An polnische Krankenhäuser und Behörden verkaufen: direkt oder über einen Distributor?

Ein deutscher Hersteller, der nach Osten blickt, stellt meist zuerst dieselbe Frage: Sollen wir selbst bei polnischen Krankenhausausschreibungen bieten oder einen polnischen Distributor suchen? Die öffentlich zugänglichen Daten geben eine klare Antwort. Hier lesen Sie, wie polnische öffentliche Auftraggeber Lieferungen beschaffen, warum die Gewinner fast immer in Polen registrierte Unternehmen sind und wie Sie das richtige finden und ansprechen.

Einfach gesagt: Öffentliche Vergaben in Polen laufen auf Polnisch und elektronisch, nach dem Vergabegesetz vom 11. September 2019. Nichts hindert ein deutsches Unternehmen daran zu bieten, aber in den Zuschlagsbekanntmachungen für Lieferaufträge auf TED gingen 98,7 % der Zuschläge an in Polen registrierte Unternehmen, und Medizinprodukte und Arzneimittel sind mit Abstand die größte Kategorie. Der praktische Weg ist ein polnischer Distributor, der in Ihrer Kategorie bereits Zuschläge gewinnt. Sie finden ihn namentlich in den Zuschlagsbekanntmachungen, dürfen ihm aber keine unaufgeforderte E-Mail schicken.

Wie polnische öffentliche Auftraggeber Lieferungen beschaffen

Das Vergabegesetz (Prawo zamówień publicznych, Pzp) gilt für Aufträge öffentlicher Auftraggeber ab einem Wert von 170.000 PLN ohne Mehrwertsteuer (Artikel 2 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 28). Dieser nationale Schwellenwert gilt seit dem 1. Januar 2026. Darunter findet das Gesetz keine Anwendung.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte folgen die Verfahren den EU-Richtlinien, und die Zuschlagsbekanntmachungen gehen an TED. Ab dem 1. Januar 2026 liegen die Schwellenwerte für Lieferaufträge bei 140.000 EUR für zentrale Regierungsbehörden und bei 216.000 EUR für andere öffentliche Auftraggeber (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152).

Dazwischen liegt eine große nationale Ebene. Die Bekanntmachungen zu diesen Verfahren erscheinen im Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP), dem Amtsblatt des Amtes für öffentliche Aufträge (UZP). Der BZP ist über e-Zamówienia erreichbar, die nationale Vergabeplattform, auf der jeder Bekanntmachungen und Verfahren einsehen kann. Der Auftraggeber muss innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss des Verfahrens eine Ergebnisbekanntmachung im BZP veröffentlichen (Artikel 309).

Einige Regeln prägen jedes Verfahren:

• Elektronisch. Die Kommunikation, einschließlich der Angebote, läuft elektronisch (Artikel 61). Angebote werden in elektronischer Form abgegeben, also mit qualifizierter elektronischer Signatur; unterhalb der EU-Schwellenwerte werden auch die polnische vertrauenswürdige Signatur (podpis zaufany, über das staatliche Vertrauensprofil) und die persönliche Signatur (podpis osobisty, über den elektronischen Personalausweis) akzeptiert (Artikel 63).
• Eine Bietungssicherheit ist möglich. Der Auftraggeber kann eine Bietungssicherheit (wadium) von bis zu 3 % des Auftragswerts verlangen (Artikel 97).
• Produktnachweise. Der Auftraggeber kann Nachweise verlangen, dass das Produkt die Spezifikation erfüllt, etwa Zertifikate, Prüfberichte oder Datenblätter (Artikel 105 und 106).
• Gleichbehandlung. Der Auftraggeber muss die Bieter gleich behandeln und einen fairen Wettbewerb sicherstellen (Artikel 16). Ein deutsches Unternehmen ist ein zulässiger Bieter.

Das Verfahren läuft auf Polnisch

Artikel 20 Absatz 2 Pzp ist kurz: „Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim“. Das Vergabeverfahren wird auf Polnisch geführt. Nur „in begründeten Fällen“ darf der Auftraggeber ein Angebot oder andere Unterlagen in einer im internationalen Handel gebräuchlichen Sprache akzeptieren (Artikel 20 Absatz 3).

Die Durchführungsverordnung zieht daraus die Konsequenz. In einer Fremdsprache erstellte Unterlagen, einschließlich der Produktnachweise, werden mit einer Übersetzung ins Polnische eingereicht, sofern der Auftraggeber nicht nach Artikel 20 Absatz 3 eine andere Sprache zugelassen hat (Verordnung des Ministerpräsidenten vom 30. Dezember 2020, § 5).

Für einen ausländischen Lieferanten bedeutet das mehr, als ein Formular zu übersetzen. Sie lesen die Spezifikation und den Vertragsentwurf auf Polnisch, stellen Ihre Fragen auf Polnisch, übersetzen Zertifikate und Datenblätter und verfolgen das Verfahren auf einer polnischen Plattform. Dann liefern Sie auf die Station, bearbeiten Reklamationen und warten auf die Zahlung. Ein öffentlicher Auftraggeber, der ein Gesundheitsdienstleister ist (podmiot leczniczy), kann eine Zahlungsfrist von bis zu 60 Tagen ab Zugang der Rechnung vereinbaren (Artikel 8 Absatz 2 des polnischen Gesetzes zur Bekämpfung übermäßiger Zahlungsverzögerungen im Geschäftsverkehr, ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), jemand muss das also vorfinanzieren. Ein Unternehmen, das bereits auf Polnisch bei denselben Auftraggebern bietet, trägt keine dieser Kosten als Neuling.

Wer gewinnt: in Polen registrierte Unternehmen

Unsere Auswertung der auf TED vom 2. November 2023 bis zum 30. Oktober 2026 veröffentlichten Zuschlagsbekanntmachungen für Lieferaufträge zählt 64.933 Zuschlagsbekanntmachungen von Auftraggebern in Polen mit 326.068 Zuschlägen und 9.812 verschiedenen erfolgreichen Unternehmen. Ein Zuschlag ist ein Gewinner in einem Los. Von diesen Zuschlägen gingen 98,7 % an in Polen registrierte Unternehmen (Methodik).

In Deutschland registrierte Unternehmen erhielten 885 der 326.068 Zuschläge, und 122 in Deutschland registrierte Unternehmen gewannen mindestens einen.

„In Polen registriert“ ist das Registrierungsland des Unternehmens, wie in der Bekanntmachung veröffentlicht. Es schließt die polnischen Tochtergesellschaften ausländischer Konzerne ein, darunter deutsche. Die Zahl besagt also nicht, dass jeder Gewinner ein unabhängiger Distributor ist. Sie besagt, dass polnische Auftraggeber bei Unternehmen kaufen, die in Polen ansässig sind. Für einen Hersteller heißt das: Es gibt zwei Arten von Gewinnern – Distributoren, die Sie gewinnen könnten, und die lokalen Tochtergesellschaften von Herstellern, mit denen Sie im Wettbewerb stehen. Sie auseinanderzuhalten ist die erste Aufgabe (was ein Zuschlag über einen Distributor verrät).

Medizinbedarf dominiert

Dieselbe Auswertung zählt die Bekanntmachungen nach CPV-Abteilung. Eine Bekanntmachung kann in mehreren Abteilungen zählen.

Quelle: Auswertung von Cresques der TED-Zuschlagsbekanntmachungen für Lieferaufträge, 2. November 2023 – 30. Oktober 2026.

Abteilung 33 ist mit Abstand die größte. Unsere Seite zu Medizinbedarf beschreibt, wie Krankenhäuser in ganz Europa einkaufen.

TED zeigt nur die größeren Aufträge. Unterhalb der EU-Schwellenwerte ergibt unsere Zählung der vom 24. Oktober 2025 bis zum 31. Oktober 2026 veröffentlichten BZP-Bekanntmachungen zu Lieferaufträgen 53.725 Bekanntmachungen mit 73.553 Aufträgen, die einen Gewinner nennen, gewonnen von 6.871 Unternehmen (Einzelunternehmer nicht mitgezählt). Wer nur auf TED schaut, übersieht diese Ebene.

So finden Sie heraus, wer Ihre Kategorie verkauft

1. Wählen Sie Ihre CPV-Codes. Nehmen Sie Codes, die Ihr Sortiment auf der Ebene einer Klasse oder Kategorie beschreiben, nicht einer ganzen Abteilung (CPV-Codes erklärt).
2. Lesen Sie die Zuschlagsbekanntmachungen auf TED. Filtern Sie nach dem Land des Auftraggebers Polen, Ihren CPV-Codes und Ergebnisbekanntmachungen. Notieren Sie Gewinner, Auftraggeber und Lose (So lesen Sie eine TED-Zuschlagsbekanntmachung).
3. Lesen Sie den BZP. Ergebnisbekanntmachungen (ogłoszenie o wyniku postępowania) gehören zu den Bekanntmachungsarten, die der Auftraggeber im BZP veröffentlicht (Artikel 267 Absatz 2). Sie zeigen, wer die kleineren Aufträge gewinnt.
4. Sortieren Sie nach wiederholten Zuschlägen. Ein Unternehmen, das Ihre Kategorie für viele Krankenhäuser in mehreren Regionen gewinnt, ist ein Kandidat. Ein einzelner Zuschlag ist ein Hinweis, kein Muster.
5. Prüfen Sie, was jedes Unternehmen ist. Lesen Sie seine Website und den Eintrag im polnischen Unternehmensregister. Streichen Sie Hersteller und die Tochtergesellschaften Ihrer Wettbewerber.

Erstkontakt, rechtmäßig

Polen erlaubt, wie Deutschland, keine unaufgeforderte Werbe-E-Mail an ein Unternehmen. Artikel 398 des Gesetzes über elektronische Kommunikation vom 12. Juli 2024 (Prawo komunikacji elektronicznej, PKE) verbietet, automatische Anrufsysteme oder Telekommunikationsendgeräte, insbesondere über interpersonelle Kommunikationsdienste (die Kategorie, unter die E-Mail fällt), zu nutzen, um einem Teilnehmer oder Endnutzer kommerzielle Informationen einschließlich Direktwerbung zu senden, „chyba że uprzednio wyraził on na to zgodę“: es sei denn, er hat vorher eingewilligt. Das Gesetz definiert als Endnutzer jede Stelle, die einen öffentlich zugänglichen elektronischen Kommunikationsdienst für eigene Zwecke nutzt (Artikel 2 Nummer 86), ein Vertriebsunternehmen ist also geschützt. Das Versenden ohne Einwilligung ist eine unlautere Wettbewerbshandlung (Artikel 398 Absatz 4) und eine mit Geldstrafe bedrohte Übertretung (wykroczenie), die auf Antrag des Geschädigten verfolgt wird (Artikel 448).

Ein deutsches Team kennt die Regel: Nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ist Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten ebenfalls stets eine unzumutbare Belästigung. Unser Leitfaden für Deutschland behandelt das.

Was in Polen funktioniert: ein kurzer Brief per Post an den Vorstand (zarząd), auf Polnisch, mit einem einseitigen Produktblatt und einem klaren Grund, warum Ihr Sortiment zu dem passt, was das Unternehmen bereits gewinnt; die Fachmesse der Branche; oder eine Vorstellung über eine Handelskammer oder einen bestehenden Kunden. Sobald der Distributor Ihnen geschrieben oder zugestimmt hat, von Ihnen zu hören, ist E-Mail in Ordnung. Die Marktseite Polen stellt die Regel vollständig dar. Dies ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung; lassen Sie Ihren Akquiseplan von einer Beraterin oder einem Berater prüfen.

Was ein polnischer Distributor erwartet

Polnische Kennzeichnung und Anleitungen, wo das Gesetz sie verlangt. Für Medizinprodukte legt das polnische Medizinproduktegesetz vom 7. April 2022 die Sprache fest. Ein Produkt für Laien muss Kennzeichnung, Gebrauchsanweisung und Benutzeroberfläche auf Polnisch oder mit harmonisierten Symbolen oder anerkannten Codes haben und die EU-Konformitätserklärung auf Polnisch oder ins Polnische übersetzt (Artikel 12 Absatz 1). Ein Produkt für Fachanwender darf Kennzeichnung und Anleitungen auf Polnisch oder Englisch haben, mit Ausnahme der für den Patienten bestimmten Informationen, die auf Polnisch oder mit harmonisierten Symbolen oder Codes angegeben werden müssen (Artikel 12 Absatz 4). Selbst wenn auf dem Produkt Englisch zulässig ist, brauchen die mit einem Angebot eingereichten Unterlagen weiterhin eine polnische Übersetzung, sofern der Auftraggeber keine andere Sprache akzeptiert (§ 5 der Verordnung von 2020).

Einträge im polnischen Register. Seit dem 1. Juli 2023 (Artikel 148) muss ein in Polen niedergelassener Distributor, der ein Medizinprodukt erstmals in Polen bereitstellt, den Zugang zum Händlerverzeichnis beantragen, das der Präsident des Amtes für die Registrierung von Arzneimitteln, Medizinprodukten und Biozidprodukten (URPL) führt. Er muss jedes Produkt, das er erstmals nach Polen bringt, innerhalb von 7 Tagen nach dem Verbringen der ersten Einheit eintragen, einschließlich der Basis-UDI-DI aus Eudamed, der Produktart und des Handelsnamens sowie Name und Anschrift des Herstellers (Artikel 21). Halten Sie diese Daten bereit. Nach Artikel 14 der Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte muss der Händler außerdem vor dem Verkauf die CE-Kennzeichnung, die EU-Konformitätserklärung, die mitgelieferten Informationen und gegebenenfalls die UDI überprüfen.

Preislisten in Złoty. Die Abrechnung in einer Fremdwährung ist eine Option, die der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen angeben muss (Pzp Artikel 134 Absatz 2 und 281 Absatz 2). Tut er das nicht, wird der Vertrag in Złoty abgerechnet; der Distributor braucht Ihre Preise also in Złoty oder eine klare Wechselkursregel, mit einer Marge, die eine wettbewerbliche Ausschreibung übersteht.

Unterstützung bei Ausschreibungen. Übersetzte Zertifikate und Datenblätter auf Anfrage, Antworten auf technische Fragen vor Ablauf der Angebotsfrist, Muster und eine Position zu Preisänderungen über einen mehrjährigen Vertrag. Unser Leitfaden dazu, was Distributoren erwarten, listet den Rest auf.

Schritt für Schritt

1. Wählen Sie die CPV-Codes für Ihr Sortiment und prüfen Sie den Umfang der öffentlichen Nachfrage in Polen.
2. Lesen Sie polnische Zuschlagsbekanntmachungen auf TED und Ergebnisbekanntmachungen im BZP für diese Codes.
3. Erstellen Sie eine Liste der Unternehmen, die wiederholt gewinnen, und streichen Sie Hersteller und Tochtergesellschaften von Wettbewerbern.
4. Bereiten Sie polnische Unterlagen vor: Produktblatt, übersetzte Zertifikate und Erklärungen, Kennzeichnung und Anleitungen, wo erforderlich, eine Preisliste in Złoty.
5. Sammeln Sie bei Medizinprodukten die Daten, die ein Distributor in das polnische Händlerverzeichnis eintragen muss: Basis-UDI-DI, Produktart und Handelsname, Herstellerangaben.
6. Schreiben Sie per Post an den Vorstand, treffen Sie sich auf der Messe oder bitten Sie um eine Vorstellung. Keine unaufgeforderte E-Mail.
7. Vereinbaren Sie Gebiet, Exklusivität, Unterstützung bei Ausschreibungen und Zahlungsbedingungen und beginnen Sie dann mit einer Ausschreibung.

Wo Cresques hilft

Cresques liest dieselben TED-Zuschlagsbekanntmachungen. Legen Sie einen Markt für Polen mit Ihren CPV-Kategorien an (eine Marktkarte kostet 10 Credits), und Sie sehen die Unternehmen, die darin Lieferaufträge gewonnen haben, mit den Bekanntmachungen hinter jedem Namen; der Tarif Free zeigt die ersten fünf. Ein vollständiges Firmenprofil (4 Credits) zeigt jeden Zuschlag und eine mit KI recherchierte Rolle: unabhängiger Distributor, Hersteller, Tochtergesellschaft eines Herstellers oder beides. Eine erste Nachricht auf Polnisch (1 Credit) wird für den rechtmäßigen Kontaktweg entworfen, was in Polen einen Brief oder einen anderen Weg als eine unaufgeforderte E-Mail bedeutet. Aufträge unterhalb der Schwellenwerte aus dem polnischen BZP sind im Tarif Growth (ein Markt) und Scale (drei) enthalten. Siehe Was Sie bekommen und Preise.

Was das für einen deutschen Hersteller bedeutet

Direkt zu bieten ist zulässig, aber selten der Weg, auf dem polnische öffentliche Aufträge gewonnen werden. Finden Sie die polnischen Distributoren, die Ihre Kategorie bereits gewinnen, unterscheiden Sie sie von den Tochtergesellschaften Ihrer Wettbewerber, bereiten Sie polnische Unterlagen und eine Preisliste in Złoty vor und beginnen Sie mit einem Brief, nicht mit einer E-Mail. Unser Leitfaden für Polen behandelt Zahlungsbedingungen, Rechnungsstellung und die Jahrespläne der Auftraggeber ausführlicher.