Czego dystrybutor oczekuje od nowego dostawcy (i dlaczego pierwszy e-mail zwykle jest ostatnim)
Dystrybutorzy odpowiadają dostawcom gotowym do listingu: dane w lokalnym języku, ceny z marżą, Incoterms, terminy płatności, certyfikaty, EAN/EDI i próbki.
Marta Zielińska · Market research
Aktualizacja: 16 października 2026 · 4 min czytania
Większość pierwszych e-maili do dystrybutora pozostaje bez odpowiedzi. Nie dlatego, że produkt jest zły, ale dlatego, że czyta je kupiec z własnym procesem listingu, a e-mail nie daje mu niczego, co mógłby do tego procesu włożyć. „Jesteśmy producentem krzeseł biurowych, w załączeniu przesyłamy katalog” to prośba, żeby kupiec odrobił za Ciebie pracę domową.
Mówiąc prościej: dystrybutor nie ocenia w pierwszej kolejności Twojego produktu. Ocenia, ile pracy będzie wymagała jego sprzedaż. Odpowiedź dostaje dostawca, który przychodzi z tą pracą już wykonaną.
Co kupiec naprawdę sprawdza
Dystrybutor zarabia marżę, zamieniając Twój towar w zamówienia od własnych klientów przy jak najmniejszym tarciu. Zanim cokolwiek trafi do oferty, ktoś musi wprowadzić Twoje produkty do systemu ERP i sklepu internetowego, wycenić je, przeszkolić handlowców, zamówić zapas i obsłużyć pierwszą reklamację. Każdy punkt poniżej to jedno z tych zadań. Jeśli je wykonałeś, kupiec widzi szybki listing. Jeśli nie, widzi projekt — a projekty czekają.
Lista kontrolna w kolejności, w jakiej pytają kupcy
Katalog i dane produktowe w lokalnym języku
Nazwy produktów, opisy, wymiary, masy, materiały, kolory, jednostki opakowań i zdjęcia — w języku danego rynku, w ustrukturyzowanym pliku (nie tylko w PDF). System dystrybutora potrzebuje jednego wiersza na każdą pozycję sprzedażową. Jeśli Twój katalog istnieje tylko po angielsku, kupiec musi zaplanować budżet na tłumaczenie, zanim cokolwiek sprzedałeś.
Cennik i struktura marży
Dystrybutorzy myślą marżą, więc podaj im cenę netto dla dystrybutora, sugerowaną cenę odsprzedaży oraz progi bonusów ilościowych lub rocznych. Cennik, który pokazuje tylko ceny katalogowe „minus rabat do uzgodnienia”, mówi kupcowi, że nie zdecydowałeś, jak chcesz być sprzedawany. Upewnij się, że struktura zostawia miejsce na drogę, którą wchodzisz: grupa zakupowa zwykle oczekuje bonusu grupowego ponad marżę członka.
Incoterms
Reguły Incoterms, publikowane przez Międzynarodową Izbę Handlową, określają „zadania, koszty i ryzyka związane z dostawą towarów od sprzedających do kupujących”. Obecny zestaw, Incoterms 2020, liczy jedenaście reguł. Dystrybutorzy chcą wiedzieć, według której reguły podana jest Twoja cena, bo od tego zależy, czy sami muszą zorganizować transport i odprawę celną. EXW (odbiór w Twojej fabryce) przerzuca to wszystko na nich; DAP do ich magazynu zostawia transport po Twojej stronie, ale odprawę przywozową i cła po stronie kupującego; tylko DDP zostawia jedno i drugie po Twojej stronie. Podaj w cenniku regułę i wskazane miejsce.
Terminy płatności
Dystrybutor udziela kredytu kupieckiego własnym klientom, a zamawiający publiczni w UE zazwyczaj płacą w terminie 30 dni lub dłuższym na podstawie dyrektywy 2011/7/UE. Dlatego dystrybutor w zamian oczekuje kredytu od Ciebie. Dyrektywa wyznacza ramy terminów między firmami: jeśli nic nie uzgodniono, odsetki naliczane są po 30 dniach od faktury; termin umowny nie może przekraczać 60 dni, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Napisz, co oferujesz przy pierwszym zamówieniu, a co po ustabilizowaniu współpracy.
Certyfikaty i raporty z badań
Kupiec musi wiedzieć, że produkt można legalnie sprzedawać i przywoływać w specyfikacjach na jego rynku. Oznakowanie CE jest wymagane tylko w przypadku produktów objętych zharmonizowanymi przepisami UE (przykładami są oświetlenie, środki ochrony indywidualnej i wyroby medyczne; zwykłych mebli na tej liście nie ma). Tam, gdzie ma zastosowanie, umieszcza je producent i on przechowuje dokumentację techniczną. Poza wymogami prawa przetargi i specyfikatorzy na każdym rynku oczekują określonych raportów z badań, etykiet środowiskowych lub znaków krajowych. Zbierz je w jednym folderze i wymień w cenniku.
Kody EAN (GTIN) i EDI
GTIN (Global Trade Item Number, globalny numer jednostki handlowej) to numer pod kodem kreskowym EAN, który jednoznacznie identyfikuje jednostkę handlową, nadawany w ramach prefiksu firmy od organizacji członkowskiej GS1. Dystrybutorzy potrzebują GTIN dla każdej pozycji sprzedażowej, żeby przyjmować towar i sprzedawać go przez swoje systemy. Więksi dystrybutorzy wymieniają też elektronicznie zamówienia, awiza wysyłki i faktury; powszechnym europejskim standardem EDI jest GS1 EANCOM, podzbiór UN/EDIFACT z komunikatami takimi jak ORDERS, DESADV i INVOIC. Do współpracy z dealerem EDI nie jest potrzebne, ale centrala o nie zapyta.
Próbki
Spodziewaj się, że będziesz dostarczać próbki, i że będą używane: pokazywane klientom, testowane, wypróbowywane w praktyce — ktoś na nich usiądzie, wypierze je, zamontuje. Ustal z góry, czy próbki są bezpłatne, po kosztach, czy zaliczane na poczet pierwszego zamówienia, i wysyłaj je z taką samą dokumentacją jak przy prawdziwej dostawie.
Minimalna wielkość zamówienia i czas realizacji
Dystrybutor sprawdzi Cię małym pierwszym zamówieniem. Wysoka minimalna wielkość zamówienia sygnalizuje, że interesują Cię tylko duzi klienci; długi czas realizacji — że dystrybutor będzie musiał trzymać zapas. Podaj oba uczciwie i napisz, co możesz zrobić przy pierwszym zamówieniu.
Obsługa posprzedażowa
Kto obsłuży reklamację gwarancyjną w lokalnym języku? Skąd pochodzą części zamienne i jak szybko są dostępne? Jakie są zasady zwrotu uszkodzonego towaru? Dystrybutorów sprzedających instytucjom klienci oceniają za obsługę, a oni przenoszą tę presję na Ciebie.
Dlaczego pierwszy e-mail jest ostatnim
Kupiec czyta Twój e-mail, przykładając go do powyższej listy. Jeśli w większości punktów odpowiedź brzmi „dostarczymy na życzenie”, e-mail trafia do archiwum, bo odpowiedź rozpoczęłaby rozmowę, którą kupiec musiałby prowadzić. Dostawca, który pisze: „nasz cennik jest na warunkach DAP do Państwa magazynu, 30 dni netto po pierwszym zamówieniu opłaconym z góry, dane produktowe po francusku w załączonym pliku, kody GTIN nadane, raporty z badań w załączeniu, próbki na życzenie”, usunął pracę. Taki e-mail dostaje odpowiedź, nawet jeśli brzmi ona „nie teraz”.
Co to oznacza dla producenta
Zanim do kogokolwiek się odezwiesz, przygotuj pakiet dla dystrybutorów na każdy rynek: ustrukturyzowane dane produktowe w lokalnym języku, cennik gotowy pod marżę z Incoterms i terminami płatności, folder z certyfikatami, kody GTIN dla każdej pozycji, zasady dotyczące próbek, minimalną wielkość zamówienia i czas realizacji oraz jednostronicowe zobowiązanie dotyczące obsługi posprzedażowej. To kilka tygodni pracy, a pakiet nadaje się do ponownego użycia przy każdym dystrybutorze w danym kraju.
Potem napisz do właściwej osoby, dołączając pakiet, a nie katalog. W Cresques rynek zbudowany z kraju i Twoich kategorii CPV pokazuje firmy, które już sprzedają tam Twoją kategorię, z wygranymi zamówieniami publicznymi jako dowodem; pakiet dla dystrybutorów to to, z czym przychodzisz do tych, które wybierzesz.
