IT-Hardware und Peripheriegeräte

Was öffentliche Auftraggeber kaufen

Jedes Ministerium, jede Kommune, Schule, Hochschule und jedes Krankenhaus arbeitet mit IT-Hardware, und das meiste davon wird turnusmäßig ersetzt: Notebooks und Desktops, Monitore, Drucker und Multifunktionsgeräte, Server und Speicher sowie die Switches, Router und WLAN-Access-Points, die sie verbinden. Im CPV ist die Familie 30200000 Computeranlagen und Zubehör, mit 30213000 Personalcomputer, 30213100 tragbare Computer, 30231300 Bildschirme, 30232000 Peripheriegeräte und 30232110 Laserdrucker. Netzwerktechnik liegt unter 32420000 Netzausrüstung, Server unter 48820000 Server. Die Wartung wird meist gesondert codiert, unter 50312000 Wartung und Reparatur von Computeranlagen.

Öffentliche Auftraggeber rufen Standardhardware oft aus Rahmenvereinbarungen und elektronischen Katalogen ab, statt für jeden Bedarf eine Ausschreibung durchzuführen. Im Vereinigten Königreich betreibt die Government Commercial Agency (vormals Crown Commercial Service) die Rahmenvereinbarung Technology Products & Associated Services 2 (RM6098), die allen Organisationen des öffentlichen Sektors im Vereinigten Königreich bis zum 9. Oktober 2027 offensteht, mit Losen unter anderem für Hardware, Bildungstechnik, Technik für Gesundheit und Pflege, Nachhaltigkeit und Kreislauf-IT sowie einem Technologiekatalog. In Frankreich hat die nationale zentrale Beschaffungsstelle UGAP ein Sortiment für IT und Telefonie, das Büro-IT, Telekommunikation, Netzwerke und Server umfasst. In Deutschland ist das Kaufhaus des Bundes die elektronische Einkaufsplattform der Bundesverwaltung: Vier zentrale Beschaffungsstellen bündeln den Bedarf und schließen Rahmenvereinbarungen über Standardprodukte, die registrierte Bundesbehörden dann online bestellen.

Wie der Vertrieb funktioniert

IT-Hardware durchläuft zwei Stufen. Broadline- und Spezialdistributoren kaufen bei Herstellern ein, halten Lagerbestand, gewähren Zahlungsziele und übernehmen die Logistik. Reseller, Systemintegratoren und Managed-Service-Provider kaufen bei ihnen und verkaufen an den Endkunden, ergänzt um Konfiguration, Imaging, Rollout, Support und Rücknahme. Öffentliche Rahmenvereinbarungen gewinnt in der Regel diese zweite Stufe, weil Auftraggeber einen einzigen Lieferanten wollen, der viele Marken an vielen Standorten liefern, installieren und betreuen kann. Ein neuer Hersteller braucht in der Regel einen Distributor, bevor Reseller ihn listen.

Der Nachweis, wer wo verkauft, steckt in den Zuschlagsbekanntmachungen. Eine TED-Bekanntmachung nennt den erfolgreichen Reseller oder Integrator und trägt den CPV-Code, sodass sich der Partner, der das Notebook-Los für die Schulen einer Region gewonnen hat, oder der Integrator hinter der Netzwerkerneuerung eines Krankenhauses anhand öffentlicher Unterlagen identifizieren lässt. Diese Reseller sind die Kunden, bei deren Gewinnung ein Distributor Unterstützung durch Ihre Marke erwarten wird. Cresques macht aus einem Land und einer Auswahl von Kategorien diese Liste erfolgreicher Bieter; bei der Angebotsabgabe hilft Cresques nicht.

Was Distributoren erwarten

Ein IT-Distributor trägt die Konformität Ihres Produkts in die Angebote jedes Resellers, rechnen Sie also zuerst mit diesen Fragen:

• RoHS und WEEE. Die Richtlinie 2011/65/EU beschränkt gefährliche Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten, einschließlich Kabeln und Ersatzteilen. Nach der WEEE-Richtlinie 2012/19/EU gilt ein in einem Mitgliedstaat niedergelassenes Unternehmen, das Geräte aus einem Drittland auf diesem Markt in Verkehr bringt, dort als Hersteller; klären Sie daher früh, wer sich in jedem Land registriert und die Sammlung finanziert.
• Ökodesign und Energiekennzeichnung. Monitore fallen unter die Ökodesign-Verordnung (EU) 2019/2021 und tragen ein Energielabel nach der Delegierten Verordnung (EU) 2019/2013, die beide seit dem 1. März 2021 gelten, wobei jedes Modell in die EU-Produktdatenbank (EPREL) eingetragen wird. Die Ökodesign-Regeln verlangen unter anderem, bestimmte Ersatzteile mindestens sieben Jahre nach dem Inverkehrbringen des letzten Exemplars eines Modells verfügbar zu halten. Desktops, Notebooks und Workstations fallen unter die Ökodesign-Verordnung (EU) Nr. 617/2013, Server und Datenspeicherprodukte unter die Ökodesign-Verordnung (EU) 2019/424.
• Funk- und Ladevorschriften. Notebooks mit WLAN oder Bluetooth sind Funkanlagen nach der Richtlinie 2014/53/EU. Seit dem 1. August 2025 müssen mit dem Internet verbundene Funkanlagen die Cybersicherheitsanforderungen der Delegierten Verordnung (EU) 2022/30 erfüllen, und seit dem 28. April 2026 müssen Laptops, die per Kabel geladen werden können, nach der Richtlinie (EU) 2022/2380 über ein einheitliches Ladegerät einen USB-Type-C-Ladeanschluss haben.
• Ein Plan für die Cyberresilienz-Verordnung. Die Verordnung (EU) 2024/2847 gilt für Produkte mit digitalen Elementen ab dem 11. Dezember 2027, die Pflicht des Herstellers, aktiv ausgenutzte Schwachstellen und schwerwiegende Sicherheitsvorfälle zu melden, jedoch bereits ab dem 11. September 2026. Distributoren werden fragen, wie Sie mit Schwachstellen umgehen und wie lange Sie Sicherheitsupdates bereitstellen.
• Nachweise für die umweltorientierte Beschaffung. Die EU-GPP-Kriterien für Computer, Monitore, Tablets und Smartphones (2021) verlangen eine Herstellergarantie, einen erweiterten Servicevertrag und Ersatzteile für mindestens zwei Jahre in den Kernkriterien und drei in den umfassenden Kriterien, reparaturfreundliches Design der aufgeführten Komponenten, sichere Datenlöschung, Tests der Akkulaufzeit bei tragbaren Geräten, einen USB-Type-C-Anschluss und Grenzwerte für Halogene in Kunststoffteilen. Die Kernkriterien akzeptieren Monitore der Energieeffizienzklassen A bis D. Produkte mit einem einschlägigen Umweltzeichen nach ISO 14024 Typ I gelten für viele Kriterien als konform; geben Sie also an, welche Zeichen Sie führen.
• Kanalkonditionen: Distributorenmarge, Preisschutz, Lagerrotation, ein Partnerprogramm für Reseller, ein RMA-Prozess mit Support in der Landessprache und eine Produkt-Roadmap, die die Belieferung eines Rahmenvertragsloses über seine gesamte Laufzeit ermöglicht.

Märkte für den Einstieg

Frankreich. Die UGAP ist für öffentliche Auftraggeber ein nationaler Weg, sobald ein Produkt dort gelistet ist, und die bei öffentlichen Aufträgen aktiven Reseller sind in Zuschlagsbekanntmachungen sichtbar. B2B-E-Mails an die allgemeine Adresse eines Unternehmens (info@, contact@) erfordern nach den Leitlinien der CNIL keine Einwilligung, sodass eine erste Ansprache per E-Mail machbar ist; für eine namentliche berufliche Adresse gelten weitere Anforderungen (siehe Frankreich).

Deutschland. Bundesbehörden bestellen Standardprodukte über das Kaufhaus des Bundes, während Länder und Kommunen eigene Beschaffungen durchführen. E-Mail-Werbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist unzulässig; planen Sie daher Briefe, Messen und Vorstellungen ein.

Vereinigtes Königreich und Irland. Öffentliche Stellen können über RM6098 einkaufen, und das Vereinigte Königreich veröffentlicht Zuschläge oberhalb der Schwellenwerte auf Find a Tender statt auf TED. Unaufgeforderte E-Mails an Unternehmen sind zulässig, wenn Sie sich zu erkennen geben und eine Abmeldemöglichkeit anbieten. Irland bleibt im EU-Regime, daher erscheinen seine Zuschläge auf TED, und die oben genannten EU-Produktvorschriften gelten dort.

Niederlande. Unaufgeforderte Werbe-E-Mails erfordern eine vorherige Einwilligung, auch gegenüber Unternehmen, es sei denn, das Unternehmen hat eine Adresse eigens für den Empfang solcher Angebote veröffentlicht; der erste Kontakt erfolgt daher per Post, auf einer Messe oder über eine Vorstellung.

Nordische und baltische Länder. Schweden, Finnland, Dänemark und die baltischen Staaten veröffentlichen als EU-Mitglieder auf TED, Norwegen über den EWR. Schweden, Finnland, Estland, Lettland und Litauen erlauben E-Mails an Unternehmen, wenn jede Nachricht eine Abmeldemöglichkeit bietet; Norwegen erlaubt sie an die allgemeine Adresse eines Unternehmens, aber nicht an die persönliche Adresse eines Mitarbeiters; Dänemark verlangt eine vorherige Einwilligung, auch bei Unternehmen.