Jak wejść na rynek grecki przez dystrybutorów: rejestr KIMDIS, umowy ramowe EKAPY w ochronie zdrowia, e-faktury myDATA i pierwszy kontakt listem

Grecja to rynek, na którym publiczny zapis zakupów jest wyjątkowo kompletny, a zasady pierwszego kontaktu wyjątkowo surowe. Zamawiający publiczni odnotowują każdy etap zakupu w jednym krajowym rejestrze, zakupy w ochronie zdrowia ma w rękach krajowy organ centralny, a faktury przechodzą przez systemy administracji podatkowej. Mimo to e-mail na zimno do dystrybutora jest niezgodny z prawem. Producent, który przeczyta ten zapis, przygotuje dokumenty po grecku i napisze list zamiast e-maila, może znaleźć partnera bez potknięć.

Mówiąc prościej: greccy zamawiający publiczni publikują wnioski, zaproszenia, decyzje o udzieleniu zamówienia i umowy w KIMDIS, centralnym elektronicznym rejestrze zamówień publicznych, a przetargi elektroniczne prowadzą w ESIDIS, krajowym systemie e-zamówień. Zakupy dostaw i usług do 30 000 € mogą odbywać się w trybie udzielenia bezpośredniego; większe w trybie konkurencyjnym, a powyżej progów unijnych także w TED. W ochronie zdrowia Krajowy Centralny Organ ds. Zamówień w Ochronie Zdrowia (EKAPY) zawiera umowy ramowe dla publicznych placówek zdrowia. Fakturowanie elektroniczne między greckimi firmami staje się obowiązkowe etapami, a zamawiający publiczni płacą co do zasady w 30 dni, najpóźniej w 60. E-mail marketingowy wymaga uprzedniej zgody odbiorcy, więc pierwszy kontakt to list, targi albo rekomendacja.

Jak kupuje rynek

Dystrybutorzy, Ateny, Saloniki i wyspy

W większości kategorii technicznych i profesjonalnych zagraniczny producent sprzedaje greckiemu dystrybutorowi, który trzyma towar na stanie, startuje w przetargach publicznych i dostarcza do szpitali, gmin i firm. Kupcy są zarówno na lądzie stałym, jak i na wyspach, a dostawy na wyspy zależą od połączeń promowych i lotniczych, więc zapytaj od razu, które regiony i wyspy dystrybutor obsługuje sam, do których dociera przez subdealerów i jak realizuje pilne zamówienia.

Grecki popyt publiczny trafia do lokalnych firm. W naszej analizie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia na dostawy w TED (wrzesień 2026 r.) 99% zwycięzców w 1660 ogłoszeniach zamawiających z Grecji stanowiły firmy zarejestrowane w tym kraju (metodologia). Wśród tych zwycięzców są zarówno niezależni dystrybutorzy, jak i greckie spółki zależne producentów; pierwsze zadanie to odróżnić jednych od drugich.

Szpitale i EKAPY

Ochrona zdrowia to najbardziej widoczna kategoria publiczna. EKAPY (Εθνική Κεντρική Αρχή Προμηθειών Υγείας) opisuje swoją rolę jako koordynowanie i prowadzenie zakupów centralnych, przyjmowanie, magazynowanie i dystrybucję produktów, materiałów i usług zdrowotnych oraz monitorowanie zużycia w publicznych placówkach zdrowia. Prowadzi elektroniczne rejestry dostawców, produktów i usług, a swoje przetargi publikuje na własnej stronie.

Jej przetargi pokazują skalę. 24 września 2026 r. EKAPY ogłosiło przetarg 8/2026, otwarte postępowanie elektroniczne powyżej progów unijnych na umowę ramową na soczewki wewnątrzgałkowe (CPV 33731110-7), z umowami wykonawczymi bez ponownego otwierania konkurencji, okresem jednego roku i szacunkową wartością 11 928 488,13 € bez VAT, plus opcją na kolejny rok o tej samej wartości. Ta umowa dzieli całkowitą ilość między dostawców będących jej stronami według z góry ustalonych procentów, więc umowa ramowa tej wielkości zwykle trafia do kilku dostawców; w wyrobach medycznych ci dostawcy to dystrybutorzy i spółki zależne, którym warto przyjrzeć się w pierwszej kolejności. Poszczególne szpitale nadal kupują poniżej i obok umów ramowych EKAPY, a te zakupy pojawiają się w KIMDIS.

Dowody, których oczekują greccy kupcy

Oznakowanie CE i dokumenty po grecku

Kupcy i dystrybutorzy oczekują dowodów zgodności przed ceną: oznakowania CE i deklaracji zgodności tam, gdzie produkt jest regulowany, oraz sprawozdań z badań według norm wskazanych w przetargu. W przypadku wyrobów medycznych art. 10 ust. 11 rozporządzenia (UE) 2017/745 wymaga, by informacje producenta były dostarczane w urzędowym języku lub językach Unii określonych przez państwo członkowskie, w którym wyrób trafia do użytkownika lub pacjenta; zapytaj dystrybutora, jakich greckich etykiet i instrukcji potrzebuje przed pierwszym przetargiem. Na 3 listopada 2026 r. nie udało nam się samodzielnie otworzyć tekstu greckiego przepisu wykonawczego, więc dokładny zakres wymogu języka greckiego traktuj jako coś do potwierdzenia.

W praktyce nastaw się na pracę po grecku: karty techniczne, instrukcje, informacje o bezpieczeństwie i cenniki, gotowe jako pliki, które dystrybutor może wgrać do przetargu elektronicznego.

Tożsamość firmy: GEMI i numer podatkowy

Greckie firmy są wpisane do Ogólnego Rejestru Handlowego, ΓΕΜΗ (GEMI), którego portal jednego okienka pozwala każdemu wyszukać informacje o przedsiębiorstwie, zamówić zaświadczenia i odpisy oraz zapisać się na powiadomienia o zmianach we wpisie firmy. Greckie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia i faktury identyfikują firmy po numerze podatkowym, ΑΦΜ (AFM). Gdy dystrybutor poda Ci swój AFM i numer GEMI, sprawdź wpis w rejestrze i porównaj numer z zamówieniami, które wygrał.

Fakturowanie przez myDATA

Grecja raportuje faktury do administracji podatkowej AADE przez platformę myDATA i przechodzi od raportowania do obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2025/502 upoważnia Grecję do przyjmowania od podatników mających siedzibę w Grecji wyłącznie faktur elektronicznych, bez akceptacji odbiorcy, w transakcjach między nimi; stosuje się ją od 1 lipca 2025 r. do 31 grudnia 2027 r.

Krajowy harmonogram określa wspólna decyzja A.1128/2025, od tego czasu zmieniana. Według alertu podatkowego EY Greece dotyczącego decyzji A.1044/2026 (ΦΕΚ Β΄ 880/17.02.2026) oraz komunikatu AADE opublikowanego ponownie 1 października 2026 r., wraz z decyzją A.1197/2026:

• firmy z przychodem brutto powyżej 1 000 000 € są objęte obowiązkiem od 2 marca 2026 r. (zamiast pierwotnie planowanego 2 lutego 2026 r.);
• dla wszystkich pozostałych firm start, pierwotnie wyznaczony na 1 października 2026 r., przesunięto na 2 listopada 2026 r., z okresem przejściowym do 31 stycznia 2027 r., w którym obok e-faktur można jeszcze stosować inne sposoby wystawiania; od 1 lutego 2027 r. ich faktury B2B, spoza UE i B2G muszą być wystawiane wyłącznie przez certyfikowanego dostawcę e-fakturowania albo własne aplikacje AADE;
• zakres obejmuje krajową sprzedaż B2B i sprzedaż do podmiotów spoza UE (z wyłączeniem handlu detalicznego) oraz fakturowanie w ramach zamówień publicznych (B2G), z zastrzeżeniem przepisów szczególnych, na podstawie art. 14 ustawy 4308/2014, zmienionej ustawą 5222/2025.

Strona AADE była dla nas niedostępna 3 listopada 2026 r., a decyzje zmieniano więcej niż raz, więc aktualny harmonogram potwierdź na aade.gr. Dla zagranicznego producenta obowiązek spada najpierw na greckiego dystrybutora: to on musi wystawiać e-faktury greckim klientom przez certyfikowanego dostawcę albo aplikację AADE. Twoja faktura dla dystrybutora to faktura wewnątrzunijna lub eksportowa według Twoich własnych przepisów. Zasady fakturowania w swoich umowach potwierdź z doradcą podatkowym.

Terminy płatności

Ustawa 4152/2013 (ΦΕΚ Α΄ 107) transponowała dyrektywę 2011/7/UE w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach. Gdy dłużnikiem jest organ publiczny, podpunkt Ζ.5 wyznacza 30 dni kalendarzowych od otrzymania faktury, wydłużone do 60 dni dla przedsiębiorstw publicznych prowadzących działalność handlową oraz dla uznanych publicznych świadczeniodawców opieki zdrowotnej i EOPYY, krajowego ubezpieczyciela zdrowotnego. Dłuższy termin umowny musi zostać wyraźnie uzgodniony i obiektywnie uzasadniony, a „σε κάθε περίπτωση η προθεσμία δεν υπερβαίνει τις εξήντα (60) ημερολογιακές ημέρες”: w każdym przypadku termin nie przekracza 60 dni kalendarzowych. Między firmami dyrektywa ogranicza uzgodnione terminy płatności co do zasady do 60 dni, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej, a termin nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Ustal warunki z dystrybutorem przed pierwszym przetargiem i sprawdź je z doradcą.

Gdzie widać popyt publiczny

ESIDIS i KIMDIS

Do obu systemów prowadzi krajowy portal e-zamówień (promitheus.gov.gr przekierowuje właśnie tam). ESIDIS ma osobne podsystemy dla dostaw i usług oraz dla robót budowlanych, z wyszukiwarką, otwartymi danymi i statystykami; 3 listopada 2026 r. statystyki portalu pokazywały 7993 uczestniczących wykonawców i 32 458 ofert z poprzednich 12 miesięcy. KIMDIS rejestruje dane o przejrzystości i jawności aktów i decyzji dotyczących zamówień publicznych: wnioski, zaproszenia, decyzje o udzieleniu zamówienia i umowy. Udostępnia Open Data API, więc zapis można przeszukiwać systematycznie.

Udzielenie bezpośrednie do 30 000 €

Zgodnie z art. 118 ustawy 4412/2016, w brzmieniu nadanym w 2021 r., instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia na dostawy lub usługi bezpośrednio, gdy jego szacunkowa wartość wynosi 30 000 € lub mniej (60 000 € dla niektórych usług ICT i usług szczególnych). Krajowy rejestr procedur mitos.gov.gr (ostatnia aktualizacja 7 sierpnia 2026 r.) opisuje kroki:

• zatwierdzony wniosek i pierwsze zaproszenie do złożenia oferty publikuje się w KIMDIS;
• decyzję o udzieleniu zamówienia publikuje się w KIMDIS co najmniej pięć dni po pierwszym zaproszeniu;
• w przypadku umów powyżej 2500 € plus VAT podpisaną umowę także publikuje się w KIMDIS;
• od 1 października 2025 r. korzystanie z ESIDIS przy udzieleniu bezpośrednim nie jest już obowiązkowe.

Nawet małe zamówienia, w których dystrybutor po raz pierwszy wygrywa szpital lub gminę, zostawiają więc ślad z nazwą dostawcy.

Powyżej progów unijnych: TED

Dla dostaw i usług w latach 2026 i 2027 progi unijne wynoszą 140 000 € dla administracji centralnej i 216 000 € dla pozostałych instytucji zamawiających (rozporządzenie delegowane (UE) 2025/2152). Powyżej nich greccy zamawiający publikują ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w TED, z nazwą zwycięzcy i kodami CPV (jak czytać ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w TED). Między 30 000 € a progami unijnymi zamówienia i umowy sprawdzaj w KIMDIS.

Legalny pierwszy kontakt

Grecja wymaga zgody. Art. 11 ust. 1 ustawy 3471/2006 dopuszcza niezamówiony e-mail w celach marketingu bezpośredniego tylko wtedy, gdy abonent wcześniej wyraźnie się na to zgodził. Grecki Urząd Ochrony Danych (Hellenic Data Protection Authority) stwierdza, że bez wcześniejszej transakcji przed wysłaniem jakiejkolwiek wiadomości musisz mieć zgodę odbiorcy, wyrażoną na piśmie lub elektronicznie, a zaznaczone z góry pole nie jest zgodą. Wymienia niezgodne z prawem źródła adresów: kupione listy zebrane bez zgody, listy niestworzone do marketingu bezpośredniego, takie jak katalogi stowarzyszeń zawodowych i targów, oraz adresy zebrane ze stron internetowych, forów i blogów, ręcznie lub automatycznie, wprost obejmując ogólne adresy firmowe „τύπου «info@company.gr»”. Jedyny wyjątek dotyczy Twoich własnych klientów: dane uzyskane przy wcześniejszej transakcji można wykorzystać do promowania podobnych produktów lub usług.

Dlatego dla e-maili na zimno oznaczamy Grecję jako zakazaną. Napisz list pocztą, po grecku, do właściciela lub dyrektora handlowego, z jednostronicową kartą swojego asortymentu i jasnym powodem, dla którego pasuje do tego, co dystrybutor już sprzedaje; spotkaj się na targach branżowych; albo poproś izbę, stowarzyszenie lub obecnego greckiego partnera o rekomendację. Gdy dystrybutor sam do Ciebie napisze, odpowiadaj e-mailem. Przepis i jego źródła opisuje strona rynku greckiego. To podsumowanie, nie porada prawna; sposób kontaktu sprawdź z greckim doradcą.

Co to oznacza dla producenta

• Najpierw przeczytaj publiczny zapis: TED powyżej progów unijnych, KIMDIS dla każdego etapu poniżej nich, łącznie z udzieleniem bezpośrednim.
• W ochronie zdrowia sprawdź umowy ramowe EKAPY w swojej kategorii; dostawcy z tych umów już obsługują szpitale.
• Przygotuj greckie dokumenty i dowody zgodności jako pliki elektroniczne, gotowe do ESIDIS.
• Sprawdź wpis dystrybutora w GEMI i jego AFM oraz zapytaj, które regiony i wyspy obsługuje sam.
• Licz się z tym, że dystrybutor będzie wystawiał e-faktury przez myDATA; potwierdź aktualny harmonogram AADE.
• Trzymaj terminy płatności w granicach 60 dni i spodziewaj się 30 przy większości zamówień publicznych.
• Pierwszy kontakt nawiąż listem, na targach albo przez rekomendację, nigdy e-mailem na zimno.

Gdzie pasuje Cresques

Utwórz rynek dla Grecji, wybierz kategorie CPV (albo pozwól, by czytnik materiałów zaproponował je na podstawie broszury lub strony WWW), a Cresques pokaże firmy wymienione w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia w TED dla tych kategorii, z usuniętymi danymi osobowymi. Mniejsze zamówienia poniżej progów unijnych przeszukaj samodzielnie w KIMDIS. Profile firm z rolą zbadaną przez AI, odróżniające dystrybutorów od spółek zależnych producentów, już działają, podobnie jak pierwsze wiadomości przygotowane po grecku z wersją angielską, pisane pod legalną drogę kontaktu (list, nie e-mail na zimno); alerty e-mail o nowych zamówieniach są dostępne w płatnych planach.