Incoterms, Zahlungsbedingungen und Muster: die kaufmännischen Grundlagen, nach denen Distributoren zuerst fragen

Bevor ein Distributor sich Ihr Design oder Ihre Prüfberichte ansieht, will sein Einkäufer drei klare Antworten: Wo endet Ihr Preis, wann müssen wir bezahlen, und können wir es zuerst testen? Das sind die kaufmännischen Grundlagen, und ein Lieferant, der dabei zögert, wirkt wie ein Lieferant, der noch nie exportiert hat.

Einfach gesagt: Nennen Sie jeden Preis auf Basis einer benannten Incoterms-2020-Klausel und eines benannten Orts; bieten Sie Zahlungsbedingungen an, die im Rahmen der Richtlinie 2011/7/EU bleiben, und verschärfen Sie sie nur für die erste Bestellung; und legen Sie Ihre Musterregelung fest, bevor jemand fragt.

Incoterms 2020: was sie regeln

Die Incoterms-Regeln werden von der Internationalen Handelskammer (ICC) herausgegeben. Sie sind „ein Satz von elf dreibuchstabigen Handelsklauseln, die die Praxis zwischen Unternehmen in Verträgen über den Kauf und Verkauf von Waren widerspiegeln“, und sie klären „die Aufgaben, Kosten und Risiken bei der Lieferung von Waren vom Verkäufer an den Käufer“. Die aktuelle Fassung, Incoterms 2020, ist am 1. Januar 2020 in Kraft getreten.

Sieben Klauseln gelten für jede Transportart: EXW (Ex Works), FCA (Free Carrier), CPT (Carriage Paid To), CIP (Carriage and Insurance Paid To), DAP (Delivered at Place), DPU (Delivered at Place Unloaded) und DDP (Delivered Duty Paid). Vier gelten nur für den See- und Binnenschiffstransport: FAS, FOB, CFR und CIF. Für palettierte Ware, die per Lkw quer durch Europa geht, ist die erste Gruppe entscheidend.

Eine Incoterms-Klausel ist eine Lieferbedingung. Sie sagt weder, wie hoch der Preis ist, noch wann er gezahlt wird; das gehört in eigene Klauseln Ihres Angebots.

Die Klauseln, die Distributoren tatsächlich sehen

EXW bedeutet, dass Sie die Ware auf Ihrem Gelände bereitstellen und alles Weitere Sache des Käufers ist: Transport, Ausfuhrformalitäten, Einfuhrformalitäten. Die Checkliste der ICC selbst merkt an, dass kleine Exporteure EXW mögen, weil es scheinbar die geringsten Kenntnisse der Exportverfahren erfordert, und rät ihnen dann, es „wenn überhaupt, nur für Inlandsverkäufe“ zu verwenden. Ein Distributor, der in einer Preisliste „EXW“ liest, sieht einen Lieferanten, der nicht darüber nachgedacht hat, wie die Ware ankommen soll.

FCA übergibt die Ware an den ersten vom Käufer beauftragten Frachtführer, auf Ihrem Gelände oder an einem Terminal, wobei die Ausfuhrabfertigung bei Ihnen liegt. Das ist das vernünftige Minimum für einen Lieferanten, der möchte, dass der Distributor die Fracht organisiert.

DAP ist die übliche Antwort für das Lager eines Distributors. Sie tragen Kosten und Risiko bis zum benannten Ort, „NICHT einschließlich des Entladens der Ware am Bestimmungsort“, und Sie zahlen keine Zölle und erledigen keine Einfuhrformalitäten. DPU ist dasselbe, nur dass Sie entladen.

DDP überträgt Ihnen nach den Worten der ICC „die volle Verantwortung bis zur Lieferung an das Gelände des Käufers oder die benannte Lieferstelle, einschließlich der Einfuhrabfertigung, was Probleme bereiten kann“. Manche Distributoren verlangen DDP, weil es für sie die wenigsten Pflichten bedeutet. Akzeptieren Sie es nur, wenn keine Zollgrenze überschritten wird oder wenn Sie einen Spediteur haben, der für Sie als Einführer auftreten kann.

Was immer Sie wählen: Schreiben Sie Klausel, Fassung und Ort dazu: „DAP Lager Lyon, Incoterms 2020“. Eine Klausel ohne Ort ist keine Lieferbedingung.

Zahlungsbedingungen: der europäische Rahmen

Die Richtlinie 2011/7/EU regelt den Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr in der gesamten EU. Für Verkäufe zwischen Unternehmen gilt:

• Ist kein Zahlungstermin vereinbart, hat der Gläubiger ab 30 Kalendertagen nach Eingang der Rechnung beim Schuldner Anspruch auf Zinsen.
• Die Richtlinie verlangt, dass eine im Vertrag festgelegte Zahlungsfrist „60 Kalendertage nicht überschreitet, es sei denn, im Vertrag ist ausdrücklich etwas anderes vereinbart und sofern dies für den Gläubiger nicht grob nachteilig ist“.
• Die Richtlinie setzt eine Untergrenze, keine Obergrenze: Manche Länder begrenzen Zahlungsziele zwischen Unternehmen gesetzlich – Frankreich zum Beispiel auf 60 Tage ab Rechnungsdatum oder 45 Tage zum Monatsende (Code de commerce, Artikel L441-10), mit Verwaltungsbußgeldern von bis zu 2 Mio. EUR für ein Unternehmen –, prüfen Sie also das Land des Käufers.
• Die gesetzlichen Verzugszinsen betragen den Referenzzinssatz plus mindestens acht Prozentpunkte, und der Gläubiger hat zusätzlich zu den Zinsen Anspruch auf einen Pauschalbetrag von 40 EUR für Beitreibungskosten.

Für öffentliche Stellen, die bei Unternehmen einkaufen, gilt standardmäßig eine Frist von 30 Tagen, die für bestimmte öffentliche Einrichtungen auf 60 Tage verlängert werden kann. Das betrifft Sie indirekt: Ein Distributor, der an Krankenhäuser oder Kommunen verkauft, wird zu diesen Bedingungen bezahlt und erwartet von seinen Lieferanten vergleichbare Zahlungsziele.

Ein Vorschlag, die Richtlinie durch eine Verordnung mit einer strikten Obergrenze von 30 Tagen zu ersetzen, wurde 2023 von der Europäischen Kommission veröffentlicht und im April 2024 vom Europäischen Parlament in erster Lesung angenommen; laut der Datenbank „Legislative Observatory“ des Parlaments wartet das Verfahren (2023/0323(COD)) mit Stand Oktober 2026 auf den Standpunkt des Rates in erster Lesung. Solange sich daran nichts ändert, ist die Richtlinie von 2011 der Rahmen.

Was das für ein Angebot bedeutet

Die Richtlinie gibt die Obergrenze vor, nicht den Brauch. Die lokale Praxis unterscheidet sich nach Land und Branche, und „typischerweise“ ist das ehrliche Wort: Zahlungsziele von 30 Tagen netto sind verbreitet, ab Monatsende berechnete Fristen gibt es in einigen Märkten, und längere Fristen kommen vor, wenn ein Distributor große Lagerbestände für Sie hält. Versuchen Sie nicht, in Ihrer ersten E-Mail den lokalen Brauch zu erraten; nennen Sie Ihre eigene Struktur und lassen Sie den Distributor verhandeln.

Eine Struktur, die für die meisten Hersteller beim Eintritt in ein neues Land funktioniert:

1. Erste Bestellung: Vorauskasse oder eine Anzahlung mit Restzahlung vor dem Versand. Jeder seriöse Distributor akzeptiert das einmal, weil es auch Ihre Zuverlässigkeit prüft.
2. Zweite und dritte Bestellung: kurze Zahlungsziele auf offene Rechnung, innerhalb der Standardfrist von 30 Tagen.
3. Etablierte Geschäftsbeziehung: Ihre Standardbedingungen, innerhalb des 60-Tage-Rahmens, sofern nicht beide Seiten ausdrücklich etwas anderes wollen.

Erwägen Sie vor Schritt 2 eine Warenkreditversicherung für den Distributor, und bieten Sie lieber ein kleines Skonto für frühe Zahlung an, als die Fristen zu verlängern, wenn der Distributor drängt.

Muster: die Regelung festlegen, bevor die Frage kommt

Jeder Weg zu einem Distributor beinhaltet Muster. Ein Fachhändler will einen Stuhl im Ausstellungsraum; ein Einkaufsverband will Stücke für seinen Messestand; eine Zentrale will Einheiten für Qualitätsprüfungen und Produktfotos; ein Distributor für Arbeitskleidung will Kleidungsstücke zum Waschen und Tragen; ein Distributor für Medizinprodukte will Einheiten, die seine klinischen Kontakte bewerten können.

Legen Sie vier Dinge im Voraus fest und schreiben Sie sie in Ihre Lieferantenmappe:

• Preis. Kostenlos, zum Selbstkostenpreis oder in Rechnung gestellt und mit der ersten Bestellung verrechnet. Kostenlose Muster für kleine Artikel und verrechnete Muster für große sind ein verbreiteter Kompromiss.
• Versand. Wer die Fracht zahlt und auf Basis welcher Incoterms-Klausel. Versenden Sie Muster genau so, wie Sie eine Bestellung versenden würden, mit derselben Kennzeichnung und denselben Dokumenten; ein schlecht verpacktes Muster beantwortet die Frage des Distributors nach Ihrer Logistik.
• Eigentum und Rückgabe. Ob Muster beim Distributor bleiben, zurückgehen oder als Ausstellungsware abverkauft werden.
• Nachfassen. Wann Sie um Rückmeldung bitten und in welcher Form. Ein Muster ohne geplantes Nachfassen ist ein Geschenk.

Was das für einen Hersteller bedeutet

Setzen Sie die drei Antworten auf die erste Seite Ihres Angebots: den Preis auf Basis einer benannten Incoterms-2020-Klausel bis zu einem benannten Ort (DAP bis zum Lager des Distributors ist die übliche Erwartung), Zahlungsbedingungen mit einer Ausnahme für die erste Bestellung und einem Weg zur offenen Rechnung innerhalb des Rahmens der Richtlinie sowie eine schriftliche Musterregelung. Der Einkäufer eines Distributors kann Sie dann kalkulieren, Ihr Risiko einschätzen und Sie testen, ohne eine einzige Rückfrage – und genau das bringt ihn dazu, zu antworten.