Sprzedaż do Niemiec przez dystrybutora: co ogłoszenia z TED mówią polskiemu producentowi

Dla wielu producentów z Polski i reszty Europy Środkowej Niemcy to oczywisty pierwszy rynek eksportowy: sąsiad i bardzo duży rynek, publiczny i prywatny. Pytanie brzmi, jak tam sprzedawać. Możesz dostarczać niemieckim klientom bezpośrednio z fabryki, otworzyć oddział lub spółkę w Niemczech albo pracować przez niemieckiego dystrybutora, czyli wyspecjalizowany handel, który Niemcy nazywają Fachhandel.

Ogłoszenia o udzieleniu zamówień publicznych dają wyjątkowo jasną odpowiedź na jedną część tego pytania: od kogo niemieccy zamawiający faktycznie kupują. Ten wpis pokazuje, co mówią ogłoszenia, jak je czytać i co zrobić dalej.

W skrócie: w niemieckich zamówieniach publicznych na dostawy prawie każda wygrana przypada firmie zarejestrowanej w Niemczech. Część tych firm to niemieccy dystrybutorzy, część to niemieckie spółki zależne zagranicznych grup. Bardzo niewiele przypada firmom zarejestrowanym za granicą. Jeśli chcesz sięgnąć po niemiecki popyt publiczny bez zakładania najpierw niemieckiej spółki, drogą jest niemiecki dystrybutor, który już wygrywa w Twojej kategorii. Znajdź go w ogłoszeniach o udzieleniu zamówień, napisz do niego list zamiast e-maila i przyjdź z dokumentami po niemiecku.

Trzy drogi i ich koszt

Bezpośrednio z Polski. Nic w unijnym prawie zamówień publicznych nie zabrania polskiemu producentowi składania ofert w Niemczech. Zgodnie z art. 18 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych „instytucje zamawiające zapewniają równe i niedyskryminacyjne traktowanie wykonawców”. W praktyce niemiecki zamawiający oczekuje ofert, dokumentów i obsługi po niemiecku, a często także montażu, szkoleń i części zamiennych na miejscu. Fabryka za granicą musi to wszystko zorganizować sama.

Oddział lub niemiecka spółka. Oddział (Zweigniederlassung) spółki z siedzibą za granicą rejestruje się w niemieckim sądzie rejestrowym, w którego okręgu oddział się znajduje (§ 13d HGB). Niemiecka GmbH wymaga kapitału zakładowego co najmniej 25 000 EUR (§ 5 GmbHG). Obie formy dają niemiecki adres. Żadna nie daje klientów, zespołu sprzedaży ani serwisantów.

Niemiecki dystrybutor. Dystrybutor ma już klientów, niemieckojęzyczny personel, magazyn, a często także miejsce w umowach ramowych zamawiających. Oddajesz część marży i część kontroli nad ceną. Na pierwszym rynku to tańszy sposób sprawdzenia, czy produkt się sprzedaje, niż budowa własnej spółki. Poradnik po Niemczech wyjaśnia, jak zorganizowany jest Fachhandel i grupy zakupowe (Verbundgruppen).

Jak kupują niemieccy zamawiający publiczni

Niemcy nie mają jednego krajowego portalu zamówień. Rząd federalny, szesnaście krajów związkowych oraz tysiące gmin, szpitali i przedsiębiorstw komunalnych prowadzą własne postępowania na wielu platformach. Dobrym punktem wyjścia są trzy adresy federalne:

• oeffentlichevergabe.de, serwis publikacyjny (Bekanntmachungsservice) Datenservice Öffentlicher Einkauf, prowadzony przez federalny urząd zamówień (Beschaffungsamt des BMI). Sam opisuje się jako „centralny portal do wyszukiwania ogłoszeń publicznych instytucji zamawiających rządu federalnego, krajów związkowych i samorządów”. Korzystanie jest bezpłatne, a serwis ma otwarty interfejs danych.
• service.bund.de, portal administracji federalnej. Ogłoszenia trafiają tam bezpośrednio od podmiotów publicznych albo przez automatyczny import z 70 współpracujących platform zakupowych. Od października 2023 r. ogłoszenia o postępowaniach ogólnounijnych są wysyłane do Urzędu Publikacji UE w formacie eForms przez Datenservice Öffentlicher Einkauf.
• e-Vergabe (evergabe-online.de), federalna platforma e-zamówień prowadzona przez Beschaffungsamt, na której firmy pobierają dokumentację przetargową i składają oferty elektronicznie.

Podmioty federalne zamawiają też produkty standardowe w Kaufhaus des Bundes, elektronicznej platformie zakupowej. Cztery centralne urzędy zamówień łączą popyt administracji federalnej i po publicznym postępowaniu zawierają z firmami umowy ramowe na produkty standardowe. Jeśli Twoja kategoria jest kupowana w ten sposób, warto znać wykonawcę takiej umowy ramowej.

Progi unijne

Powyżej progów unijnych zamawiający musi przeprowadzić postępowanie ogólnounijne i opublikować jego wynik, a ogłoszenie pojawia się w TED, unijnym dzienniku zamówień. Od 1 stycznia 2026 r. rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2025/2152 ustala progi dyrektywy 2014/24/UE na 140 000 EUR dla zamówień na dostawy i usługi udzielanych przez instytucje administracji centralnej (z wyjątkami, np. dla części dostaw w dziedzinie obronności) oraz 216 000 EUR dla zamówień udzielanych przez pozostałe instytucje zamawiające (poniżej szczebla centralnego), bez VAT. Urzędy krajów związkowych, gminy i szpitale komunalne to instytucje zamawiające poniżej szczebla centralnego, więc dotyczy ich druga kwota. Poniżej progów obowiązują przepisy federalne i krajów związkowych, a ogłoszenia publikuje się na platformach krajowych, niekoniecznie w TED.

Kto wygrywa: liczby

Cresques przeanalizował ogłoszenia o udzieleniu zamówień na dostawy opublikowane w TED między 2 listopada 2023 r. a 30 października 2026 r. (zob. naszą metodologię). „Wygrana” to jeden zwycięzca w jednej części zamówienia. Kraj zwycięzcy to kraj rejestracji firmy podany w ogłoszeniu.

Dla zamawiających w Niemczech daje to 32 873 ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, 71 918 wygranych i 13 415 różnych zwycięskich firm. 95,2% wygranych przypadło firmom zarejestrowanym w Niemczech. Firmy zarejestrowane w Polsce miały 90 wygranych, rozłożonych na 32 firmy.

Warto to przeczytać uważnie. „Zarejestrowane w Niemczech” obejmuje niemieckie spółki zależne zagranicznych grup: niemiecka GmbH należąca do polskiej, francuskiej czy amerykańskiej spółki matki liczy się jako niemiecka. Liczba ta nie oznacza więc, że niemieccy zamawiający kupują tylko niemieckie produkty. Oznacza, że kupują od firm z siedzibą w Niemczech: od lokalnego dystrybutora albo od własnej lokalnej spółki handlowej producenta. Dla producenta bez niemieckiej spółki to właśnie jest sedno. Twoje produkty docierają do niemieckich zamawiających publicznych przez kogoś, kto jest tam zarejestrowany.

Kategorie są szerokie. Oto liczba ogłoszeń według działów CPV w tych samych danych (jedno ogłoszenie może liczyć się w kilku działach):

Jeśli Twoje produkty należą do jednego z tych działów, istnieją publiczne dane o niemieckich firmach, które je sprzedają.

Jak czytać niemieckie ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Niemieckie ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w TED ma strukturę eForms. Weźmy prawdziwy przykład: ogłoszenie 599807-2026, opublikowane 1 września 2026 r. przez szpital komunalny w Saksonii-Anhalt, dotyczące skanera PET/CT i jego oprogramowania. Oficjalnie jest dostępne tylko po niemiecku; TED pokazuje etykiety pól po angielsku.

1. Wyszukaj według kraju, rodzaju ogłoszenia i kategorii. W wyszukiwarce TED pole „Country” oznacza kraj siedziby zamawiającego („where the buyer is based”); wybierz Niemcy, ogłoszenia o wyniku i swoje kody CPV. W wyborze pomoże przewodnik po kodach CPV.
2. Sprawdź, co kupiono. Sekcja 2 podaje główną klasyfikację (tu „33115100 CT scanners”, czyli skanery do tomografii komputerowej) i miejsce realizacji z dokładnością do powiatu. Sekcja 5 opisuje każdą część i to, czy chodzi o umowę ramową.
3. Znajdź zwycięzców w sekcji 6. Dla każdej części „Information about winners” podaje zwycięzcę, wartość oferty, datę wyboru zwycięzcy i datę zawarcia umowy. W przykładzie część 1 (skaner) trafiła do firmy zarejestrowanej w Niemczech, część 2 (oprogramowanie) do firmy zarejestrowanej w Szwecji.
4. Zidentyfikuj każdą firmę w sekcji 8. „Organisations” wymienia każdą stronę z oficjalną nazwą, numerem rejestrowym, miejscowością, krajem i rolą, a przy zwycięzcach zwykle też z wielkością firmy. Niemiecka GmbH może podawać wpis do rejestru handlowego (w przykładzie „HRB …”) albo numer VAT; „Winner of these lots” wiąże ją z wynikiem.
5. Sprawdź, czy wartość jest ceną. Przy umowie ramowej wartość to często pułap na cały okres obowiązywania, a nie sprzedaż. Nasz wpis o wartościach umów ramowych wyjaśnia, jak to rozpoznać.
6. Powtórz to na wielu ogłoszeniach. Jedna wygrana niewiele dowodzi. Firma, która wygrywa w Twojej kategorii u kilku zamawiających rok po roku, naprawdę ją sprzedaje. Potem sprawdź, jaka to firma: niezależny dystrybutor czy własna spółka zależna konkurenta.

Pełny opis krok po kroku znajdziesz w poradniku jak czytać ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w TED.

Pierwszy kontakt: nie przez e-mail

Właśnie tu zawodzi typowy pierwszy ruch producenta: krótki e-mail z prezentacją. W Niemczech § 7 ust. 2 pkt 2 ustawy przeciwko nieuczciwej konkurencji (UWG) uznaje reklamę e-mailową „bez uprzedniej wyraźnej zgody adresata” (nasze tłumaczenie „ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt”) za niedopuszczalne nękanie w każdym przypadku. Przepis nie przewiduje wyjątku dla odbiorców biznesowych. Jedyny wyjątek, § 7 ust. 3, dotyczy dotychczasowych klientów, których adres uzyskałeś w związku ze sprzedażą, w odniesieniu do własnych podobnych towarów i z wyraźną możliwością sprzeciwu. Dystrybutor, któremu nigdy niczego nie sprzedałeś, nie jest dotychczasowym klientem.

Skutkiem może być upomnienie od prawnika (Abmahnung) z żądaniem zwrotu kosztów, i to od tej samej firmy, którą chciałeś mieć za partnera. Szczegóły omawia nasz poradnik dlaczego pierwszy e-mail do niemieckiego dystrybutora jest niezgodny z prawem. Strona rynku niemieckiego podsumowuje legalne drogi:

• krótki list pocztą, po niemiecku, do prezesa zarządu (Geschäftsführer), z jednostronicową kartą produktu i konkretnym powodem: „wygraliście te zamówienia w naszej kategorii”;
• stoisko lub wizyta na targach branżowych;
• przedstawienie przez stowarzyszenie, grupę zakupową albo dotychczasowego partnera.

Telefon do firmy wymaga co najmniej jej domniemanej zgody (§ 7 ust. 2 pkt 1 UWG), więc zostaw telefon na kontakt po pierwszym sygnale zainteresowania. Gdy dystrybutor odpisze i poprosi o wiadomość, e-mail jest w porządku. To podsumowanie, a nie porada prawna; w razie wątpliwości sprawdź swój plan kontaktu z prawnikiem.

O co zapyta niemiecki dystrybutor

Spodziewaj się dokumentów przed rozmową o cenie. Część z poniższych to wymogi prawa, reszta to zwykła praktyka handlowa.

• Dokumenty zgodności. Dla produktów objętych unijnym prawodawstwem harmonizacyjnym: oznakowanie CE i deklaracja zgodności UE. Przepisy wzorcowe, które powiela większość unijnych aktów o produktach, wymagają przetłumaczenia deklaracji na język lub języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu lub udostępniany na rynku (decyzja Parlamentu Europejskiego i Rady nr 768/2008/WE w sprawie wspólnych ram dotyczących wprowadzania produktów do obrotu, załącznik I, art. R10).
• Instrukcje po niemiecku. Dla produktów objętych ustawą o bezpieczeństwie produktów (Produktsicherheitsgesetz, ProdSG), takich jak maszyny, sprzęt elektryczny niskonapięciowy czy zabawki (§ 1 ProdSG), przy których w celu ochrony bezpieczeństwa i zdrowia ludzi trzeba przestrzegać określonych zasad przy używaniu, uzupełnianiu lub konserwacji, do produktu należy dołączyć instrukcję używania po niemiecku (§ 3 ust. 4 ProdSG), chyba że rozporządzenie wydane na podstawie § 8 ProdSG stanowi inaczej. W przypadku produktów konsumenckich rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR) wymaga instrukcji i informacji o bezpieczeństwie w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów, określonym przez państwo członkowskie (art. 9 ust. 7).
• Odpowiedzialny podmiot gospodarczy. Produkty objęte GPSR i wiele produktów objętych prawodawstwem harmonizacyjnym można wprowadzić na rynek UE tylko wtedy, gdy odpowiada za nie podmiot gospodarczy mający siedzibę w Unii. Producent z siedzibą w Unii spełnia ten warunek (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1020 w sprawie nadzoru rynku i zgodności produktów, art. 4 ust. 2 lit. a, stosowany przez art. 16 GPSR). Producent w Polsce nie potrzebuje więc osobnego przedstawiciela w UE, w odróżnieniu od dostawców spoza UE.
• Cenniki i warunki dostawy. Cennik w euro, minimalne ilości zamówienia, terminy dostaw, których dotrzymasz, oraz warunki dostawy określone regułą Incoterms® 2020, np. DAP lub FCA. Zob. Incoterms, terminy płatności i próbki.
• Terminy płatności zgodne z prawem. Jeśli umowa podlega prawu niemieckiemu, stosuje się § 271a BGB: termin płatności dłuższy niż 60 dni jest skuteczny tylko wtedy, gdy został wyraźnie uzgodniony i nie jest rażąco niekorzystny dla wierzyciela.
• Dane techniczne po niemiecku. Karty katalogowe, zdjęcia produktów i dane artykułów, które dystrybutor może wczytać do swojego katalogu. Ogólną listę kontrolną znajdziesz w poradniku czego dystrybutor oczekuje od nowego dostawcy.

Krok po kroku

1. Wybierz kody CPV. Wybierz od trzech do pięciu kodów opisujących to, co produkujesz, a nie cały katalog.
2. Pobierz niemieckie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Skorzystaj z TED za ostatnie dwa–trzy lata oraz z oeffentlichevergabe.de dla ogłoszeń krajowych poniżej progów, tam gdzie są publikowane.
3. Spisz zwycięzców. Policz wygrane każdej firmy i zanotuj zamawiających, regiony i daty zakończenia umów.
4. Oddziel partnerów od konkurentów. Sprawdź stronę internetową i wpis w rejestrze każdego częstego zwycięzcy. Usuń producentów i ich własne spółki zależne; zostaw niezależnych dystrybutorów.
5. Przygotuj pakiet po niemiecku. Deklaracja zgodności, instrukcje, karty katalogowe i cennik po niemiecku, z warunkami dostawy i płatności.
6. Napisz list. Wyślij go pocztą do prezesa zarządu, wymień zamówienia, które firma wygrała w Twojej kategorii, i wyjaśnij, dlaczego Twoja oferta do niej pasuje. Bez zimnego e-maila.
7. Kontynuuj na targach lub telefonicznie, gdy pojawi się sygnał zainteresowania. Zanim produkt trafi na stałe do oferty dystrybutora, spodziewaj się zamówienia próbnego.

Gdzie pomaga Cresques

Cresques obejmuje część kroków 2–4 związaną z TED. Tworzysz rynek z kraju i maksymalnie pięciu kategorii CPV i widzisz firmy, które wygrały dla nich publiczne zamówienia na dostawy, każdą powiązaną z ogłoszeniami o udzieleniu zamówienia, które za nią stoją (plan Free pokazuje pierwsze pięć firm każdego rynku). Otwarcie pełnego profilu firmy (4 kredyty) pokazuje każdą wygraną z zamawiającym, kwotą i datą oraz to, jaka to firma, ustalone na podstawie jej własnej strony internetowej, z cytatami sprawdzonymi na jej stronach: niezależny dystrybutor, producent, spółka zależna producenta albo firma, która robi jedno i drugie. Dla Niemiec pierwsza wiadomość (1 kredyt) jest przygotowywana po niemiecku wraz z wersją angielską, z myślą o liście, formularzu kontaktowym lub LinkedInie, a nie o zimnym e-mailu; wysyłasz ją sam. Każde nowe konto dostaje jednorazowo 10 kredytów, czyli tyle, ile kosztuje jedna mapa rynku; zob. cennik.