotkanie.

Ogłoszenie jest opóźnione o miesiąc. Przy 30-dniowym terminie publikacji umowa trwa już od tygodni, gdy o niej czytasz. Licz od daty zawarcia umowy, a nie od dnia, w którym znalazłeś ogłoszenie.

Co to oznacza dla producenta

Czytaj daty jak kalendarz, a nie jak historię. Każde ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Twojej kategorii to także prognoza: ten zamawiający i ten dostawca znów porozmawiają mniej więcej w tym terminie, a dystrybutorzy wokół nich będą w poprzedzających miesiącach szukać przewagi. Planuj kontakt z każdym dystrybutorem wokół okien, które są dla niego ważne, przynieś materiały, według których będzie oceniana jego oferta, i zostaw składanie ofert dystrybutorowi. W Cresques czasy trwania umów zapisane przy każdym ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia służą właśnie do takiej lektury; alerty o zbliżających się oknach są w planach, ale jeszcze niedostępne.