Markteintritt in Belgien über Distributoren: drei Regionen, E-Rechnung über Peppol und Auftraggeber, die Lieferanten einladen

Belgien ist klein auf der Landkarte und groß an Komplexität. Ein Land, drei Regionen, drei Amtssprachen und mehrere Ebenen öffentlicher Auftraggeber. Ein Hersteller, der es als einen französischsprachigen oder einen niederländischsprachigen Markt behandelt, verpasst die Hälfte davon; wer die Sprachgrenze einplant, auf belgische Art fakturiert und den Erstkontakt regelkonform aufnimmt, findet Distributoren, die an die Arbeit mit ausländischen Lieferanten gewöhnt sind.

Kurz gesagt: Der gewerbliche Handel in Belgien läuft über Fachdistributoren, die an Installateure, Einrichtungen und öffentliche Auftraggeber verkaufen, oft in einer Sprachregion statt im ganzen Land. Unterlagen werden auf Niederländisch und Französisch erwartet, für den Osten auch auf Deutsch. Seit dem 1. Januar 2026 müssen Rechnungen zwischen in Belgien mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen sein, die in der Regel über Peppol versendet werden; die Systeme Ihres Distributors sind also darauf ausgerichtet. Öffentliche Ausschreibungen und Zuschlagsbekanntmachungen stehen auf der nationalen Plattform e-Procurement und, oberhalb der EU-Schwellenwerte, auf TED. Eine erste E-Mail ist nur an eine unpersönliche Adresse eines Unternehmens zulässig, etwa info@ oder sales@.

Wie der Markt einkauft

Drei Regionen, vier Sprachgebiete

Die Verfassung beschreibt Belgien gleich zu Beginn als Bundesstaat, der sich aus Gemeinschaften und Regionen zusammensetzt. Sie nennt drei Regionen (die Wallonische, die Flämische und die Region Brüssel) und vier Sprachgebiete: das französische, das niederländische, das deutsche und das zweisprachige Gebiet Brüssel-Hauptstadt, wobei jede Gemeinde zu einem davon gehört. Diese Struktur prägt den Handel: Ein Distributor kann eine Sprachregion bedienen oder mehrere. Die erste Frage lautet daher nicht nur „Wer verkauft meine Kategorie?“, sondern „In welcher Sprachregion und für welche Auftraggeber?“.

Sie können einen landesweiten Distributor beauftragen oder einen pro Sprachregion. Ein landesweiter Partner bedeutet einen Vertrag und ein Lager; regionale Partner kennen ihre Auftraggeber womöglich besser. Wofür Sie sich auch entscheiden: Regeln Sie Vertriebsgebiet und Exklusivität vor der ersten Bestellung schriftlich und legen Sie fest, wie Brüssel behandelt wird, das zwischen beiden liegt.

Fachdistribution und institutionelle Auftraggeber

In den meisten technischen und gewerblichen Kategorien gilt das bekannte Muster: Der Hersteller verkauft an einen Fachdistributor, der an Installateure, Bauunternehmen, Facility-Manager und institutionelle Abnehmer verkauft. Das Gesundheitswesen ist ein gutes Beispiel dafür, wie institutionelle Nachfrage organisiert ist. Der FÖD Volksgesundheit zählt zum 1. Januar 2026 101 allgemeine Krankenhäuser, gruppiert in 23 lokoregionalen Krankenhausnetzwerken, die die Versorgung koordinieren und ihre gemeinsamen Leistungen organisieren. Stand November 2026 konnten wir in keiner offiziellen Quelle eine allgemeine Regel bestätigen, ob diese Netzwerke auch gemeinsam einkaufen; prüfen Sie daher die Ausschreibungen jedes Netzwerks, um zu sehen, wer öffentlicher Auftraggeber ist. Unser Leitfaden zu Händlern, Einkaufsverbänden und Zentralen behandelt, wie Sie die Ebene wählen, die Sie zuerst ansprechen.

Die Nachweise, die belgische Einkäufer erwarten

Unterlagen in den richtigen Sprachen

Distributoren erwarten technische Datenblätter, Anleitungen, Garantiebedingungen und Geschäftsbedingungen auf Niederländisch und Französisch und auf Deutsch, wenn sie das deutschsprachige Gebiet bedienen. Erreicht Ihr Produkt Verbraucher, setzt das Gesetz eine Untergrenze: Nach Artikel VI.8 des Wirtschaftsgesetzbuchs müssen vorgeschriebene Kennzeichnungsangaben, Gebrauchsanleitungen und Garantieunterlagen mindestens in einer Sprache abgefasst sein, die der Durchschnittsverbraucher verstehen kann, unter Berücksichtigung der Sprachregion, in der die Waren angeboten werden. Bei gewerblichen Produkten ist die Anforderung kaufmännisch statt rechtlich, aber nicht weniger real: Ein Distributor kann einem Einkäufer in Lüttich oder Gent keine rein englische Akte vorlegen.

Konformitätsnachweise

CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung überall dort, wo EU-Produktrecht gilt, sowie Prüfberichte nach den Normen, die Auftraggeber in ihren Ausschreibungsunterlagen nennen. Belgische öffentliche Auftraggeber vergeben den Zuschlag auf das wirtschaftlich günstigste Angebot, das sie nach Artikel 81 des Gesetzes über öffentliche Aufträge vom 17. Juni 2016 über den Preis, über die Kosten (etwa Lebenszykluskosten) oder über das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bestimmen dürfen, einschließlich Qualität, technischem Wert, Kundendienst und Lieferbedingungen. Ein Distributor, der bei diesen Kriterien punkten will, braucht dafür Ihre Daten.

Strukturierte E-Rechnung über Peppol

Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle in Belgien mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen untereinander strukturierte elektronische Rechnungen verwenden, die direkt zwischen ihrer Software ausgetauscht werden; ein per E-Mail versandtes PDF zählt nicht mehr. Die Rechnungen laufen über Peppol, ein dezentrales Netzwerk, an das die Software von Absender und Empfänger angeschlossen ist. Rechtsgrundlage ist Artikel 53 § 2bis des Mehrwertsteuergesetzbuchs, wie die offizielle FAQ zur E-Rechnung festhält. Die Behörden gewährten für die ersten drei Monate 2026 eine allgemeine Toleranzfrist, die abgelaufen ist; eine engere Toleranz für die Gutschrift (Selbstfakturierung) lief bis zum 30. Juni 2026.

Was das für Sie bedeutet, hängt davon ab, wo Sie niedergelassen sind. Nach der offiziellen FAQ unterliegen mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen, die nicht in Belgien niedergelassen sind und dort keine feste Niederlassung haben, nicht der Pflicht, selbst wenn sie eine belgische Mehrwertsteuernummer besitzen, und das Gesetz soll in diesem Punkt geändert werden. Ein ausländischer Hersteller, der einem belgischen Distributor Rechnungen stellt, ist also selbst nicht verpflichtet; der Einkauf und die Buchhaltung Ihres Distributors laufen aber inzwischen über Peppol, und eine Rechnung, die er auf diesem Weg empfangen kann, macht die erste Bestellung reibungsloser. Gründen Sie eine belgische Niederlassung, gilt die Pflicht für Sie. Dies ist eine Zusammenfassung der offiziellen Hinweise, keine Steuerberatung: Klären Sie Ihre eigene Lage mit Ihrem Steuerberater.

Ein prüfbares Unternehmen

Die Zentrale Datenbank der Unternehmen (Banque-Carrefour des Entreprises, Kruispuntbank van Ondernemingen) wird von einem Dienst des FÖD Wirtschaft betrieben und erfasst jedes Unternehmen, das gesetzlich eintragungspflichtig ist. Jeder kann ihre öffentlichen Daten kostenlos auf der Website BCE Public Search abfragen, nach Nummer, Name, Tätigkeit oder Anschrift. Die Mehrwertsteuernummer eines belgischen Unternehmens ist seine Unternehmensnummer mit dem Präfix BE. Rechnen Sie damit, dass Ihr Distributor Sie genauso nachschlägt wie Sie ihn; geben Sie auf Ihrer Website und in Ihrem Angebot Ihren vollständigen Firmennamen, Ihre Anschrift sowie Register- und Mehrwertsteuernummer an.

Zahlungsfristen

Das Gesetz vom 2. August 2002 zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs im Geschäftsverkehr setzt die Regeln. Zwischen Unternehmen ist die Zahlung, wenn der Vertrag kein Datum festlegt, innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang der Rechnung fällig (oder nach Erhalt der Waren oder Leistungen, wenn das Rechnungsdatum unsicher ist). Die Parteien können eine Frist vereinbaren, die aber 60 Kalendertage nicht überschreiten darf; eine Klausel mit längerer Frist gilt als nicht geschrieben; Abnahme- oder Prüfzeiträume zählen mit, und die Parteien dürfen das Eingangsdatum der Rechnung nicht vertraglich festlegen (Artikel 4, in der mit Wirkung vom 1. Februar 2022 geänderten Fassung).

Für öffentliche Auftraggeber gelten ebenfalls 30 Tage als Standard; eine längere Frist darf nur vereinbart werden, wenn sie durch die Art des Auftrags sachlich gerechtfertigt ist, und niemals über 60 Tage hinaus. Anerkannte Gesundheitsdienstleister zahlen innerhalb von 60 Kalendertagen. Bei Zahlungsverzug fallen Zinsen in Höhe des EZB-Zinssatzes zuzüglich acht Prozentpunkten an, aufgerundet auf den nächsten halben Prozentpunkt (Artikel 5), sowie pauschal 40 € für Beitreibungskosten zusätzlich zu angemessenen weiteren Kosten (Artikel 6). Richten Sie Ihre Preisliste und die Marge Ihres Distributors an diesen Grenzen aus und lassen Sie Ihre Vertragsbedingungen von einem belgischen Berater prüfen.

Wo öffentliche Nachfrage sichtbar wird

e-Procurement und TED

Die nationale Plattform ist e-Procurement, intern vom FÖD BOSA entwickelt und seit 2023 in Betrieb. Sie vereint, was die früheren Anwendungen e-Notification (Veröffentlichung von Ausschreibungen), e-Tendering (Abgabe von Angeboten) und e-Catalogue (Bestellungen aus Rahmenverträgen) leisteten, und Unternehmen können Suchprofile anlegen, um E-Mails zu passenden Ausschreibungen zu erhalten. Der FÖD BOSA rechnete damit, dass dort mindestens 20.000 öffentliche Ausschreibungen pro Jahr veröffentlicht werden.

Die Schwellenwerte für die EU-weite Bekanntmachung liegen bei 140.000 € für Liefer- und Dienstleistungen föderaler öffentlicher Auftraggeber und bei 216.000 € für andere öffentliche Auftraggeber (Artikel 11 des Königlichen Erlasses vom 18. April 2017 in aktualisierter Fassung). Darüber verpflichtet Artikel 62 des Gesetzes von 2016 den Auftraggeber, innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung eine Zuschlagsbekanntmachung zu übermitteln, und diese Bekanntmachungen erscheinen auf TED. Darunter übermittelt der Auftraggeber bei Aufträgen mit einem geschätzten Wert ab 30.000 € eine vereinfachte Zuschlagsbekanntmachung, ebenfalls innerhalb von 30 Tagen, mit dem Gewinner und dem Wert des angenommenen Angebots (Anhang 5/1 des Königlichen Erlasses). Jeder Zuschlag nennt den Gewinner: Ein Distributor, der in Flandern oder der Wallonie immer wieder Aufträge für Labor, Möbel oder medizinische Verbrauchsmaterialien gewinnt, hat nachgewiesene Nachfrage. Artikel 47 erlaubt Auftraggebern den Einkauf über zentrale Beschaffungsstellen; die in einer Bekanntmachung genannte Stelle kauft also womöglich für andere ein.

Unterhalb der Schwellenwerte laden Auftraggeber ein

Zwei Regeln machen Bekanntheit wichtig. Aufträge mit einem geschätzten Wert unter 30.000 € unterliegen nur wenigen Bestimmungen des Gesetzes, erfordern keine Zuschlagsbekanntmachung und können durch eine angenommene Rechnung abgeschlossen werden (Artikel 92). Und bei Liefer- und Dienstleistungen unter 140.000 € ohne MwSt. darf ein Auftraggeber, gleich auf welcher Ebene, das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung nutzen und dabei nach Möglichkeit mehrere Lieferanten konsultieren (Artikel 42 des Gesetzes und Artikel 90 des Königlichen Erlasses). In diesen Verfahren wählt der Auftraggeber, wen er einlädt. Ein Distributor, der bereits auf seiner Liste steht, bekommt den Anruf – ein weiterer Grund, über einen Distributor zu arbeiten statt allein.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Belgien erlaubt eine erste E-Mail an ein Unternehmen, aber die Regel ist eng. Artikel XII.13 des Wirtschaftsgesetzbuchs verbietet Werbung per E-Mail ohne vorherige, freie, spezifische und informierte Einwilligung des Empfängers. Der Königliche Erlass vom 4. April 2003 nimmt Nachrichten an juristische Personen aus, wenn die verwendete elektronische Adresse unpersönlich ist: info@, sales@ oder orders@ dürfen ein an Unternehmen gerichtetes Angebot erhalten; vorname.nachname@ ist die Adresse einer natürlichen Person und erfordert deren Einwilligung. Der Absender muss nachweisen, dass die Ausnahme greift, und jede Werbe-E-Mail muss auf das Widerspruchsrecht hinweisen und einen elektronischen Weg dafür anbieten; eine Aufforderung, keine weiteren Nachrichten zu senden, ist zu bestätigen und umzusetzen.

In der Praxis: Schreiben Sie an die allgemeine Adresse des Distributors, in der Sprache seiner Region, mit einem Angebot für Unternehmen, geben Sie sich vollständig zu erkennen und fügen Sie eine Abmeldemöglichkeit bei. Um einen namentlich bekannten Einkäufer oder Geschäftsführer zu erreichen, nutzen Sie einen Brief, die Fachmesse der Branche oder eine Empfehlung. Sobald ein Distributor Ihnen geschrieben hat, ist eine E-Mail nicht mehr unerbeten. Dies fasst die Regel zusammen und ist keine Rechtsberatung; prüfen Sie Ihre Kampagne daher mit Ihrem Berater. Die Marktseite zu Belgien erläutert die Regel, ihre Quellen und die Schritte zum Markteintritt.

Wo Cresques ansetzt

Belgien ist ein Cresques-Markt. Wenn Sie einen Markt für Belgien anlegen, liest Cresques die TED-Zuschlagsbekanntmachungen für die gewählten CPV-Kategorien und zeigt, welche Unternehmen sie bereits gewinnen, mit Daten auf Unternehmensebene und ohne personenbezogene Daten; der Materialleser kann diese Kategorien aus Ihrer Broschüre oder Website vorschlagen. In unserer Analyse der TED-Zuschlagsbekanntmachungen für Lieferungen (September 2026) waren 83 % der Gewinner in Bekanntmachungen belgischer Auftraggeber im Land registrierte Unternehmen (Methodik). Cresques liest e-Procurement nicht; nationale Verfahren und vereinfachte Zuschlagsbekanntmachungen unterhalb der EU-Schwellenwerte sind daher nicht in seinen Nachweisen enthalten. Firmenprofile mit einer KI-recherchierten Rolle und erste Nachrichten, entworfen in der Landessprache, sind verfügbar; E-Mail-Benachrichtigungen über neue Zuschläge gibt es in den kostenpflichtigen Tarifen.

Was das für einen Hersteller bedeutet

• Finden Sie die Distributoren über die öffentliche Spur: Zuschlagsbekanntmachungen auf TED und e-Procurement nennen die Unternehmen, die Ihre Kategorie gewinnen, und der Standort des Auftraggebers verrät ihre Sprachregion.
• Entscheiden Sie zwischen einem landesweiten Distributor und einem pro Sprachregion und regeln Sie Brüssel und die Exklusivität schriftlich.
• Bereiten Sie die Akte auf Niederländisch und Französisch vor (für den Osten auf Deutsch): Datenblätter, Anleitungen, Garantie, Preisliste, Konformitätsnachweise und Prüfberichte.
• Seien Sie bereit, in einem strukturierten Format zu fakturieren, das Ihr Distributor über Peppol empfangen kann, auch wenn ein nicht niedergelassener Lieferant selbst nicht verpflichtet ist.
• Halten Sie Zahlungsfristen im Rahmen des Gesetzes vom 2. August 2002: höchstens 60 Tage zwischen Unternehmen, 30 bei öffentlichen Auftraggebern, sofern nicht sachlich gerechtfertigt.
• Nehmen Sie den Erstkontakt per E-Mail nur an eine allgemeine Firmenadresse mit Abmeldemöglichkeit auf, oder per Brief, auf einer Messe oder über eine Empfehlung.