Incoterms, terminy płatności i próbki: podstawy handlowe, o które dystrybutor pyta najpierw

Zanim dystrybutor spojrzy na Twój projekt czy raporty z badań, jego kupiec chce trzech prostych odpowiedzi: gdzie kończy się Twoja cena, kiedy musimy zapłacić i czy możemy najpierw spróbować. To podstawy handlowe, a dostawca, który się przy nich waha, wygląda na takiego, który jeszcze nie eksportował.

Mówiąc prościej: każdą cenę podawaj według konkretnej reguły Incoterms 2020 i z konkretnym miejscem; proponuj terminy płatności mieszczące się w ramach dyrektywy 2011/7/UE i zaostrzaj je tylko przy pierwszym zamówieniu; ustal zasady dotyczące próbek, zanim ktokolwiek o nie zapyta.

Incoterms 2020: co rozstrzygają

Reguły Incoterms publikuje Międzynarodowa Izba Handlowa (ICC). To „zestaw jedenastu trzyliterowych formuł handlowych odzwierciedlających praktykę B2B w umowach sprzedaży i zakupu towarów”, które wyjaśniają „zadania, koszty i ryzyka związane z dostawą towarów od sprzedających do kupujących”. Obecne wydanie, Incoterms 2020, weszło w życie 1 stycznia 2020 r.

Siedem reguł działa przy każdym rodzaju transportu: EXW (Ex Works), FCA (Free Carrier), CPT (Carriage Paid To), CIP (Carriage and Insurance Paid To), DAP (Delivered at Place), DPU (Delivered at Place Unloaded) i DDP (Delivered Duty Paid). Cztery dotyczą wyłącznie transportu morskiego i śródlądowego: FAS, FOB, CFR i CIF. Dla towarów na paletach jadących drogą lądową przez Europę liczy się pierwsza grupa.

Reguła Incoterms to warunek dostawy. Nie mówi, jaka jest cena ani kiedy się ją płaci; to należy do osobnych postanowień Twojej oferty.

Reguły, które dystrybutorzy faktycznie widzą

EXW oznacza, że udostępniasz towar w swoim zakładzie, a wszystko, co dzieje się dalej, jest problemem kupującego: transport, formalności wywozowe, formalności przywozowe. Lista kontrolna samej ICC zauważa, że mali eksporterzy lubią EXW, bo wydaje się wymagać najmniejszej wiedzy o procedurach eksportowych, po czym radzi im stosować tę regułę „jeśli w ogóle, to tylko w sprzedaży krajowej”. Dystrybutor, który czyta „EXW” w cenniku, widzi dostawcę, który nie zastanowił się, jak towar do niego dotrze.

FCA oznacza przekazanie towaru pierwszemu przewoźnikowi wskazanemu przez kupującego, w Twoim zakładzie lub w terminalu, z odprawą wywozową po Twojej stronie. To rozsądne minimum dla dostawcy, który chce, żeby frachtem zajął się dystrybutor.

DAP to typowa odpowiedź przy dostawie do magazynu dystrybutora. Ponosisz koszty i ryzyko do wskazanego miejsca, „BEZ rozładunku towaru w miejscu przeznaczenia”, i nie płacisz ceł ani nie załatwiasz formalności przywozowych. DPU to to samo, ale rozładowujesz Ty.

DDP daje Ci, słowami ICC, „pełną odpowiedzialność aż do dostawy do zakładu kupującego lub wskazanego punktu dostawy, łącznie z odprawą przywozową, co może sprawiać problemy”. Niektórzy dystrybutorzy proszą o DDP, bo oznacza dla nich najmniej obowiązków. Zgadzaj się na nią tylko wtedy, gdy towar nie przekracza granicy celnej albo gdy masz spedytora, który może działać jako importer w Twoim imieniu.

Cokolwiek wybierzesz, zapisz regułę, wydanie i miejsce: „DAP magazyn w Lyonie, Incoterms 2020”. Reguła bez miejsca nie jest warunkiem.

Terminy płatności: ramy europejskie

Dyrektywa 2011/7/UE określa zasady dotyczące opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych w całej UE. W sprzedaży między firmami:

• Jeśli nie uzgodniono terminu zapłaty, wierzycielowi przysługują odsetki po upływie 30 dni kalendarzowych od otrzymania faktury przez dłużnika.
• Termin zapłaty określony w umowie „nie przekracza 60 dni kalendarzowych, chyba że strony wyraźnie uzgodniły inaczej w umowie i pod warunkiem że nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela”.
• Dyrektywa wyznacza dolną granicę ochrony, a nie górny limit: niektóre państwa ograniczają terminy płatności między firmami ustawowo — Francja na przykład do 60 dni od daty faktury lub 45 dni od końca miesiąca (Code de commerce, art. L441-10), z karami administracyjnymi do 2 mln EUR dla spółki — sprawdź więc kraj kupującego.
• Ustawowe odsetki za opóźnienie to stopa referencyjna powiększona o co najmniej osiem punktów procentowych, a wierzycielowi przysługuje dodatkowo, oprócz odsetek, stała kwota 40 EUR tytułem kosztów odzyskiwania należności.

Gdy instytucje publiczne kupują od firm, domyślny termin wynosi 30 dni i może zostać wydłużony do 60 dla niektórych podmiotów publicznych. Ma to dla Ciebie znaczenie pośrednie: dystrybutor sprzedający szpitalom czy gminom otrzymuje zapłatę na tych warunkach i oczekuje porównywalnego kredytu kupieckiego od swoich dostawców.

Wniosek o zastąpienie dyrektywy rozporządzeniem z twardym limitem 30 dni Komisja Europejska opublikowała w 2023 r., a Parlament Europejski przyjął go w pierwszym czytaniu w kwietniu 2024 r.; według stanu na październik 2026 r. Obserwatorium Legislacyjne Parlamentu pokazuje, że procedura (2023/0323(COD)) czeka na stanowisko Rady w pierwszym czytaniu. Dopóki to się nie zmieni, ramy wyznacza dyrektywa z 2011 r.

Co to oznacza w ofercie

Dyrektywa wyznacza górną granicę, a nie zwyczaj. Lokalna praktyka różni się w zależności od kraju i branży, a uczciwym słowem jest „zazwyczaj”: często spotyka się termin 30 dni netto, na niektórych rynkach terminy liczy się od końca miesiąca, a dłuższe terminy pojawiają się tam, gdzie dystrybutor trzyma dla Ciebie duży zapas. Nie próbuj zgadywać lokalnego zwyczaju w pierwszym e-mailu; przedstaw własną strukturę i pozwól dystrybutorowi negocjować.

Struktura, która sprawdza się u większości producentów wchodzących do nowego kraju:

1. Pierwsze zamówienie: przedpłata albo zaliczka z dopłatą przed wysyłką. Każdy poważny dystrybutor zaakceptuje to raz, bo przy okazji sprawdza też Twoją rzetelność.
2. Drugie i trzecie zamówienie: krótki kredyt kupiecki (płatność odroczona), w ramach domyślnych 30 dni.
3. Stały klient: Twoje standardowe warunki, w ramach 60 dni, chyba że obie strony wyraźnie chcą inaczej.

Rozważ ubezpieczenie należności od dystrybutora przed krokiem 2, a gdy dystrybutor naciska, zaproponuj niewielki rabat za wcześniejszą płatność zamiast wydłużania terminu.

Próbki: ustal zasady, zanim padnie pytanie

Każda droga do dystrybutora wiąże się z próbkami. Dealer chce krzesło w salonie wystawowym; grupa zakupowa — egzemplarze na stoisko targowe; centrala — sztuki do kontroli jakości i sesji zdjęciowej; dystrybutor odzieży roboczej — ubrania do prania i noszenia; dystrybutor wyrobów medycznych — egzemplarze do oceny przez swoje kontakty kliniczne.

Ustal z góry cztery rzeczy i zapisz je w pakiecie dla dystrybutorów:

• Cena. Bezpłatnie, po kosztach albo z fakturą i zaliczeniem na poczet pierwszego zamówienia. Powszechny kompromis to bezpłatne próbki małych produktów i zaliczane na poczet zamówienia próbki dużych.
• Wysyłka. Kto płaci za fracht i według jakiej reguły Incoterms. Wysyłaj próbki dokładnie tak, jak wysyłałbyś zamówienie, z tym samym oznakowaniem i dokumentami; próbka, która dociera źle zapakowana, odpowiada na pytanie dystrybutora o Twoją logistykę.
• Własność i zwrot. Czy próbki zostają u dystrybutora, wracają do Ciebie, czy są sprzedawane jako towar ekspozycyjny.
• Dalszy kontakt. Kiedy poprosisz o opinię i w jakiej formie. Próbka bez zaplanowanego dalszego kontaktu to prezent.

Co to oznacza dla producenta

Umieść trzy odpowiedzi na pierwszej stronie oferty: cenę według konkretnej reguły Incoterms 2020 do konkretnego miejsca (DAP do magazynu dystrybutora to standardowe oczekiwanie), terminy płatności z wyjątkiem dla pierwszego zamówienia i ścieżką do płatności odroczonej w ramach dyrektywy oraz spisane zasady dotyczące próbek. Kupiec dystrybutora może Cię wtedy wycenić, ocenić ryzyko i przetestować bez żadnego dodatkowego pytania — a właśnie to sprawia, że odpowiada.