Jak wejść na rynek rumuński przez dystrybutorów: przetargi w SEAP, zamówienia z umów ramowych i pierwszy kontakt listem

Rumunia pasuje producentowi, który jest gotów sprzedawać szpitalom, samorządom i przedsiębiorstwom użyteczności publicznej przez lokalnego partnera: niemal każdy zakup publiczny zostawia ślad na jednej krajowej platformie, a wygrywający dystrybutorzy są w niej wymienieni z nazwy.

Mówiąc prościej: rumuńscy zamawiający publiczni kupują przez SEAP, krajowy system e-zamówień pod adresem e-licitatie.ro, a większe zamówienia pojawiają się też w TED. Duża część zakupów odbywa się w ramach umów ramowych z kilkoma dostawcami i wielu małych zamówień wykonawczych, więc ci sami dystrybutorzy pojawiają się w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia raz za razem — ale wartość umowy ramowej to pułap, a nie sprzedaż. Twój dystrybutor fakturuje przez RO e-Factura, zgłasza dostawy drogowe w RO e-Transport, a w przypadku wyrobów medycznych ma zezwolenie (aviz) ANMDMR. E-mail handlowy wymaga uprzedniej zgody, nawet gdy odbiorcą jest firma, więc pierwszy kontakt to list, targi albo rekomendacja.

Jak kupuje rynek

W przetargach startują lokalni dystrybutorzy

Rumuńscy zamawiający oczekują dostawcy, który potrafi złożyć ofertę w SEAP, wystawić fakturę lokalnie, dostarczyć towar w dowolne miejsce w kraju i zapewnić serwis. W naszej analizie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia na dostawy w TED (wrzesień 2026 r.) 99% zwycięzców w 8563 ogłoszeniach zamawiających z Rumunii stanowiły firmy zarejestrowane w tym kraju (metodologia). Wśród tych zwycięzców są niezależni dystrybutorzy, a także rumuńskie spółki zależne producentów. Zagraniczny producent zwykle wchodzi na rynek, trafiając do oferty jednego z nich.

Umowy ramowe i zamówienia wykonawcze

Ustawa 98/2016 o zamówieniach publicznych pozwala zamawiającemu zawrzeć umowę ramową z jednym dostawcą albo z kilkoma (art. 115 ust. 2). Umowa ramowa nie może trwać dłużej niż cztery lata, poza wyjątkowymi przypadkami, które zamawiający uzasadni (art. 115 ust. 1). Zamówienia na jej podstawie mogą być udzielane tylko między zamawiającymi wskazanymi w pierwotnym ogłoszeniu a dostawcami będącymi stronami umowy (art. 116 ust. 1); przy kilku dostawcach zamówienia przydziela się według obiektywnych zasad ustalonych z góry, po ponownym poddaniu ich konkurencji między nimi albo częściowo w jeden i częściowo w drugi sposób, jeśli dopuszczały to dokumenty zamówienia (art. 118 ust. 1).

Praktyczna konsekwencja jest taka, że pierwszymi drzwiami jest umowa ramowa. Dystrybutor, który nie jest jej stroną, nie może dostawać zamówień wykonawczych, dopóki umowa obowiązuje, więc przetargi szpitali i samorządów na umowy ramowe znaczą więcej niż jakiekolwiek pojedyncze zamówienie.

Zakupy centralne

Centralne jednostki zakupowe oraz przypadki, w których zamawiający muszą z nich korzystać, określa decyzja rządu albo uchwały rad lokalnych (art. 40). Zamawiający, który kupuje w ramach umów, dynamicznych systemów zakupów lub umów ramowych takiej jednostki, nie prowadzi własnego postępowania (art. 41). Jeśli Twoja kategoria jest kupowana w ten sposób, firmy, do których warto się zwrócić, to dostawcy z umowy centralnej.

Dowody, których oczekują rumuńscy kupcy

Firma, którą można sprawdzić

Rumuńskie spółki rejestruje Krajowy Urząd Rejestru Handlowego (ONRC). Każda dostaje numer w rejestrze handlowym, który w przypadku osób prawnych zaczyna się od „J”, oraz unikalny kod rejestracyjny (CUI) nadawany przez Ministerstwo Finansów; dla spółek z rejestru handlowego CUI służy też jako kod identyfikacji podatkowej. Spodziewaj się, że Twój dystrybutor i zaopatrywane przez niego szpitale będą identyfikować każdą stronę po CUI, i podawaj własny numer firmy oraz numer VAT w równie prostej formie.

Licencjonowana dystrybucja wyrobów medycznych

W przypadku wyrobów medycznych tytuł XX ustawy 95/2006 uzależnia działalność w zakresie importu, dystrybucji i serwisu od zezwolenia na prowadzenie działalności (aviz) wydawanego przez ANMDMR, krajową agencję ds. leków i wyrobów medycznych, po ocenie kompetencji i możliwości wnioskodawcy (art. 926 ust. 2 i 3). Z obowiązku zwolniona jest działalność prowadzona przez samego producenta wyrobu (art. 926 ust. 2), a firmy z siedzibą w innym państwie członkowskim UE lub EOG, które legalnie prowadzą taką działalność u siebie, nie potrzebują zezwolenia, świadcząc ją w Rumunii (art. 927 ust. 2). W praktyce szpital sprawdzi, czy Twój rumuński dystrybutor ma takie zezwolenie; poproś o jego okazanie na pierwszym spotkaniu. Unijne przepisy dotyczące samego produktu opisuje strona materiałów medycznych.

Dokumenty gotowe do oferty

Oferty w SEAP przygotowuje się po rumuńsku, więc daj dystrybutorowi karty techniczne, instrukcje, deklaracje zgodności i cennik, których może użyć bez zmian, a do tego referencje od innych zamawiających publicznych i plan serwisu oraz części zamiennych.

Gdzie widać popyt publiczny

Rumuńskie zamówienia publiczne publikuje się warstwowo, a SEAP obejmuje każdą z warstw.

• Powyżej progów unijnych. Od 1 stycznia 2026 r. zamawiający musi publikować w Dzienniku Urzędowym UE, a więc w TED, zamówienia na dostawy i usługi o wartości co najmniej 698 460 lei (140 000 €) bez VAT albo 1 077 624 lei (216 000 €), jeśli zamawiającym jest rada okręgu, rada lokalna, Rada Generalna Bukaresztu lub podległa im instytucja (art. 7 ust. 1).
• Poniżej progów unijnych. Zamówień poniżej tych wartości udziela się w procedurze uproszczonej (art. 7 ust. 2).
• Zakupy bezpośrednie. Zamawiający może kupować dostawy i usługi bezpośrednio poniżej 270 120 lei bez VAT (art. 7 ust. 5). Powyżej 200 000 lei musi skorzystać z katalogu elektronicznego SEAP albo opublikować ogłoszenie, na własnej stronie lub w SEAP, opisujące przedmiot zakupu (art. 7 ust. 7), a co kwartał musi zgłaszać do SEAP pozostałe zakupy bezpośrednie, pogrupowane według potrzeb, z co najmniej przedmiotem, ilością, wartością i kodem CPV (art. 7 ust. 8).

Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia trzeba przesłać w ciągu 30 dni od zawarcia umowy lub umowy ramowej. Zamówienia udzielone w ramach umowy ramowej grupuje się co kwartał i publikuje w ciągu 30 dni od końca kwartału (art. 145 ust. 1 i 2). To z powodu tych zbiorczych ogłoszeń rumuńskie dane zawierają tak wiele pozycji o udzieleniu zamówienia: każde zamówienie wykonawcze w ramach umowy ramowej może zostać opublikowane z dystrybutorem, który je otrzymał.

Czytaj je z jedną zasadą w pamięci. Wartość podana dla umowy ramowej to maksimum, jakie zamawiający mogą wydać, a nie to, co sprzedał którykolwiek dostawca, a w rumuńskich ogłoszeniach zamówienie wykonawcze bywa publikowane z ofertą ramową dostawcy zamiast ceny tego zamówienia. Licz powtarzające się zamówienia i zamawiających, nie sumy z nagłówków (dlaczego wartość umowy ramowej to pułap, a nie cena).

Fakturowanie i dostawy

RO e-Factura

Zgodnie z art. 10 ust. 1 nadzwyczajnego rozporządzenia rządu (Ordonanța de urgență) 120/2021, w obecnym brzmieniu, faktury między podatnikami z siedzibą w Rumunii za dostawy realizowane w Rumunii muszą być wysyłane klientowi przez RO e-Factura, krajowy system faktur elektronicznych (wyłączone są paragony z kas fiskalnych pełniące funkcję faktury uproszczonej oraz dostawy wewnątrzwspólnotowe na rzecz rumuńskiego nabywcy, który podaje numer VAT z innego państwa członkowskiego). Według przewodnika ANAF obowiązek B2B wprowadzano w dwóch etapach: raportowanie od 1 stycznia 2024 r. i przesyłanie przez system od 1 lipca 2024 r., po tym jak obowiązek dla dostaw na rzecz zamawiających publicznych obowiązywał od 1 lipca 2022 r. Producent fakturujący rumuńskiego dystrybutora z innego państwa członkowskiego nie wchodzi w ten krąg, ale każda faktura, którą Twój dystrybutor wystawia swoim klientom, już tak, i jego systemy są zbudowane wokół tego obowiązku. Jeśli zarejestrujesz się do VAT w Rumunii, swoją sytuację sprawdź z rumuńskim doradcą podatkowym.

RO e-Transport

Nadzwyczajne rozporządzenie rządu 41/2022 utworzyło RO e-Transport, system monitorujący międzynarodowy transport drogowy towarów oraz krajowy transport drogowy towarów wysokiego ryzyka fiskalnego (art. 1 ust. 2). Przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym obowiązek zgłoszenia transportu międzynarodowego spoczywa na odbiorcy w Rumunii (art. 8^1 lit. b), więc to Twój dystrybutor zgłasza Twoją ciężarówkę, nie Ty. Według ANAF przesyłka podlega zgłoszeniu, gdy pojazd ma technicznie dopuszczalną masę całkowitą co najmniej 2,5 tony, a towar waży ponad 500 kg brutto lub jest wart ponad 10 000 lei; system nadaje kod UIT dla całego ładunku. Przesyłaj dane przesyłki na tyle wcześnie, by kod istniał, zanim towar ruszy, a aktualne progi i obowiązki zgłoszeniowe potwierdź z dystrybutorem lub rumuńskim doradcą podatkowym.

Terminy płatności

Ustawa 72/2013 ogranicza terminy płatności między firmami do 60 dni kalendarzowych; dłuższy termin można uzgodnić tylko wtedy, gdy postanowienie nie jest abuzywne (art. 5 ust. 1). Zamawiający publiczni muszą płacić w ciągu 30 dni kalendarzowych od otrzymania faktury (art. 6 ust. 1), a publiczne placówki ochrony zdrowia i podmioty publiczne świadczące usługi medyczne w ciągu najwyżej 60 dni (art. 6 ust. 4); do 60 dni mogą zakontraktować tylko wyjątkowo, gdy termin jest wyraźnie określony w umowie i dokumentach zamówienia oraz obiektywnie uzasadniony (art. 7 ust. 1). Wierzyciel, któremu zapłacono z opóźnieniem, może żądać stałej kwoty 40 € oprócz odsetek (art. 10). Spodziewaj się, że dystrybutor wcześnie poruszy kwestię tego, ile czasu szpitalom faktycznie zajmuje zapłata, i warunków kredytu kupieckiego, których potrzebuje od Ciebie.

Legalny pierwszy kontakt

Rumunia wymaga uprzedniej wyraźnej zgody na e-mail handlowy i wprost stwierdza, że dotyczy to firm. Art. 12 ust. 1 ustawy 506/2004 zakazuje informacji handlowych przesyłanych e-mailem lub inną metodą wykorzystującą publiczne usługi łączności elektronicznej, chyba że abonent lub użytkownik wyraził uprzednią wyraźną zgodę, a art. 12 ust. 4 stosuje tę zasadę do abonentów będących osobami prawnymi. Uprzejmy, trafny pierwszy e-mail na adres biura dystrybutora nadal więc wymaga zgody.

Legalne drogi to list pocztą do osoby zarządzającej spółką (administrator) z jednostronicową kartą produktu po rumuńsku i konkretnym powodem, dla którego Twoja oferta pasuje do tego, co dystrybutor już wygrywa; stoisko lub wizyta na targach branżowych; albo rekomendacja przez izbę handlową, stowarzyszenie lub obecnego partnera. Gdy dystrybutor odpowie albo poprosi o informacje, e-mail jest w porządku. Pełną treść przepisu przedstawia strona rynku rumuńskiego.

Gdzie pasuje Cresques

Utwórz rynek dla Rumunii, wybierz kategorie CPV (albo pozwól, by czytnik materiałów zaproponował je na podstawie broszury lub strony WWW), a Cresques pokaże firmy wymienione w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia w TED dla tych kategorii, z usuniętymi danymi osobowymi i z pułapami umów ramowych oddzielonymi od cen. Profil firmy dodaje historię zamówień i rolę zbadaną przez AI, by odróżnić niezależnego dystrybutora od spółki zależnej producenta; wymienione są też spółki z rumuńskiego rejestru handlowego oraz, jeśli zostały złożone, ich dane finansowe. Zamówień poniżej progów z SEAP nie ma w Cresques; szukaj ich w SEAP.

Co to oznacza dla producenta

• Znajdź dystrybutorów po publicznym śladzie: TED dla większych zamówień, SEAP dla ogłoszeń krajowych i kwartalnych ogłoszeń o zamówieniach wykonawczych.
• Wyszukaj umowy ramowe w swojej kategorii i sprawdź, kiedy się kończą; dystrybutor spoza umowy ramowej czeka latami na kolejną.
• Traktuj wartości umów ramowych jako pułapy; licz zamiast tego powtarzające się zamówienia i zamawiających.
• W przypadku wyrobów medycznych sprawdź, czy dystrybutor ma zezwolenie ANMDMR.
• Uwzględnij RO e-Factura i RO e-Transport po stronie dystrybutora i przesyłaj dane przesyłek z wyprzedzeniem.
• Trzymaj terminy płatności w granicach 60 dni i spodziewaj się pytań o to, jak długo płacą zamawiający publiczni.
• Pierwszy kontakt nawiąż listem, na targach albo przez rekomendację. Nie e-mailem.