Markteintritt in Spanien über Distributoren: Fachhandel, Einkaufszentralen und Erstkontakt per Brief

Spanien belohnt einen Hersteller, der den richtigen Fachdistributor findet und mit spanischen Unterlagen ankommt. Öffentliche Auftraggeber veröffentlichen selbst kleine Zuschläge mit dem Namen des erfolgreichen Unternehmens, und das Gesetz schließt den üblichen ersten Schritt aus: die Kaltakquise per E-Mail.

Kurz gesagt: Spanische gewerbliche Kunden werden von nach Sektoren organisierten Fachdistributoren beliefert, von denen viele Mitglied in Einkaufszentralen (centrales de compra) sind, die für die Gruppe mit Lieferanten verhandeln. Öffentliche Aufträge werden auf der Plataforma de Contratación del Sector Público veröffentlicht, bis hinunter zu Kleinaufträgen, die größeren Zuschläge auf TED. Vergabeunterlagen und Verbraucheretiketten müssen auf Spanisch sein, Zahlungsfristen sind auf 60 Tage gedeckelt, und der Erstkontakt ist ein Brief, eine Messe oder eine Empfehlung, keine E-Mail.

Wie der Markt einkauft

Fachdistributoren, nach Sektoren organisiert

In den meisten technischen und gewerblichen Kategorien verkauft der Hersteller an einen Fachdistributor, der Lager hält, die regionale Logistik übernimmt und an Installateure, Einzelhändler und institutionelle Abnehmer weiterverkauft. Jede Branche hat ihren eigenen Verband – das schnellste Verzeichnis, wer aktiv ist. Zwei Beispiele: Fenin, der Verband der Medizintechnikunternehmen, richtet sich an jedes Unternehmen, das „fabrica, importa o distribuye producto sanitario en España“ (in Spanien Medizinprodukte herstellt, importiert oder vertreibt); ADIME, der nationale Verband der Elektrodistributoren, besteht aus Firmen, die sich der „Almacenaje y Distribución de Material Eléctrico, Maquinaria Eléctrica y Componentes Electrónicos“ (Lagerung und Vertrieb von Elektromaterial, elektrischen Maschinen und elektronischen Bauteilen) widmen.

Einkaufszentralen: eine Listung, viele unabhängige Händler

Viele unabhängige Distributoren und Einzelhändler gehören einer central de compras y servicios (CCS) an. ANCECO, der Verband, der diese Zentralen seit 1998 vertritt, beschreibt die CCS als Modell, mit dem die Mitglieder im Wettbewerb bestehen können, „sin perder la titularidad de sus negocios“ (ohne das Eigentum an ihrem Geschäft aufzugeben), und erklärt, dass eine Zentrale durch das Bündeln der Einkäufe vieler Unternehmen „la negociación de precios y condiciones con proveedores“ (die Verhandlung von Preisen und Konditionen mit Lieferanten) verbessert. Er zählt 275 Zentralen mit 63.000 Mitgliedsunternehmen. Am Kategorieeinkäufer der Zentrale führt daher kein Weg vorbei: Sind Sie einmal gelistet, können die Mitglieder zu den vereinbarten Konditionen bestellen.

Handelsvertreter oder Distributor: Entscheiden Sie vor der Unterschrift

Manche Hersteller beginnen stattdessen mit einem Handelsvertreter. Nach der Ley 12/1992 vermittelt oder schließt ein Handelsvertreter Verkäufe in Ihrem Namen, ohne das kaufmännische Risiko zu tragen (Artikel 1), und bei Vertragsende kann ein Handelsvertreter, der Ihnen Kunden gebracht hat, einen Ausgleichsanspruch von bis zu einer durchschnittlichen Jahresvergütung der letzten fünf Jahre geltend machen (Artikel 28). Ein Distributor kauft und verkauft auf eigene Rechnung; die Kosten bei Vertragsende unterscheiden sich.

Wo öffentliche Nachfrage sichtbar wird

Spanien veröffentlicht seine öffentliche Beschaffung ausführlich und an einem nationalen Ort.

• Das Gesetz über Verträge des öffentlichen Sektors (Ley 9/2017, Artikel 347) macht die Plataforma de Contratación del Sector Público zum Sitz aller Auftraggeberprofile des staatlichen Sektors. Die autonomen Gemeinschaften dürfen eigene Plattformen betreiben, müssen ihre Ausschreibungen und Ergebnisse aber trotzdem auf der nationalen Plattform veröffentlichen, direkt oder per Aggregation.
• Der Abschluss jedes Vertrags muss innerhalb von 15 Tagen im Auftraggeberprofil veröffentlicht werden; oberhalb der EU-Schwellenwerte geht die Bekanntmachung zusätzlich an das Amtsblatt der EU, also an TED (Artikel 154). Für 2026 und 2027 liegen diese Schwellenwerte bei 140.000 € für zentrale Regierungsbehörden und 216.000 € für sonstige öffentliche Auftraggeber (Lieferungen und Dienstleistungen).
• Kleinaufträge, bei Lieferungen und Dienstleistungen unter 15.000 € (Artikel 118), müssen mindestens vierteljährlich mit Gegenstand, Laufzeit, Betrag und der Identität des erfolgreichen Unternehmens veröffentlicht werden (Artikel 63.4). Selbst kleine Käufe hinterlassen eine namentliche Spur.

Die Registrierung auf der Plataforma ist kostenlos und bringt tägliche Benachrichtigungen über Ausschreibungen, die „publicadas en cualquier portal del Sector Público o en el Diario Oficial de la Unión Europea“ (auf einem beliebigen Portal des öffentlichen Sektors oder im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht) sind; das Finanzministerium veröffentlicht die Ausschreibungen der Plataforma zudem als offene Daten mit täglicher Aktualisierung. Für einen Hersteller zählen die Zuschlagsdaten am meisten: Ein Distributor, der in Ihrer Kategorie immer wieder gewinnt, hat nachgewiesene Nachfrage (wie man eine TED-Zuschlagsbekanntmachung liest).

Zentrale Beschaffung

Auf staatlicher Ebene kann der Finanzminister Waren und Dienstleistungen zur zentralen Beschaffung erklären; staatliche Stellen müssen sie dann über das staatliche System einkaufen, und andere öffentliche Stellen können sich anschließen (Artikel 229). Die Aufträge vergibt die Junta de Contratación Centralizada, die der Generaldirektion für Rationalisierung und Zentralisierung der Beschaffung (DGRCC) zugeordnet ist. Ein Unternehmen kommt hinein, indem es einen zentralen Auftrag oder eine Rahmenvereinbarung gewinnt oder einem dynamischen Beschaffungssystem beitritt, das während seiner gesamten Laufzeit Unternehmen zulässt, die seine Kriterien erfüllen. Autonome Gemeinschaften und Kommunen dürfen eigene zentrale Beschaffungsstellen gründen (Artikel 228); prüfen Sie also auch diese.

Wer entscheidet und wie ein erstes Treffen aussieht

Bei einem Distributor liegt die Entscheidung über eine neue Marke meist beim Geschäftsführer (gerente) oder beim kaufmännischen Leiter, beraten vom Produkt- oder Einkaufsleiter; bei einer Einkaufszentrale beim Kategorieeinkäufer. Rechnen Sie damit, dass das erste Treffen eher die Wirtschaftlichkeit prüft als Ihre Geschichte: Gebiet nach autonomer Gemeinschaft, Exklusivität, Preise, die Sie für eine Rahmenvereinbarung halten können, Lieferzeiten auf das Festland und die Inseln, Kundendienst, Referenzen und Muster (die Länderseite Spanien führt sie Schritt für Schritt auf).

Sprache und Unterlagen

Arbeitssprache ist Spanisch, und an zwei Stellen ist es gesetzlich vorgeschrieben:

• Ausländische Unternehmen, die sich in Spanien um Aufträge bewerben, reichen ihre Unterlagen amtlich ins Kastilische übersetzt ein („traducida de forma oficial al castellano“) oder gegebenenfalls in die Sprache der autonomen Gemeinschaft, in der die Vergabestelle ihren Sitz hat (Artikel 23 der Allgemeinen Verordnung, Real Decreto 1098/2001).
• Bei Industrieprodukten, die direkt an Verbraucher verkauft werden, muss die Pflichtkennzeichnung mindestens auf Kastilisch erscheinen, der „lengua española oficial del Estado“ (Amtssprache des spanischen Staates) (Artikel 8.1 des Real Decreto 1468/1988).

Halten Sie technische Datenblätter, Erklärungen, Anleitungen und Preislisten vor dem ersten Gespräch auf Spanisch bereit, fertig für eine Angebotsakte.

Zahlungsfristen und Rechnungsstellung

Die Ley 3/2004 über Zahlungsverzug legt eine Regelfrist von 30 Tagen ab Erhalt der Ware fest; die Parteien können sie vertraglich verlängern, aber „en ningún caso“ (keinesfalls) über 60 Tage hinaus (Artikel 4). Öffentliche Verwaltungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Genehmigung der Dokumente zahlen, die die Vertragsgemäßheit der Lieferung bestätigen (Artikel 198.4 der Ley 9/2017).

Rechnungen an öffentliche Verwaltungen müssen elektronisch sein und über die zuständige Eingangsstelle laufen; die Pflicht erfasst ausdrücklich auch ausländische juristische Personen, wobei Verwaltungen Rechnungen bis 5.000 € davon ausnehmen können (Artikel 4 der Ley 25/2013). Eine allgemeine Pflicht, E-Rechnungen zwischen Unternehmen auszustellen und zu empfangen, steht in Artikel 2 bis der Ley 56/2007. Das Real Decreto 238/2026 verschiebt sie für Unternehmen mit einem Umsatz über 8 Mio. € auf 12 Monate und für alle übrigen auf 24 Monate nach der Ministerialverordnung zur öffentlichen E-Rechnungslösung; diese Verordnung (Orden HAC/1028/2026) trat am 6. Oktober 2026 in Kraft, die Pflicht gilt also ab Oktober 2027 beziehungsweise Oktober 2028, für Rechnungen an in Spanien ansässige Unternehmen als Empfänger – Ihren spanischen Distributor eingeschlossen.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Spanien verlangt eine Einwilligung. Artikel 21 Abs. 1 der LSSI (Ley 34/2002) verbietet Werbe-E-Mails, die der Empfänger nicht vorher angefordert oder ausdrücklich genehmigt hat, und der Anhang des Gesetzes definiert als Empfänger jede natürliche oder juristische Person, „sea o no por motivos profesionales“ (ob aus beruflichen Gründen oder nicht); die einzige Ausnahme betrifft Bestandskunden und ähnliche Produkte. Die rechtmäßigen Wege sind ein Brief auf Spanisch an den Geschäftsführer oder kaufmännischen Leiter, die Fachmesse der Branche oder eine Empfehlung; sobald ein Distributor Ihnen geschrieben hat, ist E-Mail in Ordnung. Die Länderseite Spanien behandelt die Durchsetzung durch die Datenschutzbehörde (AEPD).

Wo Cresques ins Spiel kommt

Legen Sie einen Markt für Spanien an, wählen Sie Ihre CPV-Kategorien (oder lassen Sie sie sich vom Materialleser aus einer Broschüre oder Website vorschlagen), und Cresques zeigt die Unternehmen, die in TED-Zuschlagsbekanntmachungen für diese Kategorien genannt sind, ohne personenbezogene Angaben. Unterhalb der EU-Schwellenwerte durchsuchen Sie die Plataforma selbst. Firmenprofile mit einer von KI recherchierten Rolle und in der Landessprache entworfene erste Nachrichten sind verfügbar; E-Mail-Benachrichtigungen über neue Zuschläge gibt es in den kostenpflichtigen Tarifen.

Was das für einen Hersteller bedeutet

• Finden Sie die Distributoren über die öffentliche Spur: TED für die größeren Zuschläge, die Plataforma für den Rest, Kleinaufträge eingeschlossen.
• Ermitteln Sie den Branchenverband und die Einkaufszentralen Ihrer Kategorie; eine Listung kann viele unabhängige Händler öffnen.
• Wählen Sie bewusst zwischen Handelsvertreter und Distributor; ein Handelsvertreter kann am Ende einen Ausgleichsanspruch geltend machen.
• Bereiten Sie zuerst spanische Unterlagen vor, amtlich übersetzt, wo eine Ausschreibung es verlangt.
• Halten Sie Zahlungsfristen innerhalb von 60 Tagen, rechnen Sie bei öffentlichen Aufträgen mit 30 und stellen Sie öffentlichen Auftraggebern elektronische Rechnungen.
• Nehmen Sie den Erstkontakt per Brief, auf einer Messe oder über eine Empfehlung auf. Nicht per E-Mail.