Poniżej progów unijnych: co pokazuje 73 000 mniejszych zamówień na dostawy w Polsce

TED pokazuje większe zamówienia publiczne w Europie. W Polsce pod nim kryje się drugi zbiór ogłoszeń: Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP), krajowy biuletyn, w którym zamawiający publikują zamówienia zbyt małe dla TED, ale na tyle duże, że obejmuje je ustawa — Prawo zamówień publicznych. Przeczytaliśmy rok ogłoszeń o wyniku postępowań na dostawy. Oto co mówi prawo, co zawiera ogłoszenie, gdzie liczby wymagają ostrożności i co rejestr pokazuje o tym, kto sprzedaje polskim zamawiającym publicznym.

W skrócie: polski zamawiający publiczny musi stosować Prawo zamówień publicznych do zamówienia o szacunkowej wartości 170 000 zł lub więcej, bez VAT. Do progów unijnych prowadzi postępowanie krajowe i publikuje ogłoszenia w BZP; publikacja w TED jest dobrowolna. W naszej analizie ogłoszeń o wyniku postępowań na dostawy w BZP z 12 miesięcy prawie połowa zamówień z podaną liczbą ofert otrzymała jedną ofertę, mediana wartości zamówienia wyniosła ok. 54 000 zł brutto, a mniej więcej połowa zwycięskich firm nie miała w naszych danych od listopada 2023 r. żadnej wygranej w zamówieniach na dostawy w TED.

Co w Polsce oznacza „poniżej progów unijnych”

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych (Pzp) ma zastosowanie do zamówień klasycznych udzielanych przez zamawiających publicznych, których wartość jest równa lub przekracza 170 000 zł (art. 2 ust. 1 pkt 1). Wartość to ustalone przez zamawiającego „całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług” (art. 28). Do końca 2025 r. próg wynosił 130 000 zł; ustawa nowelizująca z dnia 25 lipca 2025 r. podniosła go od 1 stycznia 2026 r., a postępowania wszczęte przed tą datą toczą się według dotychczasowych przepisów (art. 7 tej ustawy). Poniżej 170 000 zł ustawy się nie stosuje, więc takie zakupy nie muszą pojawić się w BZP.

Górną granicę wyznaczają progi unijne. Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2025/2152 ustala je na lata 2026 i 2027 na 140 000 EUR dla dostaw i usług kupowanych przez instytucje administracji centralnej i 216 000 EUR dla pozostałych instytucji zamawiających (w latach 2024 i 2025 wynosiły 143 000 EUR i 221 000 EUR, na podstawie rozporządzenia delegowanego (UE) 2023/2495). Prezes Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) ogłosił ich równowartość w złotych na lata 2026–2027: 603 400 zł i 930 960 zł, przy kursie 4,31.

Pomiędzy nimi obowiązują przepisy działu III Pzp „Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne”, od art. 266. Zwykłą drogą jest tryb podstawowy (art. 275): ofertę w odpowiedzi na ogłoszenie może złożyć każda zainteresowana firma, a zamawiający albo wybiera najkorzystniejszą ofertę bez negocjacji, albo może negocjować, jeśli zapowiedział to z góry, albo musi negocjować, a potem poprosić o oferty ostateczne. Postępowanie wszczyna ogłoszenie o zamówieniu w BZP (art. 276). W określonych przypadkach ustawa dopuszcza też negocjacje bez ogłoszenia (art. 301) i zamówienie z wolnej ręki (art. 305).

Dwa szczegóły wyjaśniają, jak wyglądają dane. Po pierwsze, próg dotyczy całego zakupu: przy dostawach wartością jest łączna wartość dostaw podobnych, nawet jeśli zamawiający dzieli je na części albo prowadzi osobne postępowanie dla każdej części (art. 30 ust. 2). Postępowanie powyżej 170 000 zł może więc składać się z części wartych znacznie mniej. Po drugie, zamówienia sektorowe podlegają ustawie dopiero od progów unijnych (art. 2 ust. 1 pkt 2), więc ich mniejszych zakupów w BZP w ogóle nie ma.

Gdzie publikuje się ogłoszenia

BZP jest publikowany na portalu internetowym UZP (art. 267 ust. 1). Od 1 stycznia 2021 r. jest modułem platformy e-Zamówienia, pod adresem ezamowienia.gov.pl. Zamawiający zamieszczają ogłoszenia za pomocą jej formularzy elektronicznych (art. 269 ust. 1). Zamawiający może też przekazać ogłoszenie do publikacji w TED, ale dopiero po jego zamieszczeniu w BZP (art. 270 ust. 2–3). Ustawa wymienia dziewięć rodzajów ogłoszeń, m.in. ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o wyniku postępowania, ogłoszenie o zmianie umowy i ogłoszenie o wykonaniu umowy (art. 267 ust. 2).

Zwycięzcę wskazuje ogłoszenie o wyniku postępowania. Zamawiający musi je opublikować w ciągu 30 dni od zakończenia postępowania, niezależnie od tego, czy zamówienia udzielono, czy postępowanie unieważniono (art. 309 ust. 1).

Co zawiera ogłoszenie o wyniku postępowania w BZP

Treść określa rozporządzenie z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych, załącznik nr 3. Oprócz zamawiającego i przedmiotu zamówienia (z głównym kodem CPV) dla każdego, kto bada rynek, liczą się trzy sekcje. Sekcje o ofertach i zwycięzcy podaje się tyle razy, ile trzeba, w praktyce raz dla każdej części:

• Oferty (sekcja 6): liczba otrzymanych ofert; ile złożyły mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa; ile firmy z siedzibą w innym państwie EOG, a ile spoza EOG; liczba ofert odrzuconych; najniższa i najwyższa cena spośród ofert nieodrzuconych; cena najkorzystniejszej oferty.
• Zwycięzca (sekcja 7): czy zamówienia udzielono konsorcjum; wielkość wykonawcy; jego nazwa i adres; a jeśli prowadzi działalność gospodarczą, jego krajowy numer identyfikacyjny (REGON lub NIP w przypadku polskich firm).
• Umowa (sekcja 8): data zawarcia; okres obowiązywania; wartość, definiowana jako „cena całkowita, podana w ofercie albo maksymalna wartość nominalna zobowiązania, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe”.

To wystarczy, by zobaczyć, kto wygrywa, u jakich zamawiających, przeciw ilu rywalom i za jaką cenę.

Gdzie liczby wymagają ostrożności

Ceny są brutto. Próg i wartość szacunkowa są netto, bez VAT (art. 28). Wartość umowy to cena, a „cena” w Pzp ma znaczenie nadane przez ustawę o informowaniu o cenach towarów i usług (art. 7 pkt 1 Pzp), która stanowi, że w cenie uwzględnia się podatek VAT (art. 3 ust. 2). Wartości umów w BZP są więc brutto, a próg jest netto. Stawki VAT różnią się w zależności od produktu, więc nie ma jednego przelicznika.

Niektóre wartości to pułapy. Jeśli wykonawca podał ceny jednostkowe, opublikowana wartość to maksymalna kwota, jaką zamawiający może wydać, a nie kwota, którą wyda. To samo dotyczy umów ramowych, tak jak w TED (dlaczego wartość umowy ramowej to pułap, a nie cena).

Niektóre informacje mogą zostać pominięte. Zamawiający może nie podać informacji w ogłoszeniu o wyniku, jeśli ich ujawnienie mogłoby utrudnić egzekwowanie prawa, byłoby sprzeczne z interesem publicznym, mogłoby zaszkodzić uzasadnionym interesom gospodarczym wykonawcy albo negatywnie wpłynąć na uczciwą konkurencję (art. 309 ust. 2).

Przedsiębiorcy jednoosobowi występują z imienia i nazwiska. Zgodnie z Kodeksem cywilnym firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko (art. 43⁴). Jednoosobowa działalność gospodarcza, która wygrywa zamówienie, figuruje więc w BZP pod imieniem i nazwiskiem, a to są dane osobowe; sama Pzp stanowi, że prawa dostępu i sprostowania z RODO wobec danych osobowych w BZP są wykonywane w drodze żądania skierowanego do zamawiającego (art. 269 ust. 2). Nie pokazujemy jednoosobowych działalności, pomijamy też spółki cywilne. Poniższe liczby dotyczą wyłącznie spółek.

Co pokazuje rok zamówień na dostawy w BZP

Liczby pochodzą z analizy Cresques ogłoszeń o wyniku postępowań na dostawy w polskim BZP opublikowanych od 24 października 2025 r. do 31 października 2026 r., zaimportowanych z platformy e-Zamówienia. Jednoosobowe działalności i spółki cywilne są wyłączone, a wartości podajemy tak, jak je opublikowano: brutto, w złotych. Ponieważ okres zaczyna się pod koniec 2025 r., obejmuje postępowania prowadzone zarówno przy krajowym progu 130 000 zł, jak i 170 000 zł.

• 53 725 ogłoszeń o wyniku, obejmujących 73 553 zamówienia (części) z opublikowanym zwycięzcą, wygranych przez 6 871 różnych spółek.
• 46,6% zamówień z podaną liczbą ofert otrzymało jedną ofertę. Średnia wyniosła 2,25 oferty. Liczba obejmuje każde zamówienie, przy którym zamawiający podał liczbę ofert; nie dzieliliśmy jej według trybu, więc może obejmować negocjacje bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki, w których do złożenia oferty mogła zostać zaproszona tylko jedna firma.
• Mediana wartości zamówienia wyniosła 54 289 zł (brutto, jak opublikowano). Połowa zamówień była warta mniej.
• Kategorie. Licząc każde ogłoszenie w dziale CPV jego głównego kodu (działy CPV wyjaśnione):

• Mniej więcej połowa zwycięzców nie występuje w zamówieniach na dostawy w TED. Z 6 871 spółek 3 276 (48%) wygrały też co najmniej jedno zamówienie na dostawy w TED w naszych danych od listopada 2023 r. Druga połowa nie pojawiła się w tym okresie wśród zwycięzców zamówień na dostawy w TED w naszych danych.

Co to oznacza dla producenta

Mniejsze zamówienia, wielu zamawiających. Mediana zamówienia jest skromna, a postępowanie może być podzielone na części. Zamawiający to podmioty publiczne, takie jak szpitale, gminy, szkoły i urzędy, z których każdy kupuje na własne potrzeby. Firmy, które wygrywają ich zamówienia, już im dostarczają.

Wiele zamówień ma niewielką konkurencję. Prawie połowa zamówień z podaną liczbą ofert przyciągnęła jedną ofertę. Może to oznaczać wąską specyfikację, mały rynek albo dostawcę, którego zamawiający już zna. Dla nowego producenta działa to w obie strony: dobrze przygotowany dystrybutor ma szansę wygrać, ale dotychczasowy dostawca może już mieć relację z zamawiającym. Ogłoszenie podaje też liczbę ofert od firm z siedzibą w innych państwach EOG i spoza EOG, więc widać, na ile kategoria była otwarta na zagranicznych oferentów. Postępowania prowadzi się po polsku; inne języki dopuszcza się tylko w uzasadnionych przypadkach (Pzp, art. 20), co jest kolejnym powodem, by działać przez polskiego partnera.

Wielu zwycięzców nigdy nie pojawia się w TED. Mniej więcej połowa spółek, które wygrały zamówienie na dostawy poniżej progów, nie miała w naszych danych żadnej wygranej w zamówieniach na dostawy w TED. Lista partnerów zbudowana wyłącznie na TED by je pominęła. W tej analizie nie klasyfikowaliśmy tych firm: to, czy każda z nich jest niezależnym dystrybutorem, producentem czy własną spółką zależną producenta, trzeba sprawdzić firma po firmie.

Prowadzą medycyna, transport, żywność i meble. Jeśli Twoja oferta mieści się w dziale 33, 34, 15 lub 39, istnieje bogaty zbiór danych o mniejszych zamówieniach do przeanalizowania według zamawiających i regionów; zob. nasze strony o wyrobach medycznych i meblach. Paliwa i energia (09) również mają dużą liczbę ogłoszeń; sprawdź, czy zwycięzcy w tym dziale w ogóle mogliby sprzedawać Twoje produkty.

Jak korzystać z rejestru. Czytaj ogłoszenia o wyniku w swoich kategoriach, notuj firmy, które wygrywają wielokrotnie i u kogo, i sprawdzaj ich numery rejestrowe. Potem nawiąż pierwszy kontakt w legalny sposób: w Polsce e-mail handlowy wymaga uprzedniej zgody odbiorcy (art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej), więc zacznij od listu, targów albo przedstawienia przez osobę trzecią (sprzedaż w Polsce przez dystrybutorów, wejście na rynek polski przez dystrybutorów). Udzielenie zamówienia to dowód, a nie gwarancja; wpis co udzielenie zamówienia mówi o dystrybutorze opisuje, co sprawdzić dalej.

Jak pokazuje to Cresques

Dla Polski Cresques czyta ogłoszenia o wyniku postępowań na dostawy w BZP z ostatnich 12 miesięcy, tylko spółek, i pokazuje te same dowody co dla TED: kto wygrał, u jakiego zamawiającego, za ile i kiedy, z wartościami brutto oznaczonymi jako brutto. Każdy plan pokazuje, ile mniejszych zamówień jest na danym polskim rynku; plan Growth obejmuje pełny obraz dla jednego rynku, a Scale dla trzech (cennik, co otrzymujesz). Dane poniżej progów dla innych krajów nie są dziś dostępne.