Markteintritt in Dänemark über Distributoren: regionaler Krankenhauseinkauf, SKI-Vereinbarungen und ein Erstkontakt auf Papier

Dänemark ist ein kleiner Markt mit gut organisierten Einkäufern. Seine Krankenhäuser kaufen über fünf Regionen ein, die oft gemeinsam ausschreiben, seine Arzneimittel laufen über eine regionale Einkaufsgesellschaft, und eine zentrale Beschaffungsstelle im Eigentum des Staates und der Gemeinden betreibt Vereinbarungen, die rund tausend öffentliche Organisationen nutzen. Ein Hersteller bietet in diesem System selten allein; er erreicht es über den dänischen Distributor, der die Verträge bereits hält. Was Dänemark im Gegenzug verlangt, sind dänische Produktinformationen, wo das Gesetz sie vorschreibt, Rechnungen, die öffentliche Auftraggeber elektronisch lesen können, und eine erste Ansprache, die keine Werbe-E-Mail ist.

Kurz gesagt: Dänische gewerbliche und öffentliche Kunden werden von Großhändlern und Fachdistributoren bedient. Der Krankenhauseinkauf wird von den fünf Regionen organisiert, die gemeinsame Ausschreibungen über Regionernes Fælles Indkøb durchführen; Arzneimittel für öffentliche Krankenhäuser beschafft Amgros, im Eigentum der Regionen; SKI betreibt Beschaffungsvereinbarungen für den Staat, die Gemeinden und andere öffentliche Stellen. Zuschlagsbekanntmachungen oberhalb der EU-Schwellenwerte stehen auf TED, kleinere Aufträge mit eindeutigem grenzüberschreitendem Interesse auf udbud.dk. Öffentliche Auftraggeber nehmen nur E-Rechnungen an. Werbung per E-Mail erfordert die vorherige Einwilligung des Empfängers, auch bei Unternehmen, daher erfolgt der Erstkontakt per Post, auf einer Messe oder über eine Empfehlung.

Wie der Markt einkauft

Distributoren und Großhändler

In den meisten technischen, medizinischen und gewerblichen Kategorien verkauft der Hersteller an einen dänischen Distributor oder Großhändler, der Lager hält, die dänischsprachige Seite des Sortiments übernimmt und Krankenhäuser, Gemeinden, Installateure und Unternehmen beliefert. Sein Gebiet kann nur Dänemark oder die weitere nordische Region sein; klären Sie diesen Punkt früh. Er ist auch das Unternehmen, das die öffentlichen Vereinbarungen bereits kennt und weiß, wie man sich darum bewirbt.

Die fünf Regionen kaufen für die Krankenhäuser

Dänemarks Krankenhäuser werden von fünf Regionen betrieben: Region Hovedstaden, Region Midtjylland, Region Nordjylland, Region Sjælland und Region Syddanmark. Seit 2014 organisieren sie den gemeinsamen Einkauf unter dem Namen Regionernes Fælles Indkøb (RFI), dessen Mitglieder die fünf Regionen und, formell seit 2017, Amgros sind. Nach der am 9. August 2024 überarbeiteten Kooperationsvereinbarung kann eine ausgewählte Region oder Amgros für die Gruppe eine Ausschreibung durchführen oder eine Kategoriestrategie erarbeiten; zu den erklärten Zielen von RFI gehört, die Versorgung der Krankenhäuser mit Waren und Produkten sicherzustellen. Eine regionale Ausschreibung kann daher mehrere oder alle fünf Regionen abdecken, und ein Distributor, der bereits Partner einer solchen Vereinbarung ist, ist oft der schnellste Weg hinein.

Amgros für Arzneimittel und Hörgeräte

Amgros gehört den Regionen und übernimmt für sie Aufgaben, die sie „sonst jeweils einzeln selbst erledigen müssten“. Seine Kernaufgabe ist es, gemeinsam mit den Krankenhausapotheken die richtigen Arzneimittel für Patienten in öffentlichen Krankenhäusern zu sichern; im Auftrag der fünf Regionen schreibt es außerdem Hörgeräte und Zusatzgeräte für die öffentlichen Hörkliniken aus. Bei Arzneimitteln und Hörgeräten sollten Sie sich mit Amgros befassen statt mit dem einzelnen Krankenhaus.

SKI, die zentrale Beschaffungsstelle

SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) ist „eine zentrale Beschaffungsorganisation, die dem dänischen öffentlichen Sektor Beschaffungsdienstleistungen zu kommerziellen Bedingungen anbietet“, gegründet 1994 und im Eigentum des dänischen Staates (55 Prozent) und des Kommunalverbands Local Government Denmark, KL (45 Prozent). 2025 nutzten rund 1.000 öffentliche Organisationen ihre Vereinbarungen, über sie wurden 18,8 Mrd. DKK (rund 2,5 Mrd. EUR) eingekauft, und es gab 1.605 Lieferanten mit SKI-Vereinbarungen; rund 86 Prozent davon hatten weniger als 250 Beschäftigte. SKI beziffert seinen Anteil auf etwa 3 Prozent der gesamten öffentlichen Ausgaben, der größte Teil des Einkaufs findet also weiterhin in den eigenen Beschaffungen jedes Auftraggebers statt.

Gemeinden

Gemeinden kaufen teils über SKI-Vereinbarungen und teils über eigene Ausschreibungen ein, viele davon klein; dort zählt ein Distributor, den der Auftraggeber bereits kennt, mehr als ein direktes Angebot.

Die Nachweise, die dänische Einkäufer erwarten

Konformität und dänische Kennzeichnung

CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung sind überall dort die Grundlage, wo EU-Produktrecht gilt. Bei der Sprache wird Dänemark konkret. Für Medizinprodukte erklärt die dänische Arzneimittelbehörde (Lægemiddelstyrelsen), dass Kennzeichnung und Gebrauchsanweisung auf Dänisch sein müssen, wenn das Produkt dem Endanwender oder Patienten in Dänemark bereitgestellt wird, gleich ob die Anwender Fachleute oder andere sind; nur der Hersteller oder sein Bevollmächtigter (oder eine andere von ihnen bevollmächtigte Partei) kann eine Ausnahme beantragen, die für In-vitro-Diagnostika zur Eigenanwendung oder patientennahen Testung nicht möglich ist. Andere Produktvorschriften haben eigene Sprachanforderungen; prüfen Sie daher Ihre. In jedem Fall wird ein Distributor für seine Kunden dänische Anleitungen, Preislisten und Marketingmaterial wollen, mit Ihrer englischen technischen Dokumentation als Ausgangspunkt.

Eine CVR-Nummer und ein öffentlicher Unternehmenseintrag

Dänische Unternehmen sind im zentralen Unternehmensregister (Det Centrale Virksomhedsregister, CVR) eingetragen, das, wie die dänische Unternehmensbehörde (Erhvervsstyrelsen) es formuliert, aktuelle und historische Informationen über alle dänischen Unternehmen enthält und jeder eingetragenen juristischen Einheit eine eindeutige Nummer gibt. CVR-Daten sind öffentlich und unter datacvr.virk.dk durchsuchbar. Schlagen Sie den Distributor dort nach, bevor Sie unterschreiben: Name, Anschrift, Rechtsform und die eingereichten Jahresberichte zeigen Ihnen, ob das Unternehmen so groß ist, wie es angibt.

E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber in Dänemark nehmen nur E-Rechnungen an, wie Erhvervsstyrelsen erklärt. Das eigene Strategiepapier der Unternehmensbehörde (März 2026) hält fest, dass das Finanzministerium die Anforderung 2005 für Unternehmen eingeführt hat, die Waren und Dienstleistungen an dänische Behörden und Einrichtungen liefern. Die geltende Verordnung über die elektronische Abrechnung mit öffentlichen Behörden (BEK nr. 206 vom 11. März 2011, geändert mit Wirkung vom 1. Januar 2024 durch BEK nr. 1832 vom 28. Dezember 2023) verlangt, dass der Auftraggeber mit jeder Bestellung seine EAN-Standortnummer, eine Referenz und seine Regeln zum Zahlungsziel angibt; die Rechnung muss die Standortnummer und die Referenz nennen, darf nur eine CVR-Nummer als Gläubiger angeben und muss elektronisch in einem Format eingehen, das das System des Auftraggebers direkt lesen kann, mit einer Rechnungsvorlage als Ausweichlösung für Lieferanten ohne eigenes E-Rechnungssystem (§§ 3 bis 5). Ein öffentlicher Auftraggeber darf die Zahlung einer Rechnung aufschieben, die diese Regeln nicht erfüllt (§ 6). Das dänische Format OIOUBL läuft über die NemHandel-Infrastruktur; Erhvervsstyrelsen plant, es durch Nemhandel BIS 4 auf Basis von Peppol BIS 4 zu ersetzen, wobei der Übergang voraussichtlich bis Mitte 2029 abgeschlossen sein soll. In der Praxis stellt meist Ihr Distributor dem öffentlichen Auftraggeber die Rechnung; wenn Sie direkt fakturieren, klären Sie Format und Kanal mit Ihrem Berater.

Digitale Buchführung

Das Buchführungsgesetz von 2022 (bogføringsloven) gilt für in Dänemark niedergelassene Unternehmen und für Geschäftstätigkeiten, die im Ausland ansässige Unternehmen in Dänemark ausüben (§ 1). Unternehmen, die einen Jahresbericht einreichen müssen oder deren Nettoumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Einkommensjahren 300.000 DKK übersteigt, müssen Geschäftsvorfälle in einem digitalen Buchführungssystem erfassen und Belege dort aufbewahren (§ 16); Erhvervsstyrelsen fasst dies als alle Gesellschaften und Einzelunternehmen oberhalb dieses Umsatzes zusammen. Ein Hersteller, der aus dem Ausland über einen dänischen Distributor verkauft, übt in der Regel selbst keine Tätigkeit in Dänemark aus, eine Zweigniederlassung oder eine dänische Vertriebsgesellschaft aber schon; klären Sie das mit Ihrem Berater.

Zahlungsfristen

Nach dem Zinsgesetz (renteloven) darf eine zwischen Unternehmen vereinbarte Zahlungsfrist 30 Tage ab dem Tag, an dem der Gläubiger seine Zahlungsaufforderung versandt oder vorgelegt hat, nicht überschreiten, es sei denn, der Gläubiger hat ausdrücklich eine längere Frist akzeptiert und diese ist für ihn nicht unangemessen (§ 3 a). Für Behörden darf die vereinbarte Frist 30 Tage nicht überschreiten (§ 3 b), und die Verzugszinsen betragen den Referenzzinssatz der Nationalbank plus 8 Prozentpunkte (§ 5). Bieten Sie standardmäßig 30 Tage an; verlangt ein Distributor mehr, entscheiden Sie bewusst und prüfen Sie es mit Ihrem Berater.

Wo öffentliche Nachfrage sichtbar wird

Zwei Stellen sind wichtig. Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte, ab dem 1. Januar 2026 140.000 EUR für Lieferungen und Dienstleistungen zentraler Regierungsbehörden und 216.000 EUR für andere öffentliche Auftraggeber (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152), werden auf TED veröffentlicht; Bekanntmachungen auf EU-Ebene lassen sich auf udbud.dk nicht mehr erstellen. Unterhalb der Schwellenwerte müssen Auftraggeber nach Angaben der dänischen Wettbewerbs- und Verbraucherbehörde (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen) jeden Einkauf von Waren oder Dienstleistungen mit einem geschätzten Wert von mindestens 100.000 DKK und eindeutigem grenzüberschreitendem Interesse auf udbud.dk veröffentlichen und können kleinere freiwillig veröffentlichen. Die frühere Pflicht, Aufträge über 500.000 DKK nach dem Angebotsgesetz (tilbudsloven) bekannt zu machen, wurde mit dem Vergabegesetz (udbudsloven) abgeschafft; verlassen Sie sich daher nicht auf Leitfäden, die diesen Betrag noch nennen.

Für einen Hersteller ist die nützliche Spur die Zuschlagsbekanntmachung: Sie nennt den Distributor, der einen regionalen, SKI- oder kommunalen Auftrag in Ihrer Kategorie gewonnen hat. Gemeinsame regionale Ausschreibungen machen diese Bekanntmachungen besonders aussagekräftig, weil ein Gewinner Krankenhäuser in mehreren Regionen beliefern kann.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Dänemark ist streng. § 10 Abs. 1 des Marketinggesetzes (markedsføringsloven) besagt, dass ein Gewerbetreibender niemanden ohne dessen vorherige Einwilligung per E-Mail, automatischem Anrufsystem oder Fax zu Zwecken der Direktwerbung ansprechen darf, und die Einwilligung muss einfach und kostenlos widerrufbar sein. Die Leitlinien des Verbraucherombudsmanns wenden das Verbot auf jeden Empfänger an, Verbraucher, Unternehmen oder Behörde, weil die Vorschrift von „jemandem“ spricht, und es macht keinen Unterschied, ob Sie an info@, ein Hauptpostfach oder einen namentlich genannten Geschäftsführer schreiben. Es gilt auch für einen außerhalb Dänemarks niedergelassenen Absender, wenn die E-Mail auf dänische Empfänger zielt. Die Ausnahme in § 10 Abs. 2 betrifft nur Kunden, die Ihnen ihre E-Mail-Adresse beim Kauf gegeben haben, und nur für Ihre eigenen ähnlichen Produkte.

Der Erstkontakt geht daher einen anderen Weg: ein kurzer Brief per Post an die Geschäftsführung mit einer einseitigen Zusammenfassung Ihres Sortiments und dem Grund, warum es zu dem passt, was der Distributor bereits verkauft; ein Stand oder Besuch auf der Fachmesse der Branche; oder eine Empfehlung über einen Verband, einen Einkaufsverband oder einen bestehenden Partner. Ein Brief an eine namentlich genannte Person muss klar angeben, dass sie weitere Werbung ablehnen kann, und dafür einen einfachen, kostenlosen Weg anbieten (§ 10 Abs. 6). Sobald ein Distributor antwortet, bitten Sie um Einwilligung, bevor Sie per E-Mail werben, und dokumentieren Sie sie. Die Einzelheiten stehen auf der Marktseite zu Dänemark; prüfen Sie Ihren Plan mit Ihrem Berater.

Was das für einen Hersteller bedeutet

• Finden Sie die Distributoren über die Zuschlagsbekanntmachungen auf TED für die größeren Aufträge; auf udbud.dk, wo Aufträge ab 100.000 DKK mit eindeutigem grenzüberschreitendem Interesse bekannt zu machen sind, beobachten Sie, was eingekauft wird.
• Befassen Sie sich bei Krankenhausprodukten mit den gemeinsamen regionalen Ausschreibungen, bei Arzneimitteln und Hörgeräten mit Amgros und bei Kategorien unter einer SKI-Vereinbarung mit deren Lieferanten.
• Prüfen Sie jeden Kandidaten im CVR-Register, bevor Sie unterschreiben.
• Planen Sie dänische Etiketten und Anleitungen ein, wo das Gesetz sie verlangt, und dänisches Verkaufsmaterial in jedem Fall.
• Stellen Sie sicher, dass jemand, meist der Distributor, öffentlichen Auftraggebern eine E-Rechnung mit deren EAN-Standortnummer senden kann.
• Bieten Sie 30 Tage Zahlungsziel an, sofern Sie nicht bewusst etwas anderes vereinbaren.
• Schreiben Sie die erste Ansprache auf Papier, treffen Sie sich auf einer Messe oder lassen Sie sich empfehlen; E-Mail erst nach Einwilligung.

Wo Cresques ansetzt

Legen Sie einen Markt für Dänemark an, wählen Sie Ihre CPV-Kategorien (oder lassen Sie den Materialleser sie aus einer Broschüre oder Website vorschlagen), und Cresques zeigt die in TED-Zuschlagsbekanntmachungen genannten Unternehmen für diese Kategorien und die Auftraggeber, bei denen sie gewonnen haben, ohne personenbezogene Daten. Ein Firmenprofil zeigt jeden Zuschlag mit Wert und Auftraggeber sowie eine KI-recherchierte Rolle, sodass Sie einen unabhängigen Distributor von der eigenen Vertriebsgesellschaft eines Herstellers unterscheiden können; für dänische Unternehmen zeigen bezahlte Tarife auch eingereichte Finanzdaten, soweit sie uns vorliegen. Die erste Nachricht wird auf Dänisch mit einer englischen Fassung entworfen und, weil Kalt-E-Mails in Dänemark nicht erlaubt sind, so geschrieben, dass sie als Brief, als Nachricht über ein Kontaktformular oder als LinkedIn-Nachricht an ein Unternehmen funktioniert statt als Werbe-E-Mail; wenn Sie sie per Post an eine namentlich genannte Person senden, fügen Sie selbst den Hinweis zur Ablehnung weiterer Werbung hinzu (§ 10 Abs. 6). Bezahlte Tarife ergänzen E-Mail-Benachrichtigungen über neue Zuschläge in den Märkten, denen Sie folgen. Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte auf udbud.dk sind noch nicht in Cresques enthalten; durchsuchen Sie sie selbst.