Markteintritt in Portugal über Distributoren: Portal BASE, Rahmenvereinbarungen im Gesundheitswesen und eine erste E-Mail nach Abgleich mit der Sperrliste

Portugal ist ein überschaubarer Markt mit einem ungewöhnlich transparenten öffentlichen Sektor. Fast jeder öffentliche Vertrag, bis hin zur kleinsten Direktvergabe, landet mit dem Namen des Lieferanten in einem nationalen Portal, und im Gesundheitswesen führt ein einziger zentraler Einkäufer die Rahmenvereinbarungen, aus denen die Krankenhäuser bestellen. Ein Hersteller, der diese Daten liest, mit portugiesischen Unterlagen ankommt und den Erstkontakt auf rechtmäßigem Weg aufnimmt, kann seinen Distributor schnell finden.

Kurz gesagt: Portugiesische öffentliche Auftraggeber müssen ihre Verträge auf Portal BASE veröffentlichen, dem vom IMPIC betriebenen Portal für öffentliche Aufträge, und der Vertrag ist erst nach der Veröffentlichung zahlbar. Kleine Einkäufe laufen bei Verfahren, die nach dem 1. Oktober 2026 eingeleitet werden, über eine Direktvergabe (unter 75.000 €) oder eine vorherige Konsultation (unter 130.000 €); größere über eine öffentliche Ausschreibung, oberhalb der EU-Schwellenwerte auch auf TED. Im Gesundheitswesen führt SPMS Rahmenvereinbarungen für den nationalen Gesundheitsdienst; verwaltungsweit führt eSPap sie für Alltagskategorien. Angebote werden auf Portugiesisch und elektronisch eingereicht, öffentliche Auftraggeber zahlen in der Regel in 30 Tagen (höchstens 60), und die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber wird für kleine und mittlere Lieferanten am 1. Januar 2027 verpflichtend. Werbe-E-Mails an ein Unternehmen sind zulässig, aber erst nach Abgleich mit der nationalen Sperrliste.

Wie der Markt einkauft

Distributoren mit landesweiter Reichweite – und die Inseln

In den meisten technischen und gewerblichen Kategorien verkauft ein ausländischer Hersteller an einen portugiesischen Distributor, der Lager hält, sich registriert, wo die Branche es verlangt, an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt und auf dem gesamten Festland liefert. Viele decken auch die autonomen Regionen Azoren und Madeira ab, die eine eigene Logistik haben; fragen Sie früh, ob Ihr Distributor das tut.

Branchenverbände sind das schnellste Verzeichnis der aktiven Unternehmen. In der Medizintechnik beschreibt sich APORMED als der nationale Verband mit „a maior representatividade dos interesses comuns das empresas que integram o setor de produção e distribuição de dispositivos médicos“, gegründet am 8. Januar 1990. Seine Mitgliederliste ist ein nützlicher erster Filter, bevor Sie prüfen, wer tatsächlich Aufträge gewinnt.

Öffentliche Auftraggeber auf zwei Ebenen

Die öffentliche Nachfrage in Portugal kommt auf zwei Ebenen. Die erste sind die vielen Direktvergaben und vorherigen Konsultationen von Krankenhäusern, Gemeinden, Hochschulen und Schulverbünden. Die zweite ist zentralisiert: Rahmenvereinbarungen, aus denen öffentliche Stellen bestellen.

• eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) betreibt das Nationale System für öffentliche Beschaffung (SNCP). Dienststellen der unmittelbaren Staatsverwaltung und öffentliche Institute sind daran gebunden; Stellen der Selbstverwaltung und öffentliche Unternehmen können über einen kostenlosen Beitrittsvertrag freiwillig beitreten. Die Liste der geltenden Rahmenvereinbarungen zeigt für jede Vereinbarung die Bekanntmachungen, Unterlagen und die Lieferanten mit Verträgen. Beispiele für Waren sind Möbel (in Kraft seit dem 26. Januar 2026) und Kopierpapier (seit dem 21. Oktober 2026).
• SPMS (Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E.P.E.) tut dasselbe für das Gesundheitswesen. Sie kündigt ihre Ausschreibungen für Rahmenvereinbarungen im Diário da República und, oberhalb der EU-Schwellenwerte, im Amtsblatt der EU an; eine Bekanntmachung vom März 2025 für chirurgisches Nahtmaterial etwa richtete eine Vereinbarung mit mehreren Lieferanten und erneutem Wettbewerb ein. Seit einer Änderung von 2015 muss jeder Abruf aus den Vereinbarungen, dynamischen Beschaffungssystemen und anderen Instrumenten im SPMS-Katalog über die elektronische Beschaffungsplattform der SPMS laufen, die für Auftraggeber und Lieferanten kostenlos ist.

Für einen Hersteller sind die Inhaber von Rahmenvereinbarungen in seiner Kategorie die ersten Unternehmen, die er sich ansehen sollte: Sie haben die Geschäftsbeziehung zu den Auftraggebern bereits.

Die Nachweise, die portugiesische Einkäufer erwarten

Unterlagen auf Portugiesisch, elektronisch eingereicht

Artikel 58.º des Gesetzbuchs über öffentliche Verträge (Código dos Contratos Públicos, CCP) bestimmt, dass die Dokumente eines Angebots „obrigatoriamente redigidos em língua portuguesa“ sind, also zwingend auf Portugiesisch abgefasst. Die Verfahrensregeln können einige technische Dokumente in einer Fremdsprache zulassen, und die in Artikel 57.º Abs. 3 genannten Dokumente dürfen in einer Fremdsprache vorliegen, sofern die Regeln nichts anderes bestimmen. Angebote werden direkt auf der elektronischen Plattform eingereicht, die der Auftraggeber nutzt (Artikel 62.º); Ihr Distributor braucht daher technische Datenblätter, Konformitätserklärungen und Prüfberichte als Dateien, die er hochladen kann.

Medizinprodukte: INFARMED und portugiesische Kennzeichnung

Das Gesundheitswesen ist Portugals sichtbarste öffentliche Kategorie und hat eigene Regeln nach dem Decreto-Lei n.º 29/2024, das die Medizinprodukteverordnung (EU) 2017/745 durchführt:

• Die Abgabe, der Besitz, die Lagerung oder die Lieferung von Produkten, die zum Weiterverkauf oder zur Verwendung in medizinischen Diensten, Gesundheitseinrichtungen, Apotheken und anderen Verkaufsstellen für die Öffentlichkeit bestimmt sind (ausgenommen die Abgabe an die Öffentlichkeit selbst), setzt eine Meldung an INFARMED voraus, die nationale Behörde (Artikel 26.º).
• Ein Distributor muss eine fachlich verantwortliche Person sowie geeignete Räume und Ausrüstung für Lagerung und Vertrieb haben (Artikel 27.º).
• Kennzeichnung, Gebrauchsanweisung, Werbematerial, Implantatausweis und andere vom Hersteller bereitgestellte Informationen müssen auf Portugiesisch vorliegen, weitere Sprachen dürfen ergänzt werden, sofern INFARMED nicht für bestimmte Gruppen von Produkten oder Anwendern eine Ausnahme gewährt (Artikel 40.º Abs. 3).

Ist Ihr Produkt ein Medizinprodukt, wird ein Distributor vor allem anderen nach den portugiesischen Anleitungen und Etiketten fragen.

Identifikation

Portugiesische Bekanntmachungen und Vertragsdaten identifizieren Organisationen über ihre Steuernummer (NIPC bei juristischen Personen). Wenn ein Distributor Ihnen seine Nummer nennt, können Sie sie mit den Verträgen abgleichen, die er gewonnen hat.

Wo öffentliche Nachfrage sichtbar wird

Portal BASE, gesetzlich vorgeschrieben und als offene Daten

Artikel 465.º des CCP schreibt die Veröffentlichung von Informationen über die Vergabe und Ausführung öffentlicher Verträge auf dem Portal für öffentliche Aufträge vor. Artikel 127.º geht bei kleinen Einkäufen weiter: Jeder Vertrag, der nach einer vorherigen Konsultation oder einer Direktvergabe geschlossen wird, muss dort veröffentlicht werden, und diese Veröffentlichung ist eine „condição de eficácia“ (Wirksamkeitsbedingung) des Vertrags für jede Zahlung, unabhängig davon, ob er schriftlich geschlossen wurde. Ein Auftraggeber, der seinen Lieferanten bezahlen will, muss den Vertrag also veröffentlichen.

Das Portal ist Portal BASE. Das IMPIC (Instituto dos Mercados Públicos, do Imobiliário e da Construção) veröffentlicht seine Verträge als offene Daten auf dados.gov.pt, für 2012 bis 2026, zuletzt aktualisiert am 1. November 2026 und gemeinfrei lizenziert. Öffentliche Auftraggeber tragen sie direkt oder über die elektronischen Plattformen ein.

Verfahren und Schwellenwerte

Nach Artikel 20.º des CCP in der aktuellen Fassung kann ein Auftraggeber für Waren oder Dienstleistungen nutzen:

• eine Direktvergabe (ajuste direto), wenn der geschätzte Auftragswert unter 75.000 € liegt;
• eine vorherige Konsultation (consulta prévia) unter 130.000 €;
• eine öffentliche Ausschreibung oder ein nicht offenes Verfahren ohne EU-Bekanntmachung unterhalb der EU-Schwellenwerte oder mit EU-Bekanntmachung bei jedem Wert.

Die Werte von 75.000 € und 130.000 € stammen aus dem Decreto-Lei n.º 177/2026 vom 4. September 2026 und gelten für Verfahren, die nach dem 1. Oktober 2026 eingeleitet werden; ältere Verfahren liefen unter den früheren, niedrigeren Werten. Die EU-Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungen 2026 und 2027 liegen bei 140.000 € für zentrale Regierungsbehörden und 216.000 € für andere öffentliche Auftraggeber (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152); darüber geht die Zuschlagsbekanntmachung auch an TED. Die konsolidierte Fassung von Artikel 474.º nennt für Liefer- und Dienstleistungsaufträge des Staates noch den früheren Wert von 139.000 €, die Delegierte Verordnung gilt aber unmittelbar.

Für einen Hersteller heißt das: Die Spur ist in beide Richtungen vollständig, TED für die größeren Zuschläge, BASE für alles, einschließlich der kleinen Direktvergaben, mit denen ein Distributor zum ersten Mal ein Krankenhaus oder eine Gemeinde gewinnt (wie man eine TED-Zuschlagsbekanntmachung liest). In unserer Analyse der TED-Zuschlagsbekanntmachungen für Lieferungen (September 2026) waren 96 % der Gewinner in Bekanntmachungen portugiesischer Auftraggeber in Portugal registrierte Unternehmen (Methodik).

Zahlungsfristen und Rechnungsstellung

Zahlung

Zwischen Unternehmen sieht das Decreto-Lei n.º 62/2013 standardmäßig 30 Tage ab Eingang der Rechnung (oder der Ware, wenn das Rechnungsdatum unsicher ist) vor, wenn der Vertrag kein Datum festlegt, und eine vertragliche Frist „não pode exceder 60 dias“ (darf 60 Tage nicht überschreiten), sofern der Vertrag nicht ausdrücklich etwas anderes vorsieht und die Klausel nicht als grob unbillig nichtig ist (Artikel 4.º). Schuldet eine öffentliche Stelle die Zahlung, darf die Frist die Standardfristen von 30 Tagen nicht überschreiten; anerkannte öffentliche Gesundheitsdienstleister dürfen bis zu 60 Tage gehen, und eine längere Frist muss ausdrücklich durch die Art des Vertrags gerechtfertigt sein, „não podendo exceder, em caso algum, 60 dias“ (in keinem Fall mehr als 60 Tage) (Artikel 5.º). Der CCP legt für öffentliche Verträge dieselbe Standardfrist von 30 Tagen und eine Obergrenze von 60 Tagen für vereinbarte Fristen fest (Artikel 299.º).

E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber

Artikel 299.º-B des CCP verpflichtet Lieferanten aus öffentlichen Verträgen, elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm auszustellen. eSPap, die die E-Rechnungslösung FE-AP für die öffentliche Verwaltung betreibt, nennt in ihrer FAQ den Zeitplan:

• Große Unternehmen sind seit dem 1. Januar 2021 verpflichtet;
• kleine, mittlere und Kleinstunternehmen (im Sinne der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission) ab dem 1. Januar 2027;
• bis zum 31. Dezember 2026 werden PDF-Rechnungen angenommen und steuerlich als elektronische Rechnungen behandelt (Artikel 95.º Abs. 3 des Staatshaushaltsgesetzes 2026, Lei n.º 73-A/2025).

Stand 3. November 2026 lag der Staatshaushalt 2027 noch dem Parlament vor, und Haushaltsgesetze haben diese Daten schon früher verschoben; prüfen Sie den endgültigen Text und die eSPap-FAQ, bevor Sie sich auf das Datum 2027 verlassen.

Öffentliche Stellen auf FE-AP empfangen Rechnungen im nationalen Format CIUS-PT. Kleine Lieferanten, die weniger als 250 Dokumente im Jahr ausstellen, können sie über das Microportal FE-AP der eSPap senden, für das eSPap nichts berechnet, bis eine Gebühr per Ministerialverordnung festgelegt wird. In der Praxis stellt Ihr portugiesischer Distributor dem Krankenhaus die Rechnung; Sie stellen sie dem Distributor. Prüfen Sie seine Bereitschaft, wenn Sie direkt mit öffentlichen Stellen Verträge schließen wollen, und bestätigen Sie die Rechnungs- und Zahlungsregeln für Ihre Verträge mit Ihrem Steuerberater.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Portugal unterscheidet zwischen Unternehmen und Privatpersonen. Artikel 13.º-A Abs. 1 der Lei n.º 41/2004 verlangt für Werbe-E-Mails an einen Teilnehmer, der eine natürliche Person ist, oder an einen Nutzer eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Artikel 13.º-A Abs. 2 bestimmt dann, dass dies nicht für Teilnehmer gilt, die juristische Personen sind: Unerbetenes Direktmarketing ist zulässig, „até que os assinantes recusem futuras comunicações e se inscrevam na lista“ (bis die Teilnehmer weitere Mitteilungen ablehnen und sich in die Liste eintragen), die nach Artikel 13.º-B geführt wird. Diese nationale Liste der Unternehmen, die Direktmarketing ablehnen, führt die Direção-Geral do Consumidor (DGC); Absender „são obrigadas a consultar a lista, atualizada mensalmente pela DGC, que a disponibiliza a seu pedido“ (sind verpflichtet, die monatlich von der DGC aktualisierte Liste einzusehen, die diese auf Anfrage bereitstellt) (Artikel 13.º-B Abs. 5). Die E-Mail darf die Identität des Absenders nicht verschleiern und muss eine gültige Adresse für den Widerspruch angeben (Artikel 13.º-A Abs. 4).

Deshalb stufen wir Portugal als „bedingt“ ein. Fordern Sie die DGC-Liste an, prüfen Sie den Distributor vor dem Versand, schreiben Sie an seine allgemeine oder kaufmännische Adresse, geben Sie sich vollständig zu erkennen, fügen Sie eine einfache Möglichkeit bei, weitere Nachrichten abzubestellen, und setzen Sie eine Ablehnung sofort um. Gehen Sie mit der Adresse einer namentlich genannten Person vorsichtig um: Die Einwilligungsregel erfasst Nutzer ebenso wie einzelne Teilnehmer. Schreiben Sie auf Portugiesisch oder beginnen Sie zumindest auf Portugiesisch. Die Marktseite zu Portugal erläutert die Regel und ihre Quellen. Dies ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung; prüfen Sie Ihre Kampagne mit einem portugiesischen Berater.

Wo Cresques ansetzt

Legen Sie einen Markt für Portugal an, wählen Sie Ihre CPV-Kategorien (oder lassen Sie den Materialleser sie aus einer Broschüre oder Website vorschlagen), und Cresques zeigt die in TED-Zuschlagsbekanntmachungen genannten Unternehmen für diese Kategorien, ohne personenbezogene Daten. Für die kleineren Direktvergaben und vorherigen Konsultationen durchsuchen Sie Portal BASE selbst. Firmenprofile mit einer KI-recherchierten Rolle und erste Nachrichten, entworfen auf Portugiesisch, sind verfügbar; E-Mail-Benachrichtigungen über neue Zuschläge gibt es in den kostenpflichtigen Tarifen.

Was das für einen Hersteller bedeutet

• Lesen Sie zuerst die öffentlichen Daten: TED für die größeren Zuschläge, Portal BASE für jeden Vertrag, einschließlich kleiner Direktvergaben.
• Prüfen Sie die Rahmenvereinbarungen von eSPap und SPMS für Ihre Kategorie; ihre Inhaber beliefern die Auftraggeber bereits.
• Stellen Sie Medizinprodukte her, bestätigen Sie die INFARMED-Meldung des Distributors und bereiten Sie portugiesische Etiketten und Anleitungen vor.
• Bereiten Sie portugiesische Angebotsunterlagen als elektronische Dateien vor, bereit für die Plattform des Auftraggebers.
• Halten Sie Zahlungsfristen innerhalb von 60 Tagen und rechnen Sie bei öffentlichen Aufträgen mit 30; prüfen Sie die Bereitschaft zur E-Rechnung für 2027.
• Schreiben Sie dem Unternehmen erst nach Abgleich mit der DGC-Sperrliste eine E-Mail, mit Ihrer Identität und einer Abmeldemöglichkeit in jeder Nachricht.