办公用品与耗材：欧洲公共采购与合同文具商

公共采购方购买什么

每一个公共办公室、学校和医院都要使用办公用品，而采购高度集中。公共机构订购复印纸和打印纸、信封和印刷文具、书写工具、归档和档案用品、标签、小型桌面设备以及打印耗材。在 CPV 中，核心代码是 30192000 Office supplies（办公用品）和 30192700 Stationery（文具），另有 30197000 Small office equipment（小型办公设备）、30197630 Printing paper（打印纸）和 30199000 Paper stationery and other items（纸质文具及其他物品），耗材则使用 30125100 Toner cartridges（碳粉盒）和 30192113 Ink cartridges（墨盒）。

由于这些物品是标准化的、每笔订单金额又小，公共机构往往通过框架协议和集中采购机构采购，而不是逐项招标。在英国，Government Commercial Agency（原 Crown Commercial Service）运营面向整个英国公共部门开放的 Office Solutions（RM6299），其中一个标段为通用办公产品，另一个为电子办公用品。在法国，国家集中采购机构 UGAP 将文具和用品（包括复印纸）列为其产品类别之一。

分销如何运作

办公用品主要通过合同文具商到达公共采购方：这类企业运营品类齐全的在线目录，将其与采购方的采购系统对接，次日送达多个地点，并向采购方回报支出情况。在他们背后，是备有众多制造商产品线、并向自身不备货的转售商供货的办公用品批发商。品牌制造商同时向这两个层级销售，而文具商的自有品牌产品线也在争夺同样的标段。

因此，外国制造商的路径要经过那些已经赢得公共框架协议的合同文具商和批发商。TED 上的授予公告写明每个标段的中标方并标注 CPV 品类，因此，为某个地区的地方政府或某个国家部委供货的文具商，能从公开记录中看到。Cresques 利用这些证据展示谁在哪里销售某一品类；它不帮助您投标。

经销商期望什么

文具商在目录广度、价格和服务上竞争，因此他们寻找能够顺畅纳入其体系的产品：

• 可直接用于目录的产品数据：EAN 码、包装规格、图片、当地语言的描述和环境属性，并符合经销商目录系统的格式。
• 采购方可以评分的环境证据。纸张方面，有图文用纸的 EU Ecolabel（欧盟生态标签，其标准由 Commission Decision (EU) 2019/70 规定，有效期至 2028年12月31日），以及 FSC 等产销监管链认证。打印耗材方面，采购方可以参考欧盟针对成像设备、耗材和打印服务的绿色公共采购标准。
• 为欧盟毁林法规 Regulation (EU) 2023/1115 做好准备。该法规涵盖纸和纸板，自 2026年12月30日起对所有经营者适用于纸和纸板，无论其规模大小，因为针对微型和小型经营者的推迟安排不涵盖此前已受 EU Timber Regulation（欧盟木材法规）管辖的产品（经 Regulation (EU) 2025/2650 修订的第 38(3) 条）。完全由回收纸制成的产品除外。对于原生纤维纸，由经营者提交尽职调查声明：如果您在欧盟境内生产纸张，由您提交；否则由您的欧盟进口商提交，他们需要您提供地理定位和供应链数据；下游经销商则保存该声明的参考编号。经销商会索要其自身尽职调查所需的信息。
• 产品安全。消费者也可使用的物品适用自 2024年12月13日起施行的 General Product Safety Regulation (EU) 2023/988（通用产品安全法规），根据该法规，此类产品只有在有一家设立于欧盟的经济经营者对其负责时，方可投放欧盟市场。
• 价格稳定和供应连续性：框架协议往往在固定期间内锁定价格，因此经销商需要商定好的调价规则，以及其所列每条产品线的可靠供应。

首选市场

法国。 UGAP 和大型地区采购方，由全国性合同文具商和批发商提供服务。根据 CNIL 的指引，向企业通用地址（info@、contact@）发送 B2B 电子邮件无需同意，因此以电子邮件进行首次接触是可行的；向具名的职业地址发送则需满足更多条件（见法国）。

德国。 公共部门通过联邦、州和市镇机构采购，办公用品经销商网络密集。未经事先明确同意的电子邮件广告属违法，因此请规划以信函、展会和引荐开展联系。

英国和爱尔兰。 英国通过 Office Solutions 等框架协议采购，并在 Find a Tender 而非 TED 上发布高于门槛的授予结果。只要表明身份并提供退订选项，即可向企业发送未经请求的电子邮件。爱尔兰仍在欧盟制度之内，因此其授予结果出现在 TED 上。

荷兰。 市场紧凑，对可持续性的规格要求严格。未经请求的商业电子邮件需事先同意，对企业同样如此，除非该企业专门为接收此类报价公布了地址；因此首次联系应通过邮寄、展会或引荐进行。

北欧。 瑞典、丹麦和芬兰作为欧盟成员国在 TED 上发布公告，挪威则通过欧洲经济区（EEA）发布，因此可以获得同样的证据。动笔之前，请先核实各国关于商业电子邮件的规定。