Sprzedaż polskim szpitalom i zamawiającym publicznym: bezpośrednio czy przez dystrybutora?

Niemiecki producent, który patrzy na wschód, zwykle najpierw zadaje to samo pytanie: startować w przetargach polskich szpitali samodzielnie czy znaleźć polskiego dystrybutora? Publicznie dostępne dane dają jasną odpowiedź. Oto jak polscy zamawiający publiczni kupują dostawy, dlaczego zwycięzcami są prawie zawsze firmy zarejestrowane w Polsce i jak znaleźć właściwą firmę oraz do niej dotrzeć.

W skrócie: polskie zamówienia publiczne prowadzi się po polsku, elektronicznie, na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych. Nic nie stoi na przeszkodzie, by niemiecka firma złożyła ofertę, ale w ogłoszeniach o udzieleniu zamówień na dostawy w TED 98,7% wygranych przypadło firmom zarejestrowanym w Polsce, a urządzenia medyczne i farmaceutyki to zdecydowanie największa kategoria. Praktyczną drogą jest polski dystrybutor, który już wygrywa w Twojej kategorii. Znajdziesz go z nazwy w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia, ale nie wolno Ci wysłać mu zimnego e-maila.

Jak polscy zamawiający publiczni kupują dostawy

Prawo zamówień publicznych (Pzp) ma zastosowanie do zamówień udzielanych przez zamawiających publicznych o wartości 170 000 zł lub większej bez VAT (art. 2 ust. 1 w związku z art. 28). Ten krajowy próg obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Poniżej niego ustawy się nie stosuje.

Powyżej progów unijnych postępowania podlegają dyrektywom UE, a ogłoszenia o udzieleniu zamówienia trafiają do TED. Od 1 stycznia 2026 r. progi dla zamówień na dostawy wynoszą 140 000 EUR dla instytucji administracji centralnej i 216 000 EUR dla pozostałych instytucji zamawiających (rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2025/2152).

Pomiędzy nimi leży duża warstwa krajowa. Ogłoszenia o tych postępowaniach publikuje się w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP), biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych (UZP). Do BZP prowadzi e-Zamówienia, krajowa platforma zamówień, na której każdy może przeglądać ogłoszenia i postępowania. Zamawiający musi opublikować ogłoszenie o wyniku postępowania w BZP w ciągu 30 dni od zakończenia postępowania (art. 309).

Każde postępowanie kształtuje kilka zasad:

• Elektronicznie. Komunikacja, w tym składanie ofert, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 61). Oferty składa się w formie elektronicznej, czyli z kwalifikowanym podpisem elektronicznym; poniżej progów unijnych dopuszcza się też postać elektroniczną opatrzoną podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (art. 63).
• Możliwe wadium. Zamawiający może żądać wadium w wysokości do 3% wartości zamówienia (art. 97).
• Dowody dotyczące produktu. Zamawiający może żądać przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających, że produkt spełnia wymagania, takich jak certyfikaty, sprawozdania z badań czy karty katalogowe (art. 105 i 106).
• Równe traktowanie. Zamawiający musi traktować wykonawców w sposób równy i zapewnić uczciwą konkurencję (art. 16). Niemiecka firma jest pełnoprawnym wykonawcą.

Postępowanie toczy się po polsku

Art. 20 ust. 2 Pzp jest krótki: „Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim”. Tylko „w uzasadnionych przypadkach” zamawiający może dopuścić złożenie oferty lub innych dokumentów w języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym (art. 20 ust. 3).

Rozporządzenie wykonawcze wyciąga z tego wniosek. Dokumenty sporządzone w języku obcym, w tym przedmiotowe środki dowodowe, przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski, chyba że zamawiający dopuścił inny język na podstawie art. 20 ust. 3 (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r., § 5).

Dla zagranicznego dostawcy oznacza to więcej niż przetłumaczenie jednego formularza. Czytasz opis przedmiotu zamówienia i projekt umowy po polsku, zadajesz pytania po polsku, tłumaczysz certyfikaty i karty katalogowe i prowadzisz postępowanie na polskiej platformie. Potem dostarczasz na oddział, obsługujesz reklamacje i czekasz na zapłatę. Zamawiający publiczny będący podmiotem leczniczym może uzgodnić termin zapłaty do 60 dni od doręczenia faktury (art. 8 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), więc ktoś musi to sfinansować. Firma, która już składa oferty po polsku tym samym zamawiającym, nie ponosi żadnego z tych kosztów jako nowicjusz.

Kto wygrywa: firmy zarejestrowane w Polsce

Nasza analiza ogłoszeń o udzieleniu zamówień na dostawy opublikowanych w TED od 2 listopada 2023 r. do 30 października 2026 r. obejmuje 64 933 ogłoszenia od zamawiających w Polsce, z 326 068 wygranymi i 9 812 różnymi zwycięskimi firmami. Wygrana to jeden zwycięzca w jednej części zamówienia. Z tych wygranych 98,7% przypadło firmom zarejestrowanym w Polsce (metodologia).

Firmy zarejestrowane w Niemczech miały 885 z 326 068 wygranych, a co najmniej jedno wygrały 122 firmy zarejestrowane w Niemczech.

„Zarejestrowana w Polsce” oznacza kraj rejestracji firmy podany w ogłoszeniu. Obejmuje to polskie spółki zależne zagranicznych grup, w tym niemieckich. Liczba ta nie mówi więc, że każdy zwycięzca jest niezależnym dystrybutorem. Mówi, że polscy zamawiający kupują od firm z siedzibą w Polsce. Dla producenta oznacza to dwa rodzaje zwycięzców: dystrybutorów, z którymi możesz podpisać umowę, i lokalne spółki zależne producentów, z którymi konkurujesz. Pierwszym zadaniem jest ich rozróżnienie (co udzielenie zamówienia mówi o dystrybutorze).

Dominują wyroby medyczne

Ta sama analiza liczy ogłoszenia według działów CPV. Jedno ogłoszenie może liczyć się w kilku działach.

Źródło: analiza Cresques ogłoszeń o udzieleniu zamówień na dostawy w TED, 2 listopada 2023 – 30 października 2026.

Dział 33 jest zdecydowanie największy. Nasza strona o wyrobach medycznych opisuje, jak kupują szpitale w całej Europie.

TED pokazuje tylko większe zamówienia. Poniżej progów unijnych nasze zestawienie ogłoszeń w BZP dotyczących zamówień na dostawy opublikowanych od 24 października 2025 r. do 31 października 2026 r. obejmuje 53 725 ogłoszeń z 73 553 zamówieniami ze wskazanym zwycięzcą, wygranymi przez 6 871 firm (bez jednoosobowych działalności gospodarczych). Jeśli patrzysz tylko na TED, tę warstwę pomijasz.

Jak znaleźć, kto sprzedaje Twoją kategorię

1. Wybierz kody CPV. Wybierz kody opisujące Twoją ofertę na poziomie klasy lub kategorii, a nie całego działu (kody CPV wyjaśnione).
2. Czytaj ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w TED. Filtruj według kraju zamawiającego Polska, swoich kodów CPV i ogłoszeń o wyniku. Notuj zwycięzców, zamawiających i części (jak czytać ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w TED).
3. Czytaj BZP. Ogłoszenie o wyniku postępowania to jeden z rodzajów ogłoszeń, które zamawiający zamieszcza w BZP (art. 267 ust. 2). Pokazuje, kto wygrywa mniejsze zamówienia.
4. Uszereguj według powtarzających się wygranych. Firma, która wygrywa w Twojej kategorii w wielu szpitalach w kilku regionach, jest kandydatem. Jedna wygrana to wskazówka, a nie wzorzec.
5. Sprawdź, czym jest każda firma. Przeczytaj jej stronę internetową i wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym. Odrzuć producentów i spółki zależne Twoich konkurentów.

Pierwszy kontakt zgodny z prawem

Polska, podobnie jak Niemcy, nie pozwala na zimny e-mail handlowy do firmy. Art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) zakazuje używania automatycznych systemów wywołujących lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w szczególności w ramach korzystania z usług komunikacji interpersonalnej (kategorii obejmującej e-mail), do celów przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, do abonenta lub użytkownika końcowego, „chyba że uprzednio wyraził on na to zgodę”. Ustawa definiuje użytkownika końcowego jako każdy podmiot korzystający z publicznie dostępnej usługi komunikacji elektronicznej na własne potrzeby (art. 2 pkt 86), więc firma dystrybucyjna jest chroniona. Wysyłka bez zgody jest czynem nieuczciwej konkurencji (art. 398 ust. 4) i wykroczeniem zagrożonym karą grzywny, ściganym na żądanie pokrzywdzonego (art. 448).

Niemiecki zespół rozpozna tę zasadę: zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 2 UWG reklama e-mailowa bez uprzedniej wyraźnej zgody odbiorcy również zawsze stanowi niedopuszczalne nękanie. Omawia to nasz poradnik o Niemczech.

Co działa w Polsce: krótki list pocztą do zarządu, po polsku, z jednostronicową kartą produktu i jasnym powodem, dla którego Twoja oferta pasuje do tego, co firma już wygrywa; targi branżowe; albo przedstawienie przez izbę gospodarczą lub dotychczasowego klienta. Gdy dystrybutor sam do Ciebie napisze albo zgodzi się na kontakt, e-mail jest w porządku. Strona rynku polskiego opisuje tę zasadę w całości. To podsumowanie, a nie porada prawna; sprawdź swój plan kontaktu z doradcą.

Czego będzie oczekiwał polski dystrybutor

Polskich etykiet i instrukcji tam, gdzie wymaga tego prawo. W przypadku wyrobów medycznych język określa ustawa z dnia 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych. Wyrób przeznaczony do stosowania przez laików musi mieć etykiety, instrukcje używania i interfejs użytkownika w języku polskim albo wyrażone za pomocą zharmonizowanych symboli lub rozpoznawalnych kodów, a deklarację zgodności UE w języku polskim lub przetłumaczoną na język polski (art. 12 ust. 1). Wyrób przeznaczony do stosowania przez użytkowników niebędących laikami może mieć etykiety i instrukcje używania w języku polskim lub angielskim, z wyjątkiem informacji przeznaczonych dla pacjenta, które podaje się w języku polskim albo wyraża za pomocą zharmonizowanych symboli lub rozpoznawalnych kodów (art. 12 ust. 4). Nawet jeśli na wyrobie dopuszczalny jest angielski, dokumenty składane z ofertą nadal wymagają tłumaczenia na polski, chyba że zamawiający dopuści inny język (§ 5 rozporządzenia z 2020 r.).

Wpisów w polskim wykazie. Od 1 lipca 2023 r. (art. 148) dystrybutor mający siedzibę w Polsce, który jako pierwszy udostępnia wyrób medyczny w Polsce, musi wystąpić o dostęp do wykazu dystrybutorów prowadzonego przez Prezesa Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych (URPL). Każdy wyrób sprowadzony po raz pierwszy do Polski musi wpisać do wykazu w ciągu 7 dni od sprowadzenia pierwszej sztuki, w tym jego Basic UDI-DI z Eudamed, rodzaj i nazwę handlową oraz nazwę i adres producenta (art. 21). Przygotuj te dane. Zgodnie z art. 14 unijnego rozporządzenia w sprawie wyrobów medycznych dystrybutor musi też przed sprzedażą sprawdzić oznakowanie CE, deklarację zgodności UE, informacje dostarczane z wyrobem oraz, w stosownych przypadkach, UDI.

Cenników w złotych. Rozliczenie w walucie obcej to opcja, którą zamawiający musi wskazać w dokumentach zamówienia (art. 134 ust. 2 i art. 281 ust. 2 Pzp). Jeśli tego nie zrobi, umowę rozlicza się w złotych, więc dystrybutor potrzebuje Twoich cen w złotych albo jasnej zasady przeliczania kursu, z marżą, która przetrwa konkurencyjny przetarg.

Wsparcia w przetargach. Przetłumaczone certyfikaty i karty katalogowe na żądanie, odpowiedzi na pytania techniczne przed terminem składania ofert, próbki i stanowisko w sprawie zmian cen w umowie wieloletniej. Resztę wymienia nasz poradnik o tym, czego oczekują dystrybutorzy.

Krok po kroku

1. Wybierz kody CPV dla swojej oferty i sprawdź wielkość popytu publicznego w Polsce.
2. Czytaj polskie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w TED i ogłoszenia o wyniku w BZP dla tych kodów.
3. Zbuduj listę firm, które wygrywają wielokrotnie, i odrzuć producentów oraz spółki zależne konkurentów.
4. Przygotuj dokumenty po polsku: kartę produktu, przetłumaczone certyfikaty i deklaracje, etykiety i instrukcje tam, gdzie są wymagane, cennik w złotych.
5. W przypadku wyrobów medycznych zbierz dane, które dystrybutor musi wpisać do polskiego wykazu: Basic UDI-DI, rodzaj i nazwę handlową wyrobu, dane producenta.
6. Napisz list pocztą do zarządu, spotkaj się na targach albo poproś o przedstawienie. Bez zimnego e-maila.
7. Uzgodnij terytorium, wyłączność, wsparcie w przetargach i terminy płatności, a potem zacznij od jednego przetargu.

Gdzie pomaga Cresques

Cresques czyta te same ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w TED. Utwórz rynek dla Polski ze swoimi kategoriami CPV (mapa rynku kosztuje 10 kredytów), a zobaczysz firmy, które wygrały w nich zamówienia na dostawy, z ogłoszeniami stojącymi za każdą nazwą; plan Free pokazuje pierwsze pięć. Pełny profil firmy (4 kredyty) pokazuje każdą wygraną i rolę ustaloną przez AI: niezależny dystrybutor, producent, spółka zależna producenta albo jedno i drugie. Pierwsza wiadomość po polsku (1 kredyt) jest przygotowywana pod legalny kanał, co w Polsce oznacza list albo inną drogę niż zimny e-mail. Zamówienia poniżej progów z polskiego BZP są dostępne w planie Growth (jeden rynek) i Scale (trzy). Zob. co otrzymujesz i cennik.

Co to oznacza dla niemieckiego producenta

Bezpośrednie składanie ofert jest legalne, ale rzadko w ten sposób wygrywa się polskie zamówienia publiczne. Znajdź polskich dystrybutorów, którzy już wygrywają w Twojej kategorii, odróżnij ich od spółek zależnych konkurentów, przygotuj dokumenty po polsku i cennik w złotych, a kontakt zacznij od listu, nie od e-maila. Nasz poradnik po Polsce omawia szczegółowiej terminy płatności, fakturowanie i roczne plany zamawiających.