Markteintritt in Rumänien über Distributoren: Ausschreibungen in SEAP, Abrufe aus Rahmenvereinbarungen und ein Erstkontakt per Brief

Rumänien passt zu einem Hersteller, der bereit ist, über einen lokalen Partner an Krankenhäuser, Kommunen und Versorgungsunternehmen zu verkaufen: Fast jeder öffentliche Einkauf hinterlässt eine Spur auf einer einzigen nationalen Plattform, und die Distributoren, die gewinnen, werden dort namentlich genannt.

Kurz gesagt: Rumänische öffentliche Auftraggeber kaufen über SEAP ein, das nationale E-Vergabe-System unter e-licitatie.ro, und die größeren Aufträge erscheinen auch auf TED. Ein großer Teil der Einkäufe läuft über Rahmenvereinbarungen mit mehreren Lieferanten und viele kleine Einzelaufträge (Abrufe), sodass dieselben Distributoren immer wieder in den Zuschlagsbekanntmachungen auftauchen; der ausgewiesene Wert einer Rahmenvereinbarung ist aber eine Obergrenze, kein Umsatz. Ihr Distributor fakturiert über RO e-Factura, meldet Straßentransporte in RO e-Transport und hält bei Medizinprodukten eine Lizenz der ANMDMR. Geschäftliche E-Mails erfordern eine vorherige Einwilligung, auch wenn der Empfänger ein Unternehmen ist; der Erstkontakt ist daher ein Brief, eine Messe oder eine Empfehlung.

Wie der Markt einkauft

Lokale Distributoren tragen die Ausschreibung

Rumänische Auftraggeber erwarten einen Lieferanten, der in SEAP Angebote abgeben, lokal fakturieren, Standorte im ganzen Land beliefern und Service leisten kann. In unserer Analyse der TED-Zuschlagsbekanntmachungen für Lieferungen (September 2026) waren 99 % der Gewinner in den 8.563 Bekanntmachungen rumänischer Auftraggeber im Land registrierte Unternehmen (Methodik). Zu diesen Gewinnern gehören unabhängige Distributoren ebenso wie rumänische Tochtergesellschaften von Herstellern. Ein ausländischer Hersteller tritt in der Regel in den Markt ein, indem er bei einem von ihnen gelistet wird.

Rahmenvereinbarungen und Abrufe

Das Gesetz 98/2016 über öffentliche Aufträge erlaubt einem Auftraggeber, eine Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Lieferanten oder mit mehreren zu schließen (Artikel 115 Abs. 2). Eine Rahmenvereinbarung darf nicht länger als vier Jahre laufen, außer in Ausnahmefällen, die der Auftraggeber begründet (Artikel 115 Abs. 1). Aufträge daraus dürfen nur zwischen den in der ursprünglichen Bekanntmachung genannten Auftraggebern und den an der Vereinbarung beteiligten Lieferanten vergeben werden (Artikel 116 Abs. 1); bei mehreren Lieferanten werden Bestellungen nach vorab festgelegten objektiven Regeln vergeben, nach einem erneuten Aufruf zum Wettbewerb unter ihnen oder teils so und teils so, sofern die Vergabeunterlagen dies vorsahen (Artikel 118 Abs. 1).

Die praktische Folge: Die erste Tür ist die Rahmenvereinbarung. Ein Distributor, der nicht Partei der Vereinbarung ist, kann während ihrer Laufzeit keine Abrufe daraus erhalten; die Rahmenausschreibungen von Krankenhäusern und Kommunen zählen daher mehr als jede einzelne Bestellung.

Zentrale Beschaffung

Zentrale Beschaffungsstellen und die Fälle, in denen Auftraggeber sie nutzen müssen, werden durch Regierungsbeschluss oder durch Beschlüsse der Kommunalräte festgelegt (Artikel 40). Ein Auftraggeber, der über die Verträge, dynamischen Beschaffungssysteme oder Rahmenvereinbarungen einer solchen Stelle einkauft, führt kein eigenes Verfahren durch (Artikel 41). Wird Ihre Kategorie auf diesem Weg eingekauft, sind die Lieferanten der zentralen Vereinbarung die Unternehmen, die Sie ansprechen sollten.

Die Nachweise, die rumänische Einkäufer erwarten

Ein prüfbares Unternehmen

Rumänische Unternehmen sind beim Nationalen Handelsregisteramt (ONRC) eingetragen. Jedes erhält eine Handelsregisternummer, die bei juristischen Personen mit „J“ beginnt, und einen eindeutigen Registrierungscode (CUI), den das Finanzministerium vergibt; für Unternehmen im Handelsregister dient der CUI zugleich als Steueridentifikationscode. Rechnen Sie damit, dass Ihr Distributor und die Krankenhäuser, die er beliefert, jede Partei über den CUI identifizieren, und geben Sie Ihre eigene Firmennummer und USt-IdNr. in derselben einfachen Form an.

Lizenzpflichtiger Vertrieb von Medizinprodukten

Für Medizinprodukte unterstellt Titel XX des Gesetzes 95/2006 Einfuhr, Vertrieb und Servicetätigkeiten einer Betriebslizenz (aviz), die die ANMDMR, die nationale Agentur für Arzneimittel und Medizinprodukte, erteilt, nachdem sie Kompetenz und Leistungsfähigkeit des Antragstellers geprüft hat (Artikel 926 Abs. 2 und 3). Tätigkeiten des Herstellers des Produkts selbst sind ausgenommen (Artikel 926 Abs. 2), und Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU- oder EWR-Mitgliedstaat, die diese Tätigkeiten dort rechtmäßig ausüben, benötigen die Lizenz nicht, wenn sie sie in Rumänien erbringen (Artikel 927 Abs. 2). In der Praxis prüft das Krankenhaus, ob Ihr rumänischer Distributor eine solche Lizenz hat; lassen Sie sie sich beim ersten Treffen zeigen. Die Seite zu medizinischem Bedarf behandelt die EU-Regeln für das Produkt selbst.

Unterlagen, bereit für ein Angebot

Angebote in SEAP werden auf Rumänisch erstellt; geben Sie dem Distributor daher technische Datenblätter, Anleitungen, Konformitätserklärungen und eine Preisliste, die er unverändert verwenden kann, dazu Referenzen anderer öffentlicher Auftraggeber und einen Service- und Ersatzteilplan.

Wo öffentliche Nachfrage sichtbar wird

Die rumänische Vergabe wird in Stufen veröffentlicht, und SEAP bildet jede davon ab.

• Oberhalb der EU-Schwellenwerte. Ab dem 1. Januar 2026 muss ein Auftraggeber im Amtsblatt der EU und damit auf TED veröffentlichen, wenn Liefer- und Dienstleistungen einen Wert von 698.460 Lei (140.000 EUR) oder mehr ohne MwSt. haben, oder 1.077.624 Lei (216.000 EUR), wenn der Auftraggeber ein Kreisrat, ein Gemeinderat, der Generalrat von Bukarest oder eine ihnen unterstellte Einrichtung ist (Artikel 7 Abs. 1).
• Unterhalb der EU-Schwellenwerte. Einkäufe unter diesen Werten werden in einem vereinfachten Verfahren vergeben (Artikel 7 Abs. 2).
• Direktkäufe. Ein Auftraggeber darf Liefer- und Dienstleistungen unter 270.120 Lei ohne MwSt. direkt einkaufen (Artikel 7 Abs. 5). Über 200.000 Lei muss er den elektronischen Katalog von SEAP nutzen oder auf seiner eigenen Website oder in SEAP eine Bekanntmachung veröffentlichen, die beschreibt, was er einkauft (Artikel 7 Abs. 7), und jedes Quartal muss er SEAP seine übrigen Direktkäufe melden, gruppiert nach Bedarf, mindestens mit Gegenstand, Menge, Wert und CPV-Code (Artikel 7 Abs. 8).

Zuschlagsbekanntmachungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung fällig. Aufträge aus einer Rahmenvereinbarung werden quartalsweise gebündelt und innerhalb von 30 Tagen nach Quartalsende veröffentlicht (Artikel 145 Abs. 1 und 2). Diese gebündelten Bekanntmachungen sind der Grund, warum rumänische Daten so viele Zuschlagszeilen enthalten: Jeder Abruf aus einer Rahmenvereinbarung kann mit dem Distributor veröffentlicht werden, der ihn erhalten hat.

Lesen Sie sie mit einer Regel im Kopf. Der für eine Rahmenvereinbarung angegebene Wert ist der Höchstbetrag, den die Auftraggeber ausgeben dürfen, nicht das, was ein Lieferant verkauft hat, und in rumänischen Bekanntmachungen wird ein Abruf manchmal mit dem Rahmenangebot des Lieferanten statt mit dem Preis dieser Bestellung veröffentlicht. Zählen Sie die wiederholten Bestellungen und die Auftraggeber, nicht die Gesamtsummen (warum der Wert einer Rahmenvereinbarung eine Obergrenze ist, kein Preis).

Rechnungsstellung und Lieferung

RO e-Factura

Nach Artikel 10 Abs. 1 der Dringlichkeitsverordnung 120/2021 in der heute geltenden Fassung müssen Rechnungen zwischen in Rumänien ansässigen Steuerpflichtigen für Lieferungen, die in Rumänien stattfinden, über RO e-Factura, das nationale E-Rechnungssystem, an den Kunden übermittelt werden (ausgenommen sind Kassenbons als vereinfachte Rechnungen und innergemeinschaftliche Lieferungen an einen rumänischen Käufer, der eine Mehrwertsteuernummer eines anderen Mitgliedstaats angibt). Laut dem Leitfaden der ANAF wurde die B2B-Pflicht in zwei Stufen eingeführt, mit Meldung ab dem 1. Januar 2024 und Übermittlung über das System ab dem 1. Juli 2024, nachdem die Pflicht für Lieferungen an öffentliche Auftraggeber bereits seit dem 1. Juli 2022 galt. Ein Hersteller, der einem rumänischen Distributor aus einem anderen Mitgliedstaat Rechnungen stellt, fällt nicht in diesen Kreis, wohl aber jede Rechnung, die Ihr Distributor an seine Kunden ausstellt, und seine Systeme sind darauf ausgerichtet. Wenn Sie sich in Rumänien für die Mehrwertsteuer registrieren lassen, klären Sie Ihre eigene Lage mit einem rumänischen Steuerberater.

RO e-Transport

Die Dringlichkeitsverordnung 41/2022 hat RO e-Transport eingerichtet, das den internationalen Straßengüterverkehr und den inländischen Straßengüterverkehr mit Waren mit hohem steuerlichem Risiko überwacht (Artikel 1 Abs. 2). Bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb liegt die Pflicht zur Meldung eines internationalen Transports beim Empfänger in Rumänien (Artikel 8^1 Buchst. b); Ihr Distributor meldet also Ihren Lkw, nicht Sie. Nach Angaben der ANAF ist eine Sendung erfasst, wenn das Fahrzeug eine technisch zulässige Gesamtmasse von mindestens 2,5 Tonnen hat und die Waren mehr als 500 kg brutto wiegen oder mehr als 10.000 Lei wert sind; das System vergibt einen UIT-Code für die gesamte Ladung. Senden Sie die Versanddaten so früh, dass der Code existiert, bevor der Transport beginnt, und bestätigen Sie die aktuellen Schwellen und Meldepflichten mit Ihrem Distributor oder einem rumänischen Steuerberater.

Zahlungsfristen

Das Gesetz 72/2013 begrenzt Zahlungsfristen zwischen Unternehmen auf 60 Kalendertage; eine längere Frist darf nur vereinbart werden, wenn die Klausel nicht missbräuchlich ist (Artikel 5 Abs. 1). Öffentliche Auftraggeber müssen innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang der Rechnung zahlen (Artikel 6 Abs. 1), öffentliche Gesundheitseinrichtungen und öffentliche Stellen, die medizinische Leistungen erbringen, innerhalb von höchstens 60 Tagen (Artikel 6 Abs. 4), und bis zu 60 Tage vereinbaren dürfen sie nur ausnahmsweise, wenn die Frist ausdrücklich im Vertrag und in den Vergabeunterlagen festgelegt und sachlich gerechtfertigt ist (Artikel 7 Abs. 1). Ein Gläubiger, der verspätet bezahlt wird, kann zusätzlich zu den Zinsen pauschal 40 EUR verlangen (Artikel 10). Rechnen Sie damit, dass Ihr Distributor früh anspricht, wie lange Krankenhäuser tatsächlich brauchen und welches Zahlungsziel er von Ihnen benötigt.

Rechtmäßiger Erstkontakt

Rumänien verlangt für geschäftliche E-Mails eine vorherige ausdrückliche Einwilligung und sagt ausdrücklich, dass auch Unternehmen erfasst sind. Artikel 12 Abs. 1 des Gesetzes 506/2004 verbietet kommerzielle Kommunikation per E-Mail oder über jeden anderen Weg, der öffentliche elektronische Kommunikationsdienste nutzt, sofern der Teilnehmer oder Nutzer nicht vorher ausdrücklich eingewilligt hat, und Artikel 12 Abs. 4 wendet die Regel auf Teilnehmer an, die juristische Personen sind. Auch eine höfliche, relevante erste E-Mail an die Büroadresse eines Distributors erfordert daher eine Einwilligung.

Rechtmäßige Wege sind ein Brief per Post an den Geschäftsführer (administrator) des Unternehmens mit einem einseitigen Produktblatt auf Rumänisch und einem konkreten Grund, warum Ihr Sortiment zu dem passt, was der Distributor bereits gewinnt; ein Stand oder ein Besuch auf der Fachmesse der Branche; oder eine Empfehlung über eine Handelskammer, einen Verband oder einen bestehenden Partner. Sobald der Distributor geantwortet oder Informationen angefordert hat, ist E-Mail in Ordnung. Die Marktseite zu Rumänien erläutert die Regel vollständig.

Wo Cresques ansetzt

Legen Sie einen Markt für Rumänien an, wählen Sie Ihre CPV-Kategorien (oder lassen Sie den Materialleser sie aus einer Broschüre oder Website vorschlagen), und Cresques zeigt die in TED-Zuschlagsbekanntmachungen genannten Unternehmen für diese Kategorien, ohne personenbezogene Daten und mit Obergrenzen von Rahmenvereinbarungen getrennt von Preisen. Ein Firmenprofil ergänzt die Zuschlagshistorie und eine KI-recherchierte Rolle, um einen unabhängigen Distributor von der Tochtergesellschaft eines Herstellers zu unterscheiden; rumänische Unternehmen aus dem Handelsregister und, soweit eingereicht, Finanzdaten werden ebenfalls aufgeführt. Unterschwellige Aufträge aus SEAP sind nicht in Cresques enthalten; suchen Sie sie in SEAP.

Was das für einen Hersteller bedeutet

• Finden Sie die Distributoren über die öffentliche Spur: TED für die größeren Zuschläge, SEAP für nationale Bekanntmachungen und die vierteljährlichen Bekanntmachungen zu Abrufen.
• Suchen Sie die Rahmenvereinbarungen in Ihrer Kategorie und deren Laufzeitende; ein Distributor außerhalb der Vereinbarung wartet Jahre auf die nächste.
• Behandeln Sie Werte von Rahmenvereinbarungen als Obergrenzen; zählen Sie stattdessen wiederholte Bestellungen und Auftraggeber.
• Prüfen Sie bei Medizinprodukten, ob der Distributor seine ANMDMR-Lizenz hat.
• Planen Sie RO e-Factura und RO e-Transport auf der Seite Ihres Distributors ein und senden Sie Versanddaten frühzeitig.
• Halten Sie Zahlungsfristen innerhalb von 60 Tagen und rechnen Sie mit Fragen dazu, wie lange öffentliche Auftraggeber zum Zahlen brauchen.
• Nehmen Sie den Erstkontakt per Brief, auf einer Messe oder über eine Empfehlung auf. Nicht per E-Mail.