Umowy ramowe: dlaczego opublikowana wartość to nie wielkość sprzedaży

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia mówi, że firma wygrała umowę ramową na meble biurowe wartą kilka milionów euro. Producent, który je czyta, wnioskuje, że ta firma sprzedaje temu zamawiającemu meble biurowe za kilka milionów euro. Zwykle tak nie jest. Ta liczba to limit tego, co zamawiający może zamówić w ciągu kilku lat, być może od kilku wykonawców, a prawdziwe zamówienia przychodzą później i w większości pozostają niewidoczne.

W skrócie: umowa ramowa to zakwalifikowana z góry lista zakupów, a nie zakup. Jej opublikowana wartość to maksimum, jakie zamawiający może wydać przez cały okres obowiązywania, dzielone między wszystkich wykonawców umowy ramowej. Traktuj ją jako deklarację zamiaru i dowód kwalifikacji, nigdy jako przychód.

Czym jest umowa ramowa

Art. 33 dyrektywy 2014/24/UE definiuje umowę ramową jako porozumienie między co najmniej jedną instytucją zamawiającą a co najmniej jednym wykonawcą, które ustala warunki zamówień udzielanych w danym okresie, w szczególności w zakresie cen i, w stosownych przypadkach, przewidywanych ilości. Okres obowiązywania „nie przekracza czterech lat, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków”. W sektorach użyteczności publicznej (woda, energia, transport, usługi pocztowe) dyrektywa 2014/25/UE dopuszcza osiem lat z tym samym zastrzeżeniem.

Zamówienia faktycznie składane na podstawie umowy ramowej nazywa się zwykle zamówieniami wykonawczymi (call-offs). Motywy dyrektywy jasno określają ich czas: zamówień wykonawczych trzeba udzielić przed wygaśnięciem umowy ramowej, ale pojedyncze zamówienie wykonawcze może trwać dłużej.

Jeden wykonawca czy kilku

Art. 33 rozróżnia dwa modele. Przy jednym wykonawcy zamówienia wykonawcze składa się na uzgodnionych warunkach, a zamawiający może w razie potrzeby poprosić wykonawcę o pisemne uzupełnienie oferty. Przy kilku wykonawcach zamawiający ma trzy sposoby składania zamówień:

• bezpośrednie udzielenie zamówienia na warunkach umowy ramowej, bez ponownego konkursu;
• model mieszany, w którym część zamówień składa się bezpośrednio, a część po konkursie między wykonawcami;
• ponowne poddanie konkurencji między wykonawcami każdego zamówienia, jeśli nie wszystkie warunki ustalono z góry („minikonkurs”).

W umowie ramowej z kilkoma wykonawcami samo bycie jej stroną niczego nie gwarantuje. Wykonawca może zdobyć miejsce w umowie i przez cztery lata nie dostać żadnego zamówienia.

Dlaczego opublikowana wartość wprowadza w błąd

To pułap, a nie prognoza

W ogłoszeniach eForms dla części zamówienia mogą pojawić się trzy wartości: szacunkowa wartość zamawiającego (BT-27), wartość zwycięskiej oferty (BT-720) oraz, w przypadku umów ramowych, maksymalna wartość umowy ramowej: BT-271 w opisie części i BT-709 w wynikach ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, obliczana na podstawie zwycięskich ofert. Maksymalna wartość umowy ramowej to prawny pułap na cały okres obowiązywania. Zamawiający celowo ustawiają go wysoko, bo jego przekroczenie wymagałoby nowego postępowania, a wydanie mniej nie ma żadnych konsekwencji.

Obejmuje cały okres obowiązywania

Cztery lata potencjalnych zamówień publikuje się jako jedną liczbę. Kwota, która wygląda na duży roczny obrót, oznacza w najlepszym razie jedną czwartą tej sumy rocznie.

Jest dzielona

Gdy umowa ramowa ma kilku wykonawców, pułap to suma dla wszystkich. Nic w ogłoszeniu nie mówi, jak zostanie podzielony, a o podziale decyduje się zamówienie po zamówieniu.

Może obejmować wielu zamawiających

Centralni zamawiający zawierają umowy ramowe w imieniu innych instytucji. Pułap sumuje wtedy potencjalny popyt wszystkich instytucji uprawnionych do korzystania z umowy ramowej, a większość z nich nigdy nie złoży na jej podstawie zamówienia.

Zamówienia wykonawcze w większości nie są publikowane

Art. 50 ust. 2: w przypadku zamówień opartych na umowie ramowej instytucje zamawiające „nie są zobowiązane do przesyłania ogłoszenia o wynikach postępowania o udzielenie zamówienia dla każdego zamówienia opartego na tej umowie”; państwa członkowskie mogą zamiast tego dopuścić zbiorcze ogłoszenia przesyłane w ciągu 30 dni od końca każdego kwartału. W praktyce publikuje się zawarcie umowy ramowej, a prawdziwej sprzedaży — nie.

Jak czytać wartości umów ramowych

Użyj ogłoszenia, by ustalić fakty, i dopiero potem zrób ostrożny szacunek.

Fakty, które daje Ci ogłoszenie. Zamawiający zamierza kupować tę kategorię przez maksymalnie cztery lata. Zakwalifikował tego wykonawcę (lub tych wykonawców) pod względem ceny i możliwości. Zamawiający i wykonawca będą przez cały okres w aktywnej relacji ze znaną datą końca. Liczba otrzymanych ofert mówi, jak bardzo konkurowano o to miejsce.

Ostrożny szacunek. Podziel maksymalną wartość umowy ramowej przez liczbę lat, potem przez liczbę wykonawców w danej części, a następnie zmniejsz wynik, bo pułapy ustawia się wysoko. Wynik to przybliżona górna granica rocznej sprzedaży jednego wykonawcy w ramach tej umowy, a nie wartość oczekiwana. Jeśli zamawiający jest centralnym zamawiającym, zmniejsz go jeszcze raz. Jeśli potrzebujesz prawdziwej liczby, ogłoszenie jej nie poda; mogą ją podać sprawozdania finansowe wykonawcy albo dane o wydatkach zamawiającego.

Porównaj trzy wartości. Jeśli są podane zarówno wartość szacunkowa, jak i wartość oferty, a wartość oferty jest znacznie niższa, wykonawca złożył agresywną ofertę albo zamawiający przeszacował. Jeśli podana jest tylko maksymalna wartość umowy ramowej, patrzysz na pułap i nic więcej. Wartości zastępcze, takie jak 0 albo 1, pojawiają się, gdy zamawiający w ogóle nie chce publikować kwoty.

Dlaczego umowy ramowe i tak są ważne dla producenta

Wartość to najmniej przydatna część informacji o zawarciu umowy ramowej. Przydatne jest to, co mówi ona o zwycięzcy:

• ma asortyment i cennik, które przeszły formalną ocenę w Twojej kategorii;
• ma wieloletnią relację z instytucjonalnym zamawiającym, często z ponownym konkursem, który nagradza nowe produkty i lepsze ceny;
• nowy przetarg zostanie ogłoszony w znanym terminie, a wtedy zamawiający i każdy wykonawca umowy ramowej będą szukać przewagi.

Dystrybutor, który jest stroną umowy ramowej z kilkoma wykonawcami i minikonkursami, ma bezpośrednią, legalną motywację, by dodać nowego producenta, którego produkty pozwolą mu wygrać kolejne zamówienie wykonawcze. To o wiele lepszy początek rozmowy niż opublikowana wartość.

Co to oznacza dla producenta

Gdy widzisz zawarcie umowy ramowej w swojej kategorii, nie pytaj „ile sprzedali”. Zadaj trzy inne pytania. Czy zwycięzca to pośrednik (droga na rynek), czy producent (konkurent)? Ilu wykonawców dzieli umowę ramową i czy zamówienia są ponownie poddawane konkurencji? Kiedy się kończy? Pierwsze mówi Ci, czy z nimi rozmawiać, drugie — czego od Ciebie potrzebują, a trzecie — kiedy.